Li uma vez em um exemplar da revista Mundo Project, um artigo que representava uma técnica de gestão de tempo que vale a pena ser compartilhada. Chama-se Pomodoro Techinique, inventada e batizada pelo italiano Francisco Cirillo. O nome da técnica foi dado devido em homenagem ao timer de cozinha que ele utilizava em forma de tomate (em italiano, pomodoro).

As regras da técnica são as seguintes:

1. Escolha as tarefas a cumprir.
2. Marque 25 minutos para cada tarefa, espaço de tempo que será chamado de ”tomate”.
3. Se uma tarefa levar mais de 25 minutos para ser cumprida, divida-a em vários “tomates”.
4. Crie uma folha de controle com a listagem de todos os “tomates”.
5. Trabalhe na atividade até o fim do “tomate”, um por vez.
6. Tire um descanso de cinco minutos.
7. A cada “tomate” completado, marque um X na sua folha de controle.
8. A cada quatro “tomates”, aumente o tempo de descanso de 5 minutos para 15 minutos.
9. O “tomate” é indivisível. Não há ½ nem ¼ “tomate”.
10. Se você iniciou um “tomate”, ele deve ir até o final, sem interrupções.
    • Se o “tomate” foi interrompido definitivamente, é considerado vazio e não deve ser marcado na folha de controle como cumprido.
    • Se uma atividade é completada antes do tomate acabar, continue revisando-a até o tomate acabar.
11. Proteja seus tomates. Se alguém o interromper, informe efetivamente, negocie rapidamente e reagende a interrupção. Retorne a conversa com a pessoa que o interrompeu conforme acordado.
12. Se uma atividade levar mais de 5-7 tomates, quebre-a em mais de uma atividade.
13. Se uma tarefa levar menos de um tomate, agrupe-a com outras tarefas.
14. Resultados são obtidos tomate após tomate.
15. O próximo tomate será melhor.

Sei que nem sempre é fácil utilizar uma técnica de gestão de tempo quando já somos acostumados a fazer de outra forma, mas acho que pelo menos vale a pena refletir sobre algumas etapas das técnicas de gestão de tempo.

Primeiro temos que entender que nenhuma tarefa é eterna, e por isso precisa ter uma determinação sobre quando inicia e quando termina. Após esse entendimento temos que definir um prazo razoável para que a tarefa não acabe cedo demais ou após o esperado. Na nossa imaginação tudo funciona muito bem, mas sem nos esforçarmos em cumprir o que propusemos, não adianta muito, apenas voltamos ao problema do “Não tenho tempo suficiente”.

A verdade é não damos importância às coisas menores, mas elas também precisam de atenção no nosso planejamento diário. Muitas vezes nem percebemos, mas nossas atividades rotineiras são normalmente aquelas que mais nos atrapalham quando não tomamos cuidado. Você já parou pra perceber se o tempo que gasta de manhã antes de ir ao seu trabalho é sempre o mesmo? Ele varia para mais? Para menos? Talvez com pouquinho de planejamento isso mude um pouco.

O mais importante é organizar o nosso tempo desde aquilo que nos parece mais trivial, pois assim as surpresas terão um menor impacto no futuro. Acredito que é melhor ter tudo nos eixos do que correr atrás de tempo perdido, não?

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: A Gestão do Tempo e a técnica do… tomate!?

Porém, é muito fácil de corrigir a antiga expressão. Na verdade, tempo pode ser dinheiro. Mas para isso há um pressuposto básico, que é saber administrar seu tempo. Vivemos em um mundo onde cada vez mais se buscam formas de aproveitar os minutinhos que sobram entre uma função e outra, e não se organizar para aproveitar seus prazos pode ser uma excelente forma de perder tempo (e dinheiro).

Cada pessoa possui uma calculadora dentro da cabeça. Esta maquininha um pouco conhecida se chama cérebro, que de maneira empírica projeta quanto tempo você vai levar para desempenhar cada função. Em outras palavras, o planejamento não é tão teórico quanto parece, e sim apenas uma nomenclatura que damos para o fato de nos organizarmos em relação aos nossos prazos.

No entanto, a organização do tempo exige alguns aspectos mais técnicos que devem ser levados em consideração. Toda a atividade possui um prazo. Não são poucas as vezes que temos de fazer um trabalho para ontem. Para fim de organização, é extremamente importante dar prioridade para as devidas atividades, que são divididas em dois tipos. As urgentes são aquelas que precisam ser feitas em um exato momento. As importantes são as que refletem diretamente na sua função dentro da empresa – e no seu possível crescimento.

Existem etapas a serem seguidas para que as atividades sigam um foco e sejam desempenhadas da melhor maneira – o que pode aumentar a produtividade, e aí sim aumentar seus ganhos.

