Todos os canais de televisão se empenham em mostrar a correria do brasileiro em busca de presentes de última hora, itens essenciais à ceia, a superlotação das rodoviárias e aeroportos e o desespero de quem não vai ver a família porque não deu tempo de comprar a passagem, chegar no aeroporto ou qualquer outra coisa.

Essa pauta padrão de fim de ano mostra que o brasileiro tem mesmo a mania de deixar tudo para o último momento e também mostra:

1. Nossa tendência à desorganização
2. Nossa dificuldade de aprender com erros (nossos e dos outros)

Existem alguns pequenos hábitos que podem ser adotados para evitar a correria e stress de fim de ano. Vamos conhecê-los?

Planeje-se!

Parece até repetição de tudo o que já foi dito aqui no Produzindo, mas planejar sua vida financeira é importantíssimo para sua vida. Facilita desde as atividades mais complexas até as mais simples.

Neste caso, para planejar as suas compras de Natal, você deve saber direitinho o que vai precisar.

Note que algumas coisas podem ser procuradas e compradas (ou contratadas) com bastante antecedência! Isso faz com que as contas não se acumulem e você evita uma correria enorme na véspera do Natal e do Ano Novo.

Faça!

Para quem vai passar as festas em outras cidades, vale a pena ir acompanhando os posts sobre planejamento de viagem. Mas em resumo, tente pesquisar desde agora os valores e disponibilidade de passagens para o destino desejado nas datas desejadas. Quanto mais perto da data de viagem, mais caras as passagens ficam e menos chance você tem de conseguir data, horário e empresa da sua preferência.

Outro item que pode ser visto com antecedência está relacionado à ceia. Sim. Justamente o que todo mundo acha que só pode ser comprado na semana do Natal. Entenda que a ceia não envolve apenas comida: existe material de apoio (copos, pratos, travessas, guardanapos, bebidas…) tudo isso pode ficar mais caro ou indisponível para compra e até mesmo aluguel com a proximidade das festas. Se você pretende alugar esse tipo de material, minha sugestão é que você comece a procurar ainda hoje. Afinal, além das festas familiares, várias empresas oferecem comemorações de fim de ano, e pode ficar mais difícil encontrar tudo o que você deseja. Se sua ideia é renovar a louça da sua casa, também sugiro que você se antecipe. Apesar de não serem itens que costumam ficar indisponíveis por causa das festas, são produtos caros que podem comprometer o seu orçamento.

Para bebidas, atente-se apenas para data de validade. Refrigerantes costumam apresentar uma data de validade relativamente longa. Ou seja, é possível comprar este mês pensando em consumir em dezembro. Bebidas alcoólicas possuem um prazo de validade maior, portanto, mais flexível ainda. E o interessante é que, justamente por não estarmos ainda no período de maior compra, os preços ainda estão mais baixos. A partir de novembro a situação já começa a mudar.

Sobre os presentes, existe aí um pequeno dilema. Muitas lojas só efetuam trocas em um prazo máximo de 30 dias após a compra. Então, existem alguns caminhos a serem tomados:

• Negociar o prazo de troca com a loja
• Correr o risco e comprar com antecedência
• Esperar até um pouco mais perto das datas

Eu sou da seguinte opinião: se der pra fazer com calma, faça. Adiante todas as compras que forem possíveis. Deixe para as últimas semanas apenas aquelas que não podem ser feitas em outro momento. Então, se você tem certeza absoluta do gosto da pessoa, tamanho (para roupas e sapatos) e conseguiu negociar prazo para troca, VAI FUNDO! Compra logo! Se não, então espere um pouco mais!

Comprar presente pela internet pode ser uma boa opção para quem quer evitar a confusão e a gritaria. Mas também é época de começar a pensar nisso se não quiser sofrer com os possíveis atrasos na entrega, indisponibilidade do produto, etc. Todo ano a gente vê algum conhecido passando por isso e nem assim a gente aprende. Pode sim acontecer com a gente! Então, ao invés de decepcionar o filho ou o sobrinho ou quem quer que seja, aproveita enquanto os sites estão aí, cheios de promoção!

Para aquelas compras pessoais, você também pode se adiantar. Quem está pensando em dar uma renovada no guarda-roupa para viajar, também é uma opção fazer as compras agora. A maioria das lojas já está com a coleção primavera-verão (alô, mulherada!) que vai figurar até março. As vantagens, além dos preços que não foram alterados por conta da alta procura, estão nas lojas vazias e na disponibilidade de todos os tamanhos. O mesmo vale para os sapatos! Então, quem pensa em passar as festas de roupa nova, pode começar a “montar o look” a partir de agora. 

Agora, para as compras que precisam ser feitas com no máximo 1 mês de antecedência (geralmente são compras em supermercado que envolvem alimentos perecíveis!), deixo as seguintes dicas:

• Prepare uma lista com absolutamente TUDO o que você vai precisar. Se for possível, inclua esses itens na sua lista de compras de mês. Uma ida só ao supermercado para resolver tudo e não comprar nem a mais nem a menos. Mas leve a lista!

