Sair do emprego, por motivos, óbvios, fica relegado ao segundo plano, mas nem por isso é algo menos importante. As razões são as mais variadas: problemas de relacionamento com colegas ou chefe, diferenças ideológicas, perspectivas ruins para a empresa ou mercado, interferência na vida pessoal e, bastante comum, quando o trabalho deixa de ser algo prazeroso.

Seja qual for o caso, se você acorda todas as manhãs e a primeira coisa que vem à mente após desligar o despertador é tristeza por ter que ir trabalhar, é hora de tomar cuidado. Dedique um pouco de tempo para analisar sua situação e considere seriamente
mudar de emprego.

Trabalhar apenas pelo contracheque traz mais malefícios que benefícios. Primeiro, a produtividade será invariavelmente mais baixa. Segundo, sua imagem poderá ficar marcada eternamente como funcionário incapaz ou relapso. Terceiro, se demorar muito, poderá ser ainda mais difícil conseguir outro emprego e retornar ao patamar normal de produtividade.

Sobre isso, em seu discurso a formandos da Universidade de Stanford, Steve Jobs disse o seguinte:

[...] durante os últimos 30 anos de minha vida, eu tenho olhado no espelho todas as manhãs e perguntado a mim mesmo: “Se hoje fosse o último dia do resto de minha vida, eu gostaria de fazer o que estou para fazer hoje?” E sempre que a resposta foi “Não” por muitos dias seguidos, eu sabia que precisava mudar algo.

Na minha opinião, este trecho, apesar de simples e um tanto romântico, tem significado profundo, além de uma idéia sutil não tão evidente. Voltaremos a ele mais adiante. Por ora, vamos discutir alguns cuidados que merecem ser tomados antes de conversar com
o chefe e assinar a carta de demissão.

Identifique a essência do desinteresse pelo trabalho

É importante certificar-se que a falta de prazer pelo trabalho em questão é definitiva. Será que não é apenas uma fase ruim? Algum desentendimento com colegas/chefe? Um fato da vida pessoal está interferindo?

Como Steve Jobs citou, o problema surge quando a resposta é “Não” para muitos dias seguidos. Todos nós temos dias e períodos ruins em qualquer trabalho. As duas coisas não podem ser confundidas.

Este talvez seja o ponto mais importante. Para reduzir a margem de erro, tente:

Não se precipite. Mantenha a calma. A menos que algo terrível tenha acontecido, esta decisão não precisa (e não deve) ser tomada do dia para a noite. Se você pedir as contas por uma simples discussão ou um resultado ruim, não será encarado com bons olhos por chefes nem colegas. Isto pode dificultar muito na hora de conseguir um novo emprego.

Abra o diálogo. Por mais difícil que seja, é importante conversar com alguém de confiança sobre o que está passando. Se tiver abertura com seu chefe, ele pode ser a melhor opção. Porém, amigos, parentes, colegas de trabalho, esposas,
maridos, qualquer pessoa que confie e acredite que procurará lhe ajudar servirá.

Procure alternativas. Para garantir que o problema não é definitivo, procurar alternativas na própria empresa pode ser uma boa solução. De novo, ter um diálogo aberto com o chefe (depende bastante dele), é importantíssimo. Se o problema é de relacionamento com colegas, tente mudar de departamento. Se for com o trabalho, tente ser alocado numa nova área ou assumir um projeto diferente.

Planeje a saída

Você já tentou conversar com pessoas próximas, mudou de departamento, está realizando um trabalho diferente e mesmo assim, depois de vários meses tentando, continua se lamentando ao acordar. Talvez o melhor mesmo seja pedir as contas. Mas não sem antes planejar e preparar o terreno:

Faça uma reserva financeira. O ideal seria mudar de emprego instantaneamente. Sair do atual hoje e ir para o novo escritório amanhã. Nem sempre isto é possível. Se este é seu caso, garanta uma reserva financeira para suprir suas
necessidades por alguns meses. Se seu cônjuge tem uma renda suficiente para toda a família, este ponto pode ser menos importante.

Atualize-se. Deixe seu currículo em dia. Faça cursos novos. Se inteire do mercado de trabalho. Procure saber das vagas disponíveis, perspectivas de salário, áreas de trabalho novas, requisitos para contratação, técnicas para se sair bem em entrevistas de emprego. Lembre-se que procurar emprego exige bastante trabalho.

Faça um Plano de Ação. O que vai fazer no primeiro dia como desempregado? Procurar ofertas de emprego? Contatar colegas e amigos? Pretende abrir um negócio próprio? Não vire estatística, crie um plano robusto e realizável. Estabeleça metas e evite procrastinar enquanto estiver em casa.

