Eu estava para lançar um post com esse tema a fim de dar continuidade ao meu post sobre interrupções. Até que achei dois posts bem completos e interessantes sobre o assunto no blog o Leo Baiano.

Ele está lançando uma série sobre ladrões do nosso tempo. Já podemos conferir dois posts, um sobre o telefone e outro sobre os emails.

Vale a pena conferir!

[update] Hoje foi lançado mais um artigo da série. Fala sobre “Excesso de Informações“. [/update]

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Um dos maiores vilões da produtividade pessoal são as interrupções. É muito comum ouvirmos que alguém produz mais em casa do que no trabalho ou que produz mais fora do horário de expediente do que no horário de expediente. É comum vermos pessoas chegando mais cedo e saindo mais tarde para poder dar conta do volume de serviço. Causa? Interrupções!

Princípio de Pareto: Vilfredo Pareto foi um italiano político, sociólogo e economista. Em uma das suas teorias, fala que apenas 20% de qualquer coisa provoca 80% dos resultados dessa coisa, seja o que for. Trazendo para o nosso cenário, apenas 20% do nosso dia gera 80% do resultado final. Ou seja, se você evitar interrupções nesses 20%, você tende a ser até 80% mais produtivo.

Mas o que fazer para evitar essas interrupções, vilãs da nossa produtividade?

Primeiro, dê um fim aos fatores internos de interrupções. Depois, procure minimizar os fatores externos.

“Fatores internos? Externos?”

Fatoes internos são os fatores de interrupções que você mesmo cria. Alguns exemplos comuns são: internet, banheiro e criatividade (por incrível que pareça). Já os fatores externos, são aqueles fatores que não é você que cria. Exemplos são: chefe, telefone, membros da equipe perturbando e email.

Veja abaixo sugestões de como evitar alguns desses fatores.

1. Fatores Internos
   • Internet
     É comum, ao se realizar uma pesquisa em um site de buscas, desviarmos do objetivo e entrar em algum link interessante. Essa é uma importante ferramenta que pode tanto auxiliar quanto prejudicar a nossa produtividade. Atenção!
   • Fome, cafezinho e banheiro
     Faça o que você tem que fazer antes de sentar e se concentrar. Se você sair do seu posto, alguém pode achar que você está livre e puxar você para conversar.
   • Criatividade
     É muito comum, durante a produção de alguma coisa, termos idéias para a produção de uma parte de outro projeto ou outro sistema. Tenha em mãos um caderno de anotações, anote e volte posteriormente à essa idéia.
2. Fatores externos
   • Chefe
     Se você está resolvendo um problema específico e o chefe pede para você fazer outra coisa, converse com ele falando das implicações de você parar o que está fazendo para fazer o que ele quer. Muitas vezes essas implicações podem ser graves, fazendo-o desistir de interromper o seu trabalho.
   • Telefone
     Ligue a caixa postal! Mostre que você não pode atende-lo e retorne todas as ligações posteriormente.
   • Email
     É comum ligarmos o aviso sonoro de recebimento de email. Esse é um dos tipos de interrupção mais comuns já que você, muitas vezes, vai parar o que está fazendo para ler o email. A sugestão aqui é desligar o aviso sonoro e o auto-recebimento de emails para se dedicar exclusivamente ao seu trabalho.
   • Equipe
     É importante mostrar para a sua equipe que você está ocupado. Uma sugestão muito útil para este caso é comprar aqueles fones de ouvido que tampam toda a orelha para ficar bem visível que você está concentrado e não está ouvindo fontes de ruído externas. (Muitas pessoas desistem de falar conosco pelo simples motivo de estarmos com o fone).

Todas essas dicas acima são muito eficientes para diminuir o nível de interrupções durante o seu trabalho. Mas sejamos realistas, quando se trata de interrupções externas não tem como evita-las 100%. Não podemos excluir nossa família, colegas de trabalho e chefes nos momentos que quisermos. O mais importante aqui é saber não deixar que as “interrupções nos interrompam”.

“Como assim?”