• Antes de sair de casa, monte um roteiro com os lugares aonde você deve ir e o que deve comprar em cada um deles. Monte seu roteiro levando em consideração o melhor trajeto a ser feito, horários de menor movimento em cada lugar e, é claro, se tiver que comprar alimentos como frutas, verduras ou carnes, deixe estes lugares por último!
• Shoppings costumam ser mais vazios nas primeiras horas de funcionamento. Se transformam em um verdadeiro inferno a partir do horário de almoço. Durante a tarde, quando todos voltam ao trabalho costumam ficar um pouco mais vazios, mas não se compara com o movimento da parte da manhã. À noite, o inferno recomeça. Escolha o horário mais cômodo para fazer o restante das compras no shopping. Pode valer a pena negociar com o seu chefe uma alteração de horário, tanto de chegada quanto para adiar o almoço e pegar o shopping mais vazio.
• Supermercados são ótimos a partir da meia noite. Você consegue fazer as suas compras com muito mais calma, sem enfrentar filas para pagar ou ter que disputar espaço para passar com o carrinho entre as gôndolas. Se você tiver disponibilidade e pique para compras noturnas, pode ser uma boa opção. Se você preferir madrugar, também é uma boa opção. Os legumes e frutas são os melhores do dia e o mercado continua sem filas!

Ainda assim, acredite: tem muita coisa que só se compra na semana das festas. As frutas e vegetais usados na ceia. Para estes, eu recomendo as feiras livres. O stress é semelhante ao do supermercado, mas como você só irá comprar estes itens, não vale a pena o aborrecimento das filas. Sem contar que os produtos geralmente são melhores. Programe-se para fazer pagamento em dinheiro. Muitas feiras ainda não aceitam cartões de crédito ou débito e as bancas que aceitam costumam oferecer descontos para quem paga em espécie.

Confira!

Quando parecer que está tudo certo, dê uma conferida nas suas listas e passe o seu roteiro de viagem ou das festas pela sua cabeça, analisando se tudo o que você precisa já está comprado, separado ou reservado! Sempre existe uma coisinha ou outra que não foi planejada, foi esquecida, ou adiada. É nesse momento que muita gente se desespera.

Quando deixamos tudo para as últimas semanas do ano não temos tempo para verificar se esquecemos alguma coisa. Aí, nas vésperas das festas, é aquela correria. Se você conferir tudo com uma semana de antecedência, pode ter certeza, não haverá grandes imprevistos na sua celebração de fim de ano.

Caso você se depare com algum esquecimento…

Aja!

Essa é a hora de respirar fundo! Um presente esquecido, um item que está faltando na ceia, uma blusa furada, uma maquiagem borrada… Tudo isso é DETALHE. Sim. Detalhe. Perto de tudo o que você já fez até aqui, isso aí é detalhe. Acredite: mesmo que o shopping e o supermercado estejam lotados de gente estressada que deixou absolutamente tudo para a última hora, você não vai se aborrecer. Isso porque você tem um ou dois itens para comprar ou alugar. Então você não precisa ir a vários lugares, esperar em várias filas… Você tem tempo, paciência, pra fazer isso. Percebe a grande vantagem? Enquanto as pessoas estão terminando a primeira compra de uma série de, sei lá, 20 compras, você está na 21ª. E as pessoas nem sabem que ainda precisarão dessa vigésima primeira!

Você tem o relógio ao seu lado. Agora é só pensar nas promessas de ano novo! E se a virada de ano já está sendo organizada e calma assim pra você, imagine só o que um 2012 organizado vai te trazer, hein?!

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Planejando as compras de fim de ano

Por muito tempo, as atas de reunião foram os documentos formalizadores das decisões tomadas em empresas, condomínios e associações. Elas continuam sendo um excelente instrumento, principalmente porque elas se tornaram mais flexíveis quanto ao seu formato, sua apresentação.

O que antigamente se resumia a uma estrutura rígida, com linguagem até de difícil compreensão, hoje tem por objetivo democratizar o acesso às decisões tomadas.

Algumas orientações gerais continuam válidas. Principalmente no que diz respeito às informações que devem constar em um documento deste tipo e a linguagem a ser utilizada. Mas no geral, a ata de reunião se tornou um documento muito mais simples de ser elaborado do que se imagina.

Mas para encurtar a conversa, se o seu interesse é apenas encontrar um bom modelo de ata de reunião, sugiro que você clique aqui e vá direto ao link de download!

O que escrever na ata?

Em uma ata de reunião não podem faltar as seguintes informações básicas:

• Data, local, horário de início e fim da reunião (é preciso que as pessoas saibam onde e quando as decisões foram tomadas)
• Pessoas presentes e seus cargos (todos devem saber por quem as decisões foram tomadas)
• Pauta da reunião (saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram é um dos principais interesses ao se ler uma ata de reunião)
• Discussões (essa é a parte onde as pessoas registram porque as decisões foram tomadas, porque algumas idéias foram abandonadas e evitam que a mesma discussão ocorra várias outras vezes)
• Registro das decisões (para saber o que de fato foi acordado entre os participantes)
• Compromissos (onde são registrados os prazos para execução de tarefas e é estabelecido o dia, horário, local e participantes da próxima reunião)

Uma boa ata irá conter esses tópicos. Dificilmente uma ata conterá mais informações além destas. É importante lembrar que a ata deve ser um documento sucinto, de fácil leitura e identificação (em especial) das decisões tomadas. E uma ata que não abranja todos estes itens ficará incompleta, deixando os leitores com dúvidas sobre algum aspecto da reunião.