Compartilhe com a família. Não os pegue de surpresa. É importante que sua família fique sabendo da decisão. Explique seus motivos, mostre seu Plano de Ação e busque suporte.

Deixe a porta aberta

Meu pai foi a primeira pessoa que ouvi falar isso. Desde então, já ouvi outras inúmeras vezes e não foi à toa. Este ponto pode ser fundamental para seu sucesso no futuro.

Seja sincero. Pode não parecer, mas sinceridade ainda é valorizada. Explique para seu chefe os motivos que o levaram a esta decisão e o que você já fez e planeja fazer a respeito. Além de ser o correto, isto evitará que passe uma idéia de falta de comprometimento e perseverança.

Mantenha um bom relacionamento. Procure manter um tom amistoso em todas as conversas — com chefes, colegas e subordinados. É bem provável que precise deles no futuro para recomendações durante sua busca pelo novo emprego.

Por fim, lembre-se que, apesar de difícil, a decisão de sair do emprego não é tão rara assim. Apesar de ter motivos variados, pode ser a melhor saída para muitas pessoas. O próprio Donald Trump já falou sobre esta alternativa.

Sem dúvida alguma, trabalhar indefinidamente em um emprego que não gosta arranhará sua imagem, o desmotivará e manterá sua auto-estima bem baixa. Não se acomode, busque alternativas e trace seu plano para o futuro — seja ele na empresa atual ou não.

Você ou alguém que conhece já pediu para sair do emprego? Como teve certeza de que era a melhor opção? O que fez para garantir que as coisas dariam certo? Compartilhe conosco nos comentários.

Como num pit stop da Fórmula 1, pequenas frações de tempo fazem a diferença. Na semana passada, vimos como usar o email com produtividade. Hoje veremos algumas dicas sobre como ganhar tempo com medidas extremas para reduzir a duração de reuniões de trabalho. Vamos a elas:

1. Mantenh uma relógio com contagem regressiva na sala.
De acordo com a revista BusinessWeek, esta é uma prática comum nas reuniões do Google. Coloca-se um grande e visível relógio mostrando o tempo restante até o fim da reunião. Desta forma, mesmo grandes encontros são abertos e encerrados no tempo.

2. Deixe todos de pé.
Nada de cadeiras. A ideia aqui é básica: remova o conforto e todos farão o possível para voltar logo para suas poltronas. Experiências práticas deste tipo em um empresa de Los Angeles reduziram o tempo das reuniões pela metade e as mantiveram produtivas.

3. Remova todas as distrações.
Esta medida já é bastante comum e não a considero tão radical assim. Eliminando o uso de notebooks, celulares e smartphones (iPhone e Blackberry) em reuniões pode reduzir drasticamente o tempo de reuniões. Para casos mais sérios, pode-se colocar uma caixa na entrada da sala onde os participantes devem depositar seus gadgets.

4. Nunca agende reuniões com mais de 30 minutos de duração.
Limitar o tempo de reuniões a 30 minutos pode parecer absurdo. Porém, mantendo a pauta bem específica e clara, fazendo com que os convidados sejam pontuais e mantenham o foco, meia hora é mais do que suficiente.

Estas dicas foram compiladas por Gina Trapani, no seu blog do Harvard Business e podem parecer extremas demais. Porém, em casos problemáticos, merecem ser levadas em consideração.

Para amenizar um pouco a rejeição, uma boa conversa antes e uma pequena dose de humor podem ajudar.

Quais as suas dicas para manter reuniões curtas sem perder produtividade?

(créditos da foto para cobrasoft:sxc)

Para resolver este problema, cada um tem sua metodologia. Algumas funcionam, outras não. Fato é que muita gente convive com uma caixa de entrada completamente desorganizada e abarrotada de mensagens que nunca serão lidas — inclusive algumas que deveriam.

Unindo os conceitos do GTD e do trabalho em tiros, assim como algumas idéias pessoais e outras encontradas pela internet, desenvolvi uma metodologia própria. Tem funcionado bem para mim pela sua simplicidade e facilidade de implementação. Vamos a ela?

Mantendo a caixa de entrada em dia para permanecer produtivo

Problema 1: Por mais que eu tente, meus emails estão sempre desorganizados. As pessoas costumam armazenar seus emails em uma infinidade de pastas. Isto traz diversos problemas: perde-se muito tempo copiando emails entre elas; com o tempo, esquecemos as pastas que existem e criamos algumas em duplicidade; por fim, elas não ajudam tanto na hora de encontrar mensagens específicas.