1. Logo após abrir seus e-mails de manhã, escreva em uma folha todas as atividades que devem ser feitas durante o dia, lembrando das que ficaram pendentes do dia anterior.
2. Numere as atividades na ordem de prioridades mais compatível com seus prazos.
3. Se organize, colocando que atividades devem ser feitas até ao meio-dia, ou como achar viável. A denominação de um prazo hábil ajuda você a manter um bom ritmo de trabalho, mas seja realista com os prazos, para que você não enlouqueça ao fim do expediente.
4. Ao fim do dia, avalie como foi seu ritmo de trabalho e faça as mudanças que precisar. Nem todos os colaboradores são rápidos em suas atividades cotidianas.
5. Já organize em uma folha as atividades que ficaram pendentes, para ajudar o trabalho do outro dia.

No início, pode parecer um pouco chato, mas com o tempo isto vai se tornar uma rotina. E assim você vai verificar que fica cada vez mais difícil se organizar sem escolher prazos. Afinal, tempo pode ser dinheiro. E ninguém quer jogar dinheiro fora.

(créditos da foto para stock.xchng)

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Transformando tempo em dinheiro

Muita gente ainda não se acostumou nem se adaptou a essa nova vida de “correria” dos tempos modernos. Se você deseja ser uma pessoa bem sucedida tanto pessoalmente quanto profissionalmente, você precisa entrar na onda e arranjar soluções para os seus problemas de falta de tempo.

É por isso que há algum tempo, muitas pessoas ensinam como gerenciar melhor o nosso tempo. Hoje, quero contar um pouco sobre como eu aprendi a gerenciar o meu tempo e como consigo fazer (quase) tudo o que eu quero fazer.

Necessidade

A minha necessidade de ter mais tempo sempre se deu pela falta de momentos de lazer. Aos 18 anos entrei na faculdade e aos 19 já estava trabalhando o dia todo e estudando a noite.

No início era tudo festa, mas depois de dois anos nesse ritmo (um ano e meio ainda faltando para eu me formar) eu já estava cansado. A falta de lazer casada com o trabalho pesado onde eu tinha me metido estavam me esgotando. Eu sentia falta de tempo para as coisas mais banais, tal como:

• Assistir (ou ler) o jornal para me colocar a par das notícias do mundo;
• Assistir alguns programas de entretenimento;
• Ler livros e revistas;
• Jogar jogos de computador ou videogame.

A solução

A solução surgiu na minha cabeça quando eu percebi que uma colega de trabalho levava almoço de casa para o trabalho com o simples intuito de almoçar rapidamente para poder ter tempo de terminar o livro que ela estava lendo.

Imediatamente meus olhos se abriram para novos horizontes e vi que nosso dia está repleto de pequenos espaços de tempo que estão sempre vagos. O que você faz quando está indo para o trabalho? O que você faz na hora de almoço? O que você faz quando está esperando na fila de um banco?

Por mais cheia que a nossa agenda seja, existe muito tempo livre e muito tempo que pode ser aproveitado com mais de uma atividade. O problema é que esse tempo livre é sempre quebrado entre as nossas atividades. O que temos que fazer é conhecer essas brechas aproveitá-las da forma mais produtiva possível.

O que eu fiz?

Parei e botei no papel as horas que estavam sempre vagas no meu dia. Em seguida atribuí “atividades” para esses momentos. Também separei algumas atividades que podem ser realizadas em conjunto. Veja como ficou meu dia.

MOMENTO: Ida para o trabalho – O tempo que eu levo quando saio de casa até chegar no meu trabalho é sempre em torno de 15 a 30 minutos.
APROVEITAMENTO: Uso esse tempo sempre para ouvir alguns podcasts ou audiobooks.

MOMENTO: Horário de almoço – No meu trabalho, todos nós temos uma hora e meia de almoço. Seguindo os passos da minha colega e almoçando rapidamente, consegui economizar uma hora.
APROVEITAMENTO: Esse é o tempo que mais me agrada porque ele é um pouco mais extenso. Uso para ler livros, ver séries de tv, fazer uma caminhada, etc.

MOMENTO: Volta para casa – Tal como a ida para o trabalho, tenho de 15 a 30 minutos para aproveitar.
APROVEITAMENTO: Ligo a rádio na CBN e ouço as notícias do dia. Dessa forma estou sempre me mantendo atualizado com o que acontece ao redor do mundo.

MOMENTO: Academia – Faço em torno de uma hora e meia de academia, três vezes por semana.
APROVEITAMENTO: Continuo ouvindo os podcasts e audiobooks.

Cada um, cada um

Cada um tem uma rotina diferente. Citei alguns exemplos logo acima para você ver como aproveitei alguns pedaços do meu dia. Mas cabe a você saber onde estão as brechas de tempo e como aproveitá-las. O importante é saber que existem momentos do dia que não estão sendo aproveitados.