Layout

Antigamente existiam várias regras para elaboração de atas de reunião. As principais eram:

• Texto corrido, em um único parágrafo, com todas aquelas informações da lista anterior.
• A ata deveria ser escrita à mão, pelo “secretário”, durante a reunião, e assinada por todos os presentes ao final da mesma.
• Não era permitido nenhum tipo de rasura, e em caso de erro eram usadas expressões como “digo,”.

Enfim, me atrevo a dizer que essas regras caíram. Desconheço a existência de norma para redação de atas (como as regras para redação oficial). Mas o que eu tenho visto nas empresas por aí é a preocupação em registrar suas atas em um layout que facilite a leitura e interpretação do documento. Alguns softwares até já apresentam modelos a serem meramente preenchidos com as informações da reunião.

Qualquer que seja o caso, uma regra que permanece, além das informações que devem constar na ata, é aquela que exige que as informações sobre as discussões e decisões figurem exatamente na ordem em que ocorreram.

Algumas empresas adotam padrões de layout para seus documentos. Manter este padrão para as atas de reunião é uma boa opção: ajuda a manter a identidade visual dos documentos da empresa, e as pessoas não se sentem intimidadas. Afinal, já conhecem estruturas de documento semelhantes.

Dicas para redigir uma boa ata de reunião

• Posicione-se em um local mais central, onde seja possível visualizar todos os participantes e ouví-los com clareza.
• Leve papel e caneta. O papel deve ser em quantidade o suficiente para que você não precise economizar nas anotações e a caneta deve ser testada antes da reunião!
• Se preferir fazer a ata diretamente no computador, certifique-se que:
  1. Você digita rápido o suficiente
  2. Seu teclado e seu digitar não são barulhentos (o barulho certamente atrapalhará a reunião)
  3. Você terá condições de salvar as alterações de tempos em tempos para evitar a perda de informações por queda de energia/bateria. (Aliás, tenha de qualquer maneira um papel e uma caneta, caso isso ocorra. Assim, a reunião continuará independente do restabelecimento da energia elétrica.)
  4. Sempre que possível, faça uma gravação do áudio da reunião. Se você perder alguma informação, anote o tempo de gravação decorrido. Quando estiver revisando ou passando a limpo suas anotações, você saberá o momento certo da gravação para ouvir e complementar sua ata.

Por último, vale lembrar que em uma ata de reunião, por mais grosseiro que pareça, sua opinião não interessa. As pessoas devem saber o que foi discutido e decidido, independente do seu posicionamento sobre os fatos. Dessa forma, você produzirá uma ata de reunião imparcial e completa, como esperado por todos.

Modelo de Ata de Reunião

Para facilitar a sua vida ao criar suas atas e permitir que você visualize melhor tudo o que foi dito, criamos um modelo de ata de reunião elaborado de acordo com todas as dicas que foram dadas nesse texto. Clique aqui para fazer o download do modelo.

Sucesso nas anotações!

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Modelo de Ata de Reunião: Tudo o que você precisa para escrever uma ata de reunião eficiente

Novamente, não vou explicar aqui sobre como planejar ou escolher as melhores opções para fazer suas refeições, mas sim dar dicas de como orçar os gastos com essa parte tão importante da viagem. Aí, num outro momento, a gente vai poder escolher os locais, definir cardápios, etc.

Já tá com água na boca? Ótimo! Mas primeiro, vamos separar o dinheiro no bolso!

Manja que te fa bene!

Cada destino de viagem vai ter um atrativo, um diferencial, quando o assunto é comida. Lembra quando falamos sobre a escolha do destino? Então. É importante levar a alimentação em consideração também!!! O bom é que, se você ainda não considerou isso, dá tempo de rever aí seu planejamento de viagem!

Quando falamos de planejamento financeiro da parte de alimentação, podemos levar em consideração aquela mesma regrinha que usamos para o planejamento da compra de passagens. Lembra? Não? Então clique AQUI!

O único momento da alimentação em que não faz mal colocar uma “gordurinha” a mais é justamente no planejamento financeiro! Afinal de contas, se você planejar gastar mais, e no fim das contas gastar menos, você está no lucro.

Tenha em mente que em viagens a lazer você pode variar muito o estilo da sua alimentação, tanto de um dia para o outro, quanto em comparação à sua rotina.

É normal querer conhecer os melhores bares e restaurantes da cidade, assim como também é muito bom conhecer aquela comidinha caseira, do self-service da esquina.