Com todo esses problemas, as mensagens acabam desorganizados, pois dá tanto trabalho ordená-los que ficamos com preguiça só de pensar no assunto. Resumindo, as pastas não cumprem o objetivo a que se destinam — organizar.

Solução 1: Limite-se à criação de três pastas: Responder/Ação, Aguardando e Arquivo.

Responder/Ação – Se a mensagem requer alguma ação sua que tomará mais de dois minutos do seu tempo, coloque-a nessa pasta e crie um lembrete no seu sistema de gerenciamento de tarefas.

Aguardando – Coloque os itens que dependem de ação de outras pessoas ou de algo que acontecerá em uma data específica numa pasta Aguardando. Lembre-se de também colocar um lembrete no seu sistema de gerenciamento pessoal.

Arquivo – Tudo que você pretende guardar para referência, ações já concluídas e qualquer outra coisa que não precise de sua ação, nem que você aguarde, jogue dentro de uma grande pasta Arquivo. As ferramentas de busca atuais, tanto de desktop quanto online, possuem pesquisas potentes e encontram qualquer coisa.

Se você realmente quer mais pastas, use o mínimo possível. Você pode, por exemplo, dividir a pasta arquivo em Arquivo-Pessoal e Arquivo-Profissional.

Problema 2: Minha caixa de entrada está sempre cheia de emails que nem li. Para evitar que as mensagens empilhem na caixa de entrada, siga estas dicas:

Solução 2: Use a regra dois minutos, livre-se de emails automáticos, crie filtros e controle spam.

Use a regra dos dois minutos – O GTD diz que temos que fazer tudo que nos leva menos de dois minutos assim que tomamos conta da necessidade de fazê-lo. Para emails não é diferente. Se responder um email ou concluir a ação associada a ele levará menos de dois minutos, faça no momento que o ler.

Livre-se de emails automáticos – Todos nós recebemos muitos emails automáticos. Lojas online, listas de discussão, blogs, redes sociais, atualizações de programas, tudo requer um pouco do nosso tempo. Mesmo que você não os leia completamente, precisará perder alguns valiosos segundos lendo o campo assunto, processando e tomando alguma ação (clicando em Apagar, por exemplo). Cancele todas as assinaturas que não sejam realmente importantes para você. Todas as lojas e sites de respeito possuem uma opção de cancelar recebimento automático. Faça bom uso dela.

Crie filtros automáticos – Todos os bons clientes de email permitem a criação de filtros automáticos. Abuse deste recurso. Se algum email automático não puder ser cancelado, filtre-o e apague automaticamente. O mesmo serve para emails que podem ser arquivados automaticamente. Ainda, se você tem algum amigo ou parente que insiste em enviar toneladas de apresentações de Powerpoint diariamente, crie um filtro para estes também (algo como “de:amigo-chato@email-amigo-chato.com.br assunto:enc ou assunto:fwd” resolverá).

Spam – Use um bom filtro contra spam. Se você usa um email de desktop ou um webmail e ele deixa passar mais de um ou dois spams por dia, mude de email. Emails bons e modernos (como o Gmail) não deixam passar mais de um por mês!

Problema 3: Passo o dia inteiro com o email aberto e não resisto ao aviso de novo email recebido.

Solução 3: Leia emails em tiros – Em vez de passar o dia inteiro com o aplicativa de email aberto e ainda com notificadores de novas mensagens, determine horários dedicados para isto. Você pode, por exemplo, dedicar 30 minutos pela manhã, tarde e noite. Nestes horários, dedique-se interinamente, sem distrações, a processar sua caixa de entrada. Sempre que algo for processado, não poderá permanecer na caixa de entrada. Assim você acabará também com a procrastinação nos emails.

Seguindo esta dicas simples, acredito que qualquer um pode manter sua caixa de entrada vazia (ou quase vazia). Não requerem nenhum conhecimento profundo de informática nem mudanças radicais de hábitos.

Porém, o que funciona para alguns, não necessariamente dará certo com todos. Sugiro que experimentem e depois compartilhem o resultado.

(créditos da foto para kveselyte:sxc)

Com o tempo, os problemas aumentam — principalmente na sua imaginação. Não que as atividades sejam tão difíceis de se realizar. Por estar tão ansioso, não consegue subdividir o projeto em tarefas menores. Sua mente assume que você não é capaz de resolver a situação.

A pergunta que segue é “Como virar o jogo e acabar com a procrastinação”? Já citamos algumas formas para evitá-la. Hoje falaremos de outra alternativa: trabalhar em tiros.

