Empresas precisam manter-se competitivas em meio ao mercado e às crises financeiras. O aumento de qualidade e de produtividade são duas formas óbvias e clássicas de facilitar a sua sobrevivência neste contexto. Porém, chegamos a um ponto em que os mínimos detalhes podem fazer a diferença.

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Como num pit stop da Fórmula 1, pequenas frações de tempo fazem a diferença. Na semana passada, vimos como usar o email com produtividade. Hoje veremos algumas dicas sobre como ganhar tempo com medidas extremas para reduzir a duração de reuniões de trabalho. Vamos a elas:

1. Mantenh uma relógio com contagem regressiva na sala.
De acordo com a revista BusinessWeek, esta é uma prática comum nas reuniões do Google. Coloca-se um grande e visível relógio mostrando o tempo restante até o fim da reunião. Desta forma, mesmo grandes encontros são abertos e encerrados no tempo.

2. Deixe todos de pé.
Nada de cadeiras. A ideia aqui é básica: remova o conforto e todos farão o possível para voltar logo para suas poltronas. Experiências práticas deste tipo em um empresa de Los Angeles reduziram o tempo das reuniões pela metade e as mantiveram produtivas.

3. Remova todas as distrações.
Esta medida já é bastante comum e não a considero tão radical assim. Eliminando o uso de notebooks, celulares e smartphones (iPhone e Blackberry) em reuniões pode reduzir drasticamente o tempo de reuniões. Para casos mais sérios, pode-se colocar uma caixa na entrada da sala onde os participantes devem depositar seus gadgets.

4. Nunca agende reuniões com mais de 30 minutos de duração.
Limitar o tempo de reuniões a 30 minutos pode parecer absurdo. Porém, mantendo a pauta bem específica e clara, fazendo com que os convidados sejam pontuais e mantenham o foco, meia hora é mais do que suficiente.

Estas dicas foram compiladas por Gina Trapani, no seu blog do Harvard Business e podem parecer extremas demais. Porém, em casos problemáticos, merecem ser levadas em consideração.

Para amenizar um pouco a rejeição, uma boa conversa antes e uma pequena dose de humor podem ajudar.

Quais as suas dicas para manter reuniões curtas sem perder produtividade?

(créditos da foto para cobrasoft:sxc)

About The Author

Engenheiro Eletrônico pela UFBA concluindo MBA em Gestão Empresarial pela FGV, adora encontrar soluções simples para tarefas do dia-a-dia. Alia técnicas de produtividade pessoal à computação inteligente, deixando mais tempo para as coisas realmente boas da vida. Para outras formas de facilitar a nossa vida, também edita o blog FazendoAcontecer.net.

4 Responses

  1. Gabriel Barboza

    Particularmente, acho que seria impossível elaborar um planejamento estratégico em pé.

    Porém, as dicas são interessantes para reuniões corriqueiras de um fluxo de trabalho, como uma reunião de pauta num jornal ou acompanhamento semanal de algum projeto. Até porque essas reuniões se tornam tão comuns que o pessoal fica batendo papo e demora 1h pra definir as coisas…

    Muito legal! Um abraço, colega!

    • Rafael Perrone

      É isso aí, colega. Concordo inteiramente com você.

      Estas dicas se aplicam bem (desde que estabelecidas em conjunto com o time)em reuniões corriqueiras. Com o costume e maus hábitos, ela tendem a durar muito mais do que precisam.

      Abraço!

  2. Fernando Lima

    Olá!

    Seu post virou destaque na home do BlogBlogs :)

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    Abraços
    Fernando Lima
    Blogblogs