Então, minha sugestão para fazer as contas é a seguinte:

1) Pesquise. Pesquise os preços dos restaurantes da cidade. Considere até o preço de fast food, nessa hora! Se informe sobre os preços mais altos e mais baixos. Aproveite este momento para separar informações sobre os restaurantes que te chamaram a atenção. Na hora de escolher o melhor tipo de alimentação para cada momento, ou até mesmo de definir o seu roteiro de viagem, essas informações serão valiosas! Inclua valores de bebidas na sua pesquisa!

2) Calcule um valor médio, com o qual é possível um adulto se alimentar bem, tanto para almoço quanto para jantar. Para crianças, considere 2/3 desse valor.

3) Faça as contas: quantos adultos? quantas crianças? quantos almoços e quantos jantares? Multiplique e anote esse valor: esse é mais um que irá compor a quantia que iremos correr atrás!

Não se assuste! É muito provável que você ache o valor das refeições um pouco alto. Na última viagem que meu marido e eu planejamos, por exemplo, o valor médio que encontramos para as refeições foi de R$ 40,00 reais por pessoa, R$80,00 a conta média para cada almoço ou jantar do casal.

O que acontece é que nem todos os dias nossas contas chegaram a este valor. Algumas refeições, considerando bebidas e sobremesas, chegaram a R$50,00. Uma delas chegou a 120,00! Entendem? A gente acaba economizando, sem querer, em algumas refeições. E também, sem querer, se excedendo em outras. Por isso, não se assuste com o valor médio das refeições!

Lembre-se de incluir nos seus cálculos a gorjeta. Aqui no Brasil, o costume é de se pagar os famosos 10%. Em outros lugares do mundo, este valor pode variar bastante. Pesquise o hábito de gorjetas do seu destino e curta suas refeições sem dor de cabeça!

Mas existem ainda outras coisas a serem consideradas. Por exemplo: se você for ficar hospedado em uma pensão ou albergue que ofereça espaço para cozinhar, ou na casa de amigos, uma possibilidade é preparar alimentação em casa.

Neste caso, recomendo que você pense da seguinte forma: quanto você gasta em supermercado com produtos voltados para alimentação? Divida o valor da compra mensal por 30, e multiplique o valor pelo total de dias da sua viagem. Esse cálculo é especialmente válido principalmente se você for viajar com as pessoas que já moram com você, e dividem os mesmos hábitos alimentares.

Caso as pessoas sejam outras, à titulo de estimativa, divida o valor das suas compras mensais por 30 e sem seguida pelo total de membros da sua família. Esse é o valor para “compras de mercado” por dia, por pessoa. A partir daí você pode multiplicar o valor pelo total de dias e pelo número de pessoas envolvidas na viagem!

Mais a frente, falaremos o porquê de escolher e o porquê de não escolher cada tipo de alimentação, como preparar uma boa lista de compras para as férias, e outras dicas.

Há ainda uma opção de “estoque” de alimentação: muitos hotéis e pousadas oferecem lanchinhos nos quartos. Pode ser que o lanche oferecido te agrade, pode ser que não. Se você costuma comer alguma coisa que geralmente não é fornecido no minibar (frutas, por exemplo), você pode fazer uma pequena compra de lanches também. Como regra, sugiro que você calcule o seu gasto diário com essas coisas, e aplique a regra de multiplicar pelo número de dias. Apenas se contenha na hora de comprar por um motivo: você está de férias, e é muito provável que o seu hábito alimentar seja suspenso por uns dias. Você está em outra cidade e pode querer experimentar outros costumes!

Há ainda que se considerar as refeições “intermediárias”, por assim dizer, que você muito provavelmente fará durante os seus passeios. Quem vem ao Rio, por exemplo, acaba conhecendo as comidas típicas de praia (o queijo coalho, o mate gelado, o camarão, as empadinhas… ai, dieta!) e isso faz parte do seu passeio! Se sentir vontade, não se prive! Considere um valor para lanchinhos no seu orçamento. Minha experiência pessoal: 1/4 do valor que você definir para refeições. Sua refeição média é 40 reais por pessoa? Tente reservar 10 reais por pessoa para lanchinhos (incluindo-se aqui aquela água bacana, o cafézinho, etc) em cada passeio pela manhã ou tarde que não tenha por objetivo uma refeição! E não se assuste (mais uma vez) com o valor. Em alguns passeios pode ser que você não tenha tempo ou vontade de experimentar a culinária local. Em outros, pode ser que você acabe até exagerando… Não fique com peso na consciência na hora de lanchar e não vá ficar com sede só pra economizar, né?

Seguindo essas orientações não tem como passar vontade no quesito comida durante a sua viagem. Só não vale depois vir culpar o produzindo.net pelo estrago na dieta! Planeje e divirta-se!

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Planejamento de viagem – Parte 2.3 – Fazendo as contas – Alimentação

Google Tasks {link}

Sua vida está centrada no Google? O Google Tasks é a opção para quem trabalha o dia todo com seu Gmail aberto. Nada mais conveniente para quem se corresponde pelo Gmail, conversa no GTalk, se informa pelo GReader e trabalha no GDocs. E, longe do PC, o Tasks pode ser acessado através de qualquer página móvel, se online, ou em apps para iPhone e Android, se offline. O problema é que o serviço só é eficiente se sua lista de tarefas é pequena e espartana. Quem se vê envolvido em múltiplos projetos no dia-a-dia precisará de uma opção mais robusta. O Remember The Milk, nesse caso, é a escolha, já que se integra muito bem ao Gmail e iGoogle.