Trabalhando em tiros para acabar com a procrastinação

Não, não são tiros de revólver — não se mate! São como tiros em treinos de natação e corrida. O atleta se esforça intensamente por um período curto de tempo. Estes tiros normalmente são repetidos diversas vezes até completar o treino.

Esta é a idéia sugerida por Merlin Mann no 43folders.com, um dos blogs referência em GTD. Ele sugere que, quando a procrastinação alcançar níveis extremos, se trabalhe em dashes — períodos muito curtos, porém dedicados, de atividade.

Como trabalhar em tiros

Para trabalhar em tiros, é necessário quebrar uma tarefa em pequenas etapas. Depois disso, você assume que irá concluí-la em um período curto determinado (pode ser tão pequeno quanto um minuto).

Ao fim, mesmo que aquele pequeno passo represente pouco no andamento total, você saiu da inércia e deu o primeiro passo — além de ter ganho um pouco de auto-confiança.

Os tipos de tiros

Planeje um tiro coerente com o projeto e atividade que está envolvido. O ideal é escolher a tarefa mais simples possível. Assim terá certeza que irá completá-la da forma assumida. O objetivo é completar um pouco a cada tiro, e não resolver tudo de uma vez.

• Tiro de tempo – Defina um tempo limite de trabalho de acordo com a tarefa (pode ser um, dois, cinco, nove minutos, você escolhe). Coloque um cronômetro para não ultrapassá-lo. Concentre-se totalmente e cumpra o objetivo. Se terminar antes, terá o tempo restante de descanso.
• Tiros de quantidade – Para alguns projetos faz mais sentido determinar a quantidade que será feito. Por exemplo, ler um capítulo do livro ou preencher três formulários. Aqui não há tempo limite. De novo, ao completar, descanse por alguns minutos.
• Tiros combinados – Há casos que você pode especificar um limite de tempo e outro de quantidade. Quando o primeiro deles for atingido, pare.

Como aplicar

Marlin Mann diz que usa este sistema frequentemente e em qualquer projeto. Particularmente, acho que ele é mais aplicável aos casos em que o projeto está realmente parado. Aqueles que você nem começou a pensar sobre o que precisa ser feito — às vezes odiamos uma tarefa mesmo antes de começá-la.

Começando com um trabalho em tiro e completando uma etapa bem pequena, teremos uma idéia melhor do que deve ser feito. Será mais difícil procrastinar.

Depois disso a produtividade fluirá. Até que isto aconteça, trabalhe em tiros e mantenha-se produtivo.

(créditos da foto para tuckerlee)

Projeto, na visão de David Allen, é qualquer resultado desejado que exija mais de uma ação. Ou seja, não é algo grandioso necessariamente. Assim, muitas coisas que não seriam classificadas nesta categoria passam a ser denominados, de acordo com o GTD, como projetos.

Para eles, o Getting Things Done oferece um passo-a-passo específico. Chamado de Modelo Natural de Planejamento, é a forma que nosso cérebro planeja naturalmente qualquer tarefa. Ela passa por cinco etapas:

1. Definir o objetivo e princípios;
2. Visualizar o resultado;
3. Fazer o brainstorm;
4. Organizar;
5. Identificar as próximas ações.

Vamos ver cada um destes passos e entender como fazer os projetos andarem de forma criativa.

Definir o objetivo e princípios

Objetivo – Saber o motivo de qualquer atividade é o ponto mais básico de qualquer projeto. Para definir o objetivo, basta pergutar Por quê? Por quê você está cursando a faculdade? Por quê você quer sair para jantar? A resposta definirá o sucesso, motivando e tornando o foco claro para todos os encolvidos.

Princípios – São os padrões e valores que você defende. Normalmente, não se pensa neles conscientemente, porém podem significar o fracasso da empreitada caso sejam violados. Para identificá-los, complete a frase Eu daria aos outros total liberdade para fazer isto, desde que eles… ou Que comportamento poderia minar o que estou fazendo, e como posso evitar que isso aconteça?

Visualizar o resultado

Se o objetivo é o que motiva o projeto, a visão do resultado é o que define o sucesso. O que precisa acontecer para que haja sucesso verdadeiro? Quando todas as tarefas forem concluídas, como saberei se o resultado esperado foi alcançado?

Brainstorming

Depois de saber o que nos motiva a realizar tarefas e quais os resultados que queremos que se concretizem, o próximo passo é identificar como alcançá-los. Para isto, devemos gerar muitas ideias — não necessariamente boas.

No livro A Arte de Fazer Acontecer há uma frase de Linus Pauling que diz “A melhor maneira de ter uma boa ideia é ter um monte de ideias.” Para isto, o brainstorming é uma excelente ferramenta.