É preciso saber lidar com as interrupções. Elas sempre vão acontecer, por mais que nós tentemos evita-las. Fatores de interrupções pessoais são mais fáceis de se evitar, mas fatores externos de interrupção são muito mais difíceis de lidar. Nesse caso, o que realmente tem efeito é você conseguir acabar com a interrupção o mais rápido possível e, imediatamente, retomar o que você estava fazendo.

Só que aqui entra outro problema: as vezes retomar o seu fluxo de idéias demora um pouco. Um segredo para retoma-lo com eficiência após a sua interrupção é a organização. Separe seu trabalho em pequenas partes com início e fim. Se alguém te interromper, fica mais fácil retomar o seu fluxo de idéias quando você tem uma parte menor de um todo para terminar. Assim, você não precisa pensar no todo e sim, apenas naquela pequena parte.

Com todas essas dicas, espero ter ajudado a melhorar a sua produtividade. Se você ainda ficou com vontade de ler mais sobre o assunto, indico este artigo do Paragrafo.org. Agora é a sua vez, só depende de você!

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Hoje estamos estreando mais uma série, dessa vez falando sobre levantamento de dados.

Antes de se iniciar um projeto, é necessário obter informações à respeito do projeto com o cliente e com os futuros usuários do sistema. As informações serão artefatos úteis para as próximas fases do projeto servindo de insumos para que os analistas e projetistas criem o que foi pedido.

Nesse primeiro artigo, iremos falar sobre a técnica mais usada de levantamento de dados, a entrevista.

Entrevista é a modalidade de levantamento de dados destinada a levantar realidades estruturadas com uma clientela. Os dados e informações são obtidos com perguntas, feitas diretamente aos usuários alocados nos postos de trabalho envolvidos na execução do processo em análise.

Características principais desta modalidade:

• Destinada à uma clientela não volumosa;
• É sequencial: recomenda-se realizar uma entrevista com apenas uma pessoa por vez;
• Destinada à uma clientela pouco dispersa geográficamente;
• É a modalidade mais flexível pois permite questionamentos abertos sobre o que se deseja saber;
• Baixo custo.

Realizar uma boa entrevista não é fácil. Requer muita preparação, técnica e habilidade para saber lidar com os entrevistados.

Preparação

Uma boa entrevista deve sempre ter uma preparação antes de sua execução. Veja algumas recomendações:

• Leia as documentações do projeto e do ambiente, marcando ou anotando as dúvidas para que sejam sanadas durante a entrevista.
• Deve-se também haver uma metodologia de documentação do processo. A documentação se faz necessária não para informar, após a conclusão do projeto, se foi feito o que se pediu, mas simplesmente para se ter documentado o que foi dito na entrevista.

Execução

Devidamente preparado, o analista deverá se encaminhar para o posto de trabalho da pessoa a ser entrevistada. Ao chegar, deverá se apresentar e informar o objetivo da entrevista. Aqui, o mais importante é o relacionamento entre o analista e entrevistado. Ele, de bom humor, irá responder com paciência e, dependendo da pessoa, com detalhes o que lhe for perguntado. Veja abaixo alguns pontos a serem observados:

1. Clientes e usuários não são seus amigos
   Eles querem o projeto pronto e pronto logo. Portanto, por mais que o entrevistado seja amistoso, não confie muito no clima de paz e harmonia pois ele pode durar pouco.
2. O entrevistado não gosta de ser entrevistado
   É verdade! Você chega para o profissional, faz ele parar o que ele está fazendo para você fazer um monte de perguntas detalhando cada aspecto da rotina de trabalho, do processo, do sistema atualmente utilizado… Para ele, isso é perda de tempo.
3. Não induzir perguntas
   É comum vermos analistas induzindo as respostas. Jamais faça isso pois depois quem irá se dar mal é você. O seu objetivo é entender o que ele precisa, não reforçar o que você acha sobre alguma coisa. Induzir perguntas pode gerar retrabalho mais pra frente e atrasar o projeto. Culpa de quem?
4. Anote tudo!
   Anote tudo o que você ouvir, falar e notar. Isso pode lhe ser muito útil posteriormente.