Remember the Milk {link}

O aplicativo da vaquinha está no topo da preferência das pessoas que querem trabalhar através de múltiplos computadores e dispositivos móveis. Principalmente quando não são os deles! Programadores, designers e profissionais de TI, que são multiplataforma — a cada momento estão num sistema operacional diferente — estão no topo da lista de fãs. Isso porque o RTM é um gerenciador de tarefas que fica na nuvem, ou seja, é um serviço online acessado a partir de qualquer navegador. Ou seja, não importa em qual máquina se esteja naquele dia, é possível manter sempre uma janelinha aberta com sua lista de afazeres do dia. E o melhor, é gratuito!

Além de tudo, é extremamente versátil e customizável. As listas podem ser organizadas, categorizadas, tagueadas e datadas a gosto do freguês. O sistema de notificações também é elástico, bem como as formas de alimentar suas listas. Precisa adicionar um item novo rapidamente? Você pode fazê-lo sem abrir o aplicativo, a partir do Gmail (ou outros emails), redes sociais, widgets, SMS e, claro, aplicativos para dispositivos móveis. Contudo, para usar apps deve-se aderir ao serviço pago, bem como para usar ferramentas avançadas. http://www.rememberthemilk.com

Omnifocus e Things {links: Omnifocus – Things}

Em comum, Omnifocus e Things são os queridinhos dos macmaníacos, uma vez que só funcionam nas plataformas da Apple: OS X e iOS. A semelhança também está no preço: versões desktop e móvel devem ser adquiridas à parte, e o preço não é nada barato. Ah! E tem uma terceira versão, para iPad, que também é paga à parte. Ou seja, se você possui Mac, iPhone e iPad, são 3 licenças bem salgadinhas a se adquirir. As diferenças são sutis, embora em termos de interface (caprichadas!) eles se assemelhem: o Omnifocus é para os mais “puristas” da metodologia GTD, enquanto o Things é mais simples, intuitivo, moldado à própria metodologia de gerenciamento do tempo de cada pessoa.

Meu primeiro contato com o Omnifocus foi em 2007, através de um iPod touch de 1ª geração, e continuo com ele até hoje. Fiquei ressabiada na hora de passar para as versões desktop e iPad, por causa do preço. Procurei opções mais baratas para administrar minha vida e só perdi tempo: como sigo à risca a metodologia GTD, me entrosei com o aplicativo de forma irreversível. Como minha vida bagunçou na busca por opções, concluí que tempo também é dinheiro — adquiri as demais licenças. Gosto da forma como ele administra projetos e contextos, e é o único software que conheço para pessoas com uma vida atribulada, envolvidas em mil coisas ao mesmo tempo. E a interface super clean impede que se sintam estressadas no meio de tantas atribulações. Mas não recomendo pra todo mundo. Quem não tá a fim de aprender o método achará o software complicado.

GTDAgenda {link}

Esta é a opção para os fiéis seguidores da metodologia GTD que querem fugir das restrições de plataforma ou dos altos preços das licenças do Omnifocus e Things. Funciona online, como o RTM. Também tem versões gratuitas e pagas, com opções de apps móveis.

Awesome Note para iOS {link AppStore}

Sou tão fã desse aplicativo que não tem uma semana que passe sem eu recomendá-lo para alguém. Primeiro, porque é um show para os olhos — e convenhamos, usar um app bonito dá mais prazer e motiva os bagunceiros a se manterem mais organizados. Segundo, porque mata de uma só vez os 2 maiores pontos fracos do iPhone/touch: a ausência de gerenciador de tarefas e o bloco de notas fraquinho. Além disso, é flexível para se transformar notas em tarefas e vice-versa: basta clicar na opção para transformar uma nota em to-do que ele cria um checkbox com data. Bonito, intuitivo e ainda por cima sincroniza com o Google Docs ou Evernote. Quer coisa melhor? Possui versões free e paga para iPhone/touch e uma separada para iPad.

Microsoft Outlook {link}

Quem não quer perder tempo baixando aplicativos e aprendendo a usá-los, tampouco quer em colocar sua vida e seus dados na web, continua administrando sua vida a partir do quase onipresente Microsoft Outlook. Não custa lembrar que os clientes de sincronismo que acompanham celulares e smartphones exigem um PC com Outlook para manter agenda, contatos, notas e tarefas em dia, sem depender de conexão à web. Os mais moderninhos podem chiar, alegando que a nuvem é o futuro. Contudo, Outlook ainda é o presente, e o número de usuários que preferem o tradicional gerenciador da Microsoft pode surpreender. Fato: ter num único ambiente os emails, calendário, contatos, notas e tarefas, integrando-as entre si, é extremamente prático. Quanto às tarefas, poder categorizar, priorizar e sinalizar também ajuda a manter o foco no que é importante no momento.

