Quando há um objetivo a ser cumprido, o planejamento é inevitável. Saber exatamente como realizar cada etapa deste planejamento é uma dádiva que permite e proporciona a quem está realizando-as chegar ao objetivo no final das contas. Num ambiente empresarial, o planejamento é fundamental para que o objetivo final do negócio – o lucro – seja alcançado. Tudo que puder ser feito para melhorar a produtividade e a administração da empresa deve ser feito de maneira organizada e planejada.

Existem várias teorias e métodos disponíveis para estudo e aplicação que podem auxiliar empresas e pessoas a organizar melhor as coisas e realizar todos os passos para alcançar o êxito em suas empreitadas. Um destes métodos inovadores é o 5W2H, que vem da sigla de sete expressões no inglês, usadas para planejar e organizar as ações de uma empreitada: What, Why, Where, When, Who, How, How much. Explicaremos o significado de cada expressão mais a frente.

organizacao

Esse método é útil, pois pode ser utilizado em várias áreas da empresa e ao mesmo tempo. É importante conhecer o objetivo: se vai ser a resolução de um problema ou a implantação de uma nova atividade dentro da empresa, o 5W2H precisa ter um objetivo claro para ser implantado. Só depois de se definir a finalidade da utilização desta técnica, é que ela deve ser aplicada. Sabendo-se a real necessidade da empresa, é possível aplicar a técnica 5W2H, preenchendo um pequeno quadro (que pode ser feito no Excel) que determine o que pedem as expressões da sigla. Usamos como um exemplo a implantação de um novo sistema de atendimento de check-in para uma companhia aérea nacional.

What?

O que você vai fazer. Para se chegar até o objetivo final, algumas ações serão feitas. No caso de nosso exemplo, implantar um sistema deste porte implicará em diversas etapas: preparação dos computadores (todos os computadores da empresa precisarão estar aptos a receber o novo sistema), contratação de profissionais que possam fazer a instalação em todas as cidades onde a companhia possui base, treinamento dos funcionários para operação do sistema, entre outras coisas que possam ser necessárias;

Why?

Por que fazer isso? Implantar um novo sistema de atendimento de check-in irá trazer algum benefício para a empresa? Ele pode ajudar a companhia a lucrar mais com processos mais simples? Alguma parceria com empresas que usam o mesmo sistema poderá ser feita? Existe uma série de motivos para que a diretoria da empresa resolva realizar uma mudança, drástica ou não, dentro da empresa. Muitas vezes, a cúpula que controla a empresa realiza várias mudanças ao mesmo tempo. Neste caso, é necessário criar uma lista com estas informações para cada projeto de mudança, cada qual com seus motivos e como pode contribuir para a melhora da empresa no geral.

Where?

Aonde tudo será feito? Esta expressão sobre aonde serão realizadas as ações é uma expressão muito genérica, afinal, logicamente tudo será realizado dentro das dependências da empresa. Porém, não é tão óbvio assim, se pensarmos numa ação de marketing externa. Neste caso, o lugar ou os lugares onde tudo acontecerá deve ser detalhado com precisão para que não restem dúvidas sobre sua localização e as formas como chegar.

When?

Quando tudo será feito. Este é um ponto importantíssimo, pois diz respeito aos prazos de cada etapa. Definir prazos é realmente difícil, mas cumpri-los é ainda mais complicado, pois envolve toda a equipe e depende de uma série de fatores. Mesmo quando se utiliza uma técnica como a 5W2H, a empresa ou a pessoa fica à mercê de uma série de fatores externos a ela, que podem prejudicar o andamento das ações e até atrasar todo o cronograma. Por isso, saber definir planos auxiliares – ou, no bom popular, ter mais cartas na manga – é primordial para que o processo aconteça de uma forma ou de outra.

Who?

Quem fará o que nesta história. Saber quem serão os profissionais que instalarão o sistema nos computadores, quem fará o treinamento dos funcionários, quem será o responsável por configurar tudo, enfim, quem fará o quê durante todo o processo é importante para que não haja divergências entre funções e não haja confusão na hora de administrar possíveis erros. Que fique bem claro que as pessoas podem cometer erros e isso irá afetar toda a cadeia do processo. Por isso, ter a possibilidade de identificar as pessoas facilmente é uma grande vantagem.

How?

Como tudo será feito: os técnicos irão até as bases para instalar o programa? Isso será feito remotamente? Novos computadores serão comprados? Como será o treinamento dos funcionários? Saber os meios pelos quais a empresa irá concluir tudo é a parte fundamental da técnica 5W2H. Se a empresa não souber definir isso com precisão, ela estará completamente perdida e o objetivo ficará comprometido. As ferramentas devem estar muito bem definidas para que as pessoas que irão utilizá-las possam fazer isso sem nenhuma dúvida. Lembre-se: dúvidas e 5W2H não combinam!

How much?

Quanto custará esta ação? O ponto mais chato do processo: precificar todo o procedimento. A instalação de um novo sistema de check-in é custosa, pois envolve a compra de um pacote de suítes e aplicativos que fazem o sistema funcionar, envolve o pagamento de pessoas qualificadas para configurar as máquinas, instalar o sistema e, também, envolve o pagamento de extras aos funcionários por participarem dos cursos, principalmente se os funcionários tiverem que se deslocar para outras cidades para fazer tais cursos (que é o que geralmente acontece). Se, no fim de toda a análise e aplicação do 5W2H, for verificado que o custo é alto demais, tudo pode ir por água abaixo, dependendo da real necessidade da mudança. A decisão ficará por conta da diretoria.

Terminada a análise e a determinação de cada variável da técnica 5W2H, toda a equipe pode começar a trabalhar seguindo as informações que constam no quadro onde elas foram colocadas. Alterações nas informações devem ser feitas somente quando realmente necessárias. Isso, porque a técnica do 5W2H é uma técnica rigorosa, que é utilizada justamente para evitar alterações no projeto depois que ele estiver terminado. Se tudo ocorrer da forma como foi planejado, certamente o objetivo será alcançado e tudo dará certo!

About The Author

Empresário (CEO da agência de comunicação PIBIT) e consultor de tecnologia da informação e comunicação digital, é o fundador e editor do blog Produzindo.net. Se dedica a essa atividade pela paixão que tem pelo lema que tomou para a sua vida: “aprender para ensinar”.

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