Finalização

A entrevista termina quando todas as dúvidas do analista forem sanadas. Isso não quer dizer que tudo deve ser feito em apenas um dia. Se o tempo começar a se extender muito, é comum se marcar uma nova sessão outro dia para dar continuidade ao trabalho. O tempo médio utilizado para sessões é de 2 (duas) horas.

Após o término de todas as sessões, o analista vai elaborar um relatório final com data, hora, tópicos abordados, perguntas e respostas. As anotações de comportamento e observações não serão inseridas no relatório. Também não serão inseridas as informações passadas “por baixo do pano”. Muitas vezes o usuário confia em você e libera informações (a maioria das vezes muito úteis) confidenciais. Essas não devem ser reportadas no relatório para não quebrar a confiança do usuário.

Com o relatório pronto, deve-se submete-lo à aprovação do entrevistado. Aqui, coletamos a assinatura dele no relatório para que fique registrado tudo o que foi dito na entrevista. Esse documento tem finalidade apenas informativa.

No próximo artigo, iremos falar sobre questionários. Até lá!

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Ontem eu estava lendo um artigo publicado no Efetividade.net sobre “Como tirar e dobrar uma camiseta em 10 segundos“. Achei o post muito interessante, apesar de já ter visto um dos vídeos anteriormente.

Comentando sobre o post com um amigo meu, o Bruno Sant’Ana, ele me mostrou um outro site que contém várias outras dicas. Dando continuidade ao post do Augusto, gostaria de compartilhar esse site com vocês. Veja abaixo as dicas encontradas lá:

• Como secar a unha (esmalte);
• Como fazer sorvete;
• Como remover areia do corpo;
• Como fazer um bebê parar de chorar;
• Como abrir a tampa de uma garrafa com outra garrafa;
• Como gelar um refrigerante em 2 minutos;
• Como amarrar o cadarço do seu tênis em 2 segundos;
• Como descascar um ovo cozido em 10 segundos;

São dicas muito legais. Umas eu já conhecia (e uso), outras não conhecia. Não testei todas, mas vale a pena tentar! As que eu mais gostei foram as de como amarrar o cadarço do tênis e a do ovo cozido. =)

O site se chama Waitless.org e está em inglês. Mas vale a pena conferir os vídeos mesmo que você não saiba essa língua.

Fica aí a dica!

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Navegando pela net, sem querer achei um site muito interessante, o WebSite Grader. Se trata de uma ferramenta de SEO que fornece uma grade para o seu site. A grade contém a posição do site em vários mecanismos de indexação. Veja abaixo:

Nada mal para um blog de apenas 15 dias de vida! ;)

Mas esse não é o principal diferencial afinal, existem muitas ferramentas de análise baseada nas técnicas de SEO. O seu principal atrativo é as dicas de como corrigir os problemas encontrados.

É possível gerar um relatório apenas informando a URL do site e, opcionalmente, os keywords. O meu resultado foi 76%:

Uma grade 76 significa que, de centenas de outras páginas testadas com esta ferramenta, nosso algorítimo calculou que este site pontua mais que 76% deles em termos de eficiência de marketing. O algorítimo usa várias variáveis diferentes, incluindo dados de buscas, estrutura do site, tráfego aproximaso, performance e outros.

É uma ferramenta muito legal. Por enquanto está liberada para uso, mas em breve será paga. Aproveitem!

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Hoje completa-se 15 dias desde o lançamento do blog, dia 31 de agosto. Os resultados obtidos até agora foram muito satisfatórios, obrigado à todos que nos acompanham. Veja os resultados:

• Quase 2 mil visitas;
• 4.500 pageviews;
• Média de 250 visitantes únicos por dia;
• 140 assinantes no feed.

Grande parte dos resultados foram obtidos graças à um empurrãozinho dado pelo blog Efetividade.net. Após a publicação do seu post (dia 7 de setembro), a média de visitas diárias passou de 20 visitas para mais de 200. Tivemos ainda o apoio do Atestadão, BlogAjuda e do Bernabauer, que também deram um empurrãozinho para que vocês todos nos conhecessem.

Obrigado à todos que contribuiram pra isso. Espero que o blog esteja agradando e que esses resultados melhorem cada dia mais! =)

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