Pocket Informant {link}

Tão tradicional quanto o Microsoft Outlook, só que no mundo móvel, o Pocket Informant surgiu para Windows Mobile, foi para Blackberry e hoje também se faz presente em iPhone e Android. Funciona de maneira similar ao gerenciador da Microsoft, colocando num só lugar calendário, tarefas e contatos. Para muita gente, ter um ambiente só onde é possível visualizar tudo ao mesmo, é até mais útil em dispositivos móveis. Mas para acompanhar os “novos tempos”, além do sincronismo offline, ele também se integra a serviços da nuvem, como Google, Exchange e ToodleDo. Aliás, sozinho, o ToodleDo também é uma ótima opção online para gerenciar suas listas de tarefas, mais amigável para iniciantes.

A fim de turbinar a organização pessoal, o PI adota ícones (uma mão na roda para vistas semanais e mensais em telinhas diminutas) e permite que o usuário escolha o método Covey (priorização) ou GTD para administrar tarefas e projetos.

* * *

Evidentemente, opções para administrar listas de tarefas é o que não faltam no mundinho digital. Só listei as que efetivamente testei e recomendo. E vocês, o que recomendam?

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Gerenciamento de Tarefas – Conheça várias ferramentas que irão lhe auxiliar a ser mais eficiente

Contudo, muita gente consegue fazer mil coisas e ainda sobra tempo para ir ao cinema, passear, praticar esportes. Mesmo com família e filhos! Afinal, as 24 horas do dia são iguais para todo mundo. Então, qual o segredo?

Talvez o grande vilão não seja simplesmente a vida moderna, mas o modo como se administra o tempo. No dia-a-dia, falta ser organizado, metódico, saber fazer escolhas, ser assertivo e acompanhar seu desenvolvimento como base para futuras decisões.

As listas de tarefas são grandes aliadas. Não importa se são feitas num bloco de papel ordinário, numa sofisticada Moleskine ou numa bela e colorida agenda. Mas verdade seja dita, precisamos escolher um método que nos dê prazer em usar, senão logo o abandonamos. Belas agendas e boas canetas são altamente motivacionais. E… bem, como sou uma entusiasta da tecnologia móvel, que tal se presentear com um gadget delicioso como o iPod touch (barato e não exige planos mensais) para começar a se organizar de forma animada? Neste post darei algumas dicas para usar seu dispositivo móvel para administrar listas de tarefas.

Aplicativo

Não pense que você precisará de um smartphone que custa os olhos da cara. Às vezes, o celular que você já tem possui um aplicativo chamado “tarefas”, ou “to do”. Se for este o caso, aproveite que ele está sempre com você e transforme-o na sua lista de tarefas. Dizer que perdeu a lista de papel ou esqueceu a agenda em algum lugar não será mais desculpa.

Os antigos Palms e Pocket PCs possuem um aplicativo de tarefas há mais de década. Blackberries e muitos Nokias também. Androids e iPhones não (por enquanto), mas há dezenas de opções gratuitas em suas lojas de aplicativos.

Brainstorm

Todo início de semana, geralmente aos domingos à noite, pego papel e canetas coloridas e monto um mapa mental de tudo aquilo que preciso fazer durante a semana. Consulto na agenda os compromissos e tarefas previamente marcadas e boto também no papel para facilitar a organização. Ande pela casa. Fuce nas suas pastas e materiais de trabalho. Verifique a despensa. O importante é esvaziar a mente, não esquecer de nada, nem as tarefinhas mais simples.

Contextos

Certos aplicativos de tarefas permitem categorizá-las. Nesses casos, geralmente vem com 2 categorias previamente criadas: pessoal e profissional. Esqueça-os. Desde que conheci a metodologia dos contextos, quando li Getting Thing Done, de David Allen, minha organização pessoal tomou outros rumos.

Contextos são pré-requisitos necessários para a realização daquela tarefa. Por exemplo, para escrever um relatório, é preciso um computador. Para agendar consulta no dentista, um telefone. Para arrumar o armário do quarto, é preciso estar em casa. Assim, nascem os contextos @pc, @telefone e @casa. O símbolo da arroba significa “at” em inglês e virou padrão para identificar contextos.

Não é possível pré-definir uma lista de contextos para todo mundo. Cada um tem seu próprio estilo de vida, e os contextos precisam se adaptar a ele. Algumas sugestões são: @casa @escritório @home-office @rua @faculdade @pc @telefone. Também é possível criar contextos para pessoas, por exemplo, @chefe, para as ações que obrigatoriamente as envolvem. Outra boa idéia é @esperando, para as tarefas que você delegou e precisa acompanhar se foram executadas.