Organizar

Depois de coletar as ideias geradas no brainstorming, identificamos quais são os itens prioritários, as sequências que devem ser seguidas e as interdependências entre eles.

Os três passos-chave desta etapa são: Um. Identificar as peças significativas; Dois. Classificar; Três. Detalhar até o nível necessário.

Identificar as próximas ações

Somente após as quatro etapas anteriores determinamos as ações que serão realizadas. Qual é a próxima ação? O que deve ser realizado — fisicamente — para que o projeto siga adiante em direção à sua concretização com sucesso?

Essas são as cinco etapas do modelo de planjamento de projetos do GTD. Como o restante da metodologia, não requer o uso de ferramentas complexas nem traz uma teoria complexa por trás. Porém, pode trazer resultados bastante positivos na sua produtividade.

Os motivos que levam tanta gente a falar sobre este assunto são os mais variados possíveis. Alguns buscam maior destaque na empresa que trabalham — e maiores salários — outros pretendem organizar melhor suas vidas de freelancer, gerenciando diferentes clientes, contratos, necessidades e prazos com efetividade — aumentando receitas. Não menos comuns são os que desejam mais tempo livre dedicado ao lazer e à família.

Ainda assim, muita gente não sabe por onde começar. Elas simplesmente querem produzir mais, apesar desta vontade não passar de uma meta traçada no ano-novo e que nunca é concretizada. Falta planejamento e dedicação mas, acima de tudo, falta um método que ajude a alcançar estes objetivos.

David Allen e Stephen Covey são dois dos maiores autores sobre produtividade pessoal, com os livros A Arte de Fazer Acontecer e Os 7 hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, respectivamente. Pessoalmente, acho o GTD de David Allen mais eficiente pela sua praticidade e capacidade de abranger todas as áreas de nossa vida.

O que é o GTD?

GTD, ou Getting Things Done, é uma metodologia de produtividade pessoal que vem crescendo bastante e conta com muitos adeptos no mundo todo. Ela se baseia em ferramentas simples — pode se limitar a papel, caneta e uma pasta de arquivos suspensos — e algumas mudanças de hábitos.

Uma de suas grandes vantagens é a adaptabilidade. O sistema pode ser gerenciado em praticamente qualquer meio. Se você trabalha diariamente com o computador, gerencie seu sistema com email ou listas eletrônicas. Se é mais tradicional ou não tem tanta intimidade com informática, o papel e a caneta são seus aliados. Esta característica permite a implementação do GTD por pessoas de diferentes personalidades e histórias de vida.

Como funciona o GTD?

Apesar de ser relativamente simples e flexível, ela exige o cumprimento de algumas regras — como qualquer outra metodologia — e possui um fluxo de trabalho muito bem definido.

Como preceito básico, nos ensina que devemos ter nossa mente totalmente livre de distrações para sermos o mais produtivo possível. Se ao realizar alguma tarefa, temos dúvidas se isto é o que deveria estar sendo feito ou se estamos preocupados com outros afazeres, não seremos tão eficientes quando poderíamos ser.

Para deixar nossa mente livre, devemos ter todas as nossas idéias, tarefas, pendências, itens em espera, referências — coisas, como descrito no livro — devidamente armazenados em um sistema que confiamos. Assim, saberemos sempre que estamos fazendo a coisa certa, na hora certa e nossa mente estará totalmente concetrada.

Além disso, o método também conta com um sistema extremamente efetivo para armazenar informações em papel — contas, recibos, comprovantes, certificados, material de referência — conhecido como 43 fichas e processo de planejamento de projetos bem prático.

Que método utilizar?

A escolha da metodologia que iremos seguir é pessoal. Não somos iguais, portanto o que funciona para um, não necessariamente será bom para outro. A simplicidade dos quatro quadrantes de Stephen Covey pode ser boa para alguns, mas a abrangência do GTD é interessante para muitos.

Minha sugestão é que dedique um tempo para conhecer melhor as alternativas e observe com qual delas se identifica. Outros fatores muito importantes são saber retirar o que cada uma tem de melhor — para você, pode ser uma mistura delas — e entender em qual contexto cada método deve ser utilizado.

Se você quer ser mais produtivo aproveitando melhor seu tempo, acompanhe meu espaço semanalmente no Produzindo.net. Aqui falaremos de metodologias de produtividade pessoal, técnicas e dicas aliadas à computação inteligente para facilitar nossa vida.

Participe! Já utiliza o GTD ou alguma outra metodologia de produtividade pessoal? Tem alguma dica que funcionou bem? Compartilhe conosco e enriqueça essa discussão.

(créditos da foto para ilker no stock.xchng)