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Sem tempo para o lazer? Aprenda como consegui-lo!

Por quê será que essas coisas acontecem? Existem fatores externos que contribuem para isso, mas eu acredito que o principal motivo é: nós gastamos nosso tempo com coisas desnecessárias. Nós gastamos nosso tempo em coisas que, no final das contas, não contribuem em nada para nossos resultados. Óbviamente, a solução é:

Não faça mais do que o necessário.

Claro que é mais fácil falar do que fazer. Então seguem abaixo algumas dicas para ajuda-los:

1. Definir o resultado esperado

Um dos principais motivos que causa o gasto excessivo de tempo em uma atividade é não saber precisamente quais resultados esperar. Se nós nem sabemos o que queremos, como podemos decidir se alguma coisa é ou não necessária? Sem termos isso definido, acabamos fazendo coisas que mais cedo ou mais tarde descobriremos que não precisavam ser feitas.

Defina seus resultados, procure saber o que você quer. Seja específico quanto a isso. Assim você terá condições de julgar o que se deve e o que não se deve fazer.

2. Escreva seu objetivo em algum lugar bem a vista

Definir o resultado esperado é uma coisa muito boa, mas nem sempre suficiente. O problema é que é muito fácil esquecer o que foi definido quando nós entramos no nosso mundo de trabalho. Precisamos de alguma coisa para nos lembrar…

Uma forma legal e útil de se fazer isso é escrever-lo em algum lugar bem a vista, onde você sempre olhe ou sempre esteja. Por exemplo, se você está trabalhando em um computador e usa o Google Desktop, você pode usar o Scratch Pad (aquele bloco de notas). Com ele sempre visível, você irá facilmente ler e reler o que você escreveu enquanto você realiza suas atividades.

3. Se realinhar com seu objetivo

É muito fácil se desviar do objetivo. É importante se realinhar regularmente com o que definimos anteriormente. Para tal, sempre que for realizar uma atividade, você deve se perguntar: “Será que eu tenho realmente que fazer isso para alcançar meu objetivo? Será que eu posso deixar isso de lado ou fazer isso de forma mais produtiva, mais eficiente?”. Esses questionamentos irão ajuda-lo a cortar as “gorduras” do seu trabalho e foca-lo novamente no que é realmente importante.

Realizar esses questionamentos antes das atividades é uma coisa difícil. Mas nem tudo está perdido. Também é possível também realiza-los em intervalos regulares. Por exemplo, se você normalmente trabalha por 1 hora seguida de uma pausa, é durante essa pausa que você pode se fazer essas perguntas.

4. Defina uma data final e priorize

Definir uma data final é outra forma de ajudá-lo a fazer somente o necessário. Principalmente se o tempo for curto.

Com uma data estipulada, você é forçado a definir prioridades sobre o que você faz e o melhor jeito de fazer isso é realizar as atividades mais importantes primeiro. Se o seu tempo for chegando ao fim, você vai ter que administrá-lo de forma a ir cortando automaticamente o que for desnecessário.

Essa é a forma que os artigos de muitos jornais e revistas são escritos. Relatar os fatos mais importantes primeiro e mais tarde os de menor importância.

5. Parar quando você já terminou o que era para ser feito

Pode parecer óbvio, mas quando terminamos o que tínhamos para fazer e ainda temos tempo sobrando, podemos ficar tentados a gastar mais tempo com melhorias. No final, coisas desnecessárias podem ter sido feitas atrapalhando outras atividades não relacionadas que deveriam ser feitas.

“Ser produtivo é só uma questão de hábitos.”, por autor desconhecido

Artigo traduzido e adaptado do lifehack.org.

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Como não gastar mais tempo do que o necessário

Ele está lançando uma série sobre ladrões do nosso tempo. Já podemos conferir dois posts, um sobre o telefone e outro sobre os emails.

Vale a pena conferir!

[update] Hoje foi lançado mais um artigo da série. Fala sobre “Excesso de Informações“. [/update]

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Ladrões de tempo

O nosso lazer é algo importantíssimo para a nossa saúde física e mental. Sem um tempo para fazermos o que quisermos, acabamos nos estressando mais do que deveríamos. É o começo do declínio da sua produtividade.

A algum tempo, observo pessoas que começaram a acordar 30/60 minutos mais cedo simplesmente para sentar no sofá, ver o jornal, ler emails no notebook e tomar o café da manhã calmamente. Essas pessoas tendem a serem mais alegres e descontraídas do que as outras. Os motivos são óbvios.

Convido você que tem a agenda lotada durante a semana, a adotar essa prática. Sua vida vai melhorar substancialmente.

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Dica do dia! – Acorde 30 minutos mais cedo