Todas as tarefas que preciso fazer na rua são colocadas no contexto @rua (do inglês “errands”, proposto por David Allen). Isso economiza tempo e minimiza o estresse que passamos no trânsito das cidades. Assim, se naquela semana precisarei ir no correio, comprar cartucho de impressora e depositar um cheque, poderei aproveitar para fazê-los no dia da minha consulta ao dentista. Listo todos os afazeres na categoria @rua e tiro uma única tarde da semana para cuidar disso. Não precisarei me preocupar com saídas e interrupções no trabalho nos outros dias. Certos lugares que seriam inicialmente @rua podem ser “promovidos” dependendo da sua frequência. Como @supermercado, @feira, @xerox, @biblioteca etc. Para o contexto @telefone é assim. Separe 15 minutos antes de começar o trabalho, cheque sua categoria @telefone e faça todas as ligações de uma só vez.

Recentemente tive que revisar meus contextos. Aliás, percebi que a cada 2 anos aproximadamente sou obrigada a redefini-los, pois com o tempo nosso modo de trabalhar muda. Por exemplo, os contextos @pc, @mac, @netbook, @smartphone etc perderam o sentido já que tendemos a armazenar nossas coisas na nuvem. Hoje, só @online e @offline se tornaram suficientes. Além disso, criei contextos meio exóticos por causa do meu estilo de vida. Por exemplo, @avião — culpa do nosso sofrimento em aviões e aeroportos, um tempo que seria jogado fora. Em princípio @offline pareceria suficiente, mas nem todas as ações estão relacionadas com computador.

Por fim, outra sugestão de David Allen: @talvez/um dia. Ali você pode colocar todos os seus desejos e planos que um dia você queira talvez colocar em prática. Por exemplo, comprar uma máquina de café, fazer um jardim de inverno, matricular-se num curso de francês, ler certo livro, visitar um amigo que mora a 3.000 km… Basta periodicamente dar uma espiadela nesta lista.

Projetos

Ação é uma única tarefa, que precisa de um único passo para ser cumprida. Projeto é um conjunto de ações, e todas devem ser executadas para concluí-lo. Por exemplo, fazer um vestido de formatura é um projeto. A lista de ações é: 1. marcar hora com a costureira, 2. escolher o modelo do vestido, 3. comprar tecidos e pedrarias, 4. fazer 1a prova, 5. fazer 2a prova, 6. buscar o vestido.

Um dos responsáveis pela nossa mania de procrastinar é a forma de fazermos nossas listas, que acabam parecendo excessivamente cansativas. Quando transformamos certa tarefa num projeto, quebrando-o em múltiplas ações, parece que fica mais fácil cumpri-lo — caso do vestido de formatura.

Importante ou não importante

Algumas metodologias de organização pessoal recomendam que classifiquemos nossas ações em importantes ou não importantes, urgentes ou não urgentes… Ou usando a escala de 1 a 4 para o grau de importância. Não sei vocês, mas eu vivia enrolada quando priorizava tarefas assim. Por exemplo, comprar cartucho de impressora é bem menos importante que entregar o orçamento ao cliente. Resultado? Marcava as bobeirinhas como “4″ e me esquecia delas, focando no trabalho principal. Quando terminava de fazer o orçamento, me dava conta que não tinha tinta para imprimi-lo…

Prazos

Coloque como prazo (“deadline”, ou “due date”) uns 2 ou 3 dias antes da data original, dependendo do tipo do seu trabalho. Emergências acontecem, e com essa carta na manga, sobrarão brechas de tempo para resolvê-las. Assim, uma noite em claro com o filho doente não mais atrasará a entrega da proposta comercial àquele cliente importante.

Exatamente por causa das emergências, é preciso estipular prazos realistas para seus projetos. Não fique tentado em encher de tarefas uma semana que inicialmente pareça folgada. Tenha bom senso e equilíbrio, lembrando que é preciso também cuidar de você. Idas ao salão, manicure, happy-hour ou academia não parecem importantes à primeira vista, sendo os primeiros sacrificados numa emergência. Mas tais frivolidades tem papel importante na auto-estima e, consequentemente, no sucesso do planejamento semanal.

E para encerrar, o melhor trunfo da sua agenda eletrônica: alarmes! Agendas de papel não apitam. Use e abuse dos lembretes sonoros para não esquecer dos prazos.

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Na continuação deste artigo, dicas de aplicativos para Android e iPhone para vocês se organizarem melhor, de acordo com seu ritmo de vida. O aplicativo certo para cada tipo de usuário!

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Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Gerenciamento de tarefas – Como fazer de forma eficiente?

Hoje, vamos falar de hospedagem. Da mesma forma que fizemos no outro texto, ainda não vamos discutir como escolher a sua hospedagem: isso será feito em um próximo texto. Hoje vamos fazer considerações sobre os tipos de hospedagem disponíveis, para que você possa escolher qual é a melhor opção baseado nas suas condições financeiras e no perfil dos envolvidos na viagem. 

Tipos de hospedagem

Assim como os transportes, as possibilidades de hospedagem são bem variadas. Cada uma tem seus aspectos positivos e negativos,  variação de custo, conforto, etc. Tanto para viagens nacionais quanto internacionais, acredito que as opções principais ficariam entre as seguintes:

• Casa de parentes/amigos
• Albergues
• Pousadas
• Hotéis

Em todos os casos, obviamente, você deve estar preparado financeiramente.

Casa de parentes/amigos

Pode ser a mais barata das opções, mas não é por isso que é de graça!

Manda a boa educação que você ajude com as despesas da pessoa que está te recebendo. Entenda que a pessoa está assumindo gastos ao te receber e é muito provável que ela não aceite que você faça um ressarcimento formal, em dinheiro, por isso. Você pode combinar previamente com a pessoa, caso tenha intimidade o suficiente para isso. E caso a pessoa não aceite, ainda assim, existem pequenas gentilezas que você pode fazer.

Calcule primeiramente o custo que você e seus companheiros de viagem representam aqui. Inclua nos seus cálculos alimentação, luz, água, telefone, e tudo mais que você achar que vai representar um acréscimo às contas da pessoa que está te recebendo. Para fazer esses cálculos, minha dica é a seguinte: descubra quanto você custa para você mesmo. Calma, vou explicar mais detalhadamente!

Some suas despesas de supermercado, luz, água, gasolina e telefone mensais (nesses dois últimos casos, apenas se você for utilizar o carro da pessoa, com ou sem ela, e o seu telefone). Divida este valor por 30. Este é o seu custo diário para você mesmo. Atenção: para supermercado, considere apenas o custo das refeições que você pretende fazer na casa da pessoa. Se for só o café da manhã, considere apenas isso, por exemplo.

Multiplique este custo diário pelo número de dias que você vai passar na casa da pessoa. Este é o valor que você deve considerar para ressarcir à pessoa que está te hospedando. Se mais pessoas estiverem com você, multiplique o valor pelo número de pessoas.

Novamente, dificilmente uma pessoa vai abrir a porta da sua casa e aceitar o ressarcimento… Mas pode acontecer! Esteja preparado!

Caso a pessoa não aceite, é de bom tom que você ofereça um presente ou até mesmo um jantar de despedida! Uma boa faixa de preço a se considerar para o presente e/ou jantar é o valor que você calculou aí em cima.

Albergues

Também entre as mais baratas das opções, os albergues exigem um bom planejamento de viagem para que o sonho não se transforme em um pesadelo. Quando começarmos a falar sobre como escolher sua hospedagem, darei mais dicas sobre como escolher um bom albergue. Mas para fins de planejamento financeiro basta que, incialmente, você tenha os contatos de um albergue. Dois sites interessantes para pesquisar albergues são o http://www.albergues.com.br/ e o http://www.hihostels.com/.

Sabendo seu destino, é só calcular: valor da diária multiplicado pelo total de pernoites no albergue e pelo número de pessoas que estão viajando com você.

Lembre-se que, dependendo da antecedência com que você está planejando sua viagem, os preços podem variar. Então, sempre calcule este orçamento com uma pequena “margem de segurança” para evitar surpresas.

Outra coisa: alguns albergues cobram pelo uso de utensílios e eletrodomésticos (secador de cabelos, por exemplo!!!) ou até mesmo por alguns espaços. Esteja preparado para este tipo de gasto no seu orçamento, fazendo uma boa pesquisa nos sites e entrando em contato com os administradores de cada espaço que te desperte o interesse.

Pousadas

Um pouco mais formais do que os albergues e um pouco menos formais do que os hotéis, as pousadas são uma boa opção tanto para quem viaja sozinho ou em pequenos grupos.

A maneira para se realizar o orçamento deste tipo de hospedagem se assemelham bastante à dos albergues. Com uma única diferença: recomendo que você acesse o site da cidade para onde você deseja ir! Geralmente, as cidades (principalmente as turísticas) fazem parcerias com as melhores pousadas da região. Lá, você pode encontrar uma lista de boas pousadas e os links para seus próprios sites. Assim, você faz uma pesquisa de preço mais completa e pode planejar o seu custo de hospedagem. Lembre-se: você não vai escolher uma pousada agora!!! Essa etapa é só para que você tenha uma noção de quanto a sua viagem vai custar! Até a escolha da sua hospedagem definitiva, ainda temos muito chão a percorrer!

Hotéis

Das opções de hospedagem, geralmente é mais cara, e talvez (talvez!) a mais confortável. Para fazer um bom orçamento de hotel, leve em consideração as mesmas dicas de escolha de pousadas. Mais adiante, falaremos sobre dicas para escolher um bom hotel, levando em consideração, inclusive, possíveis convênios firmados com cartões de crédito, etc.

Neste momento, preocupe-se em fazer uma pesquisa de preços e de estrutura para ver se os quartos comportam a quantidade de pessoas que vão viajar com você. Se, por exemplo, você uma esposa e três filhos pequenos, é provável que queira que todos fiquem juntos no mesmo quarto, e não é todo hotel que comporta essa quantidade de pessoas em apenas um quarto. Se não comportar, você precisará de dois quartos e terá que considerar duas diárias por cada dia que ficar no hotel, e precisará considerar isso no seu orçamento.

Anotando os valores

Descobriu seu “número da sorte” para o orçamento de hospedagem? Anote!

Sugiro que você comece uma planilha para anotar todos esses valores. Não se assuste se esse valor começar a parecer muito acima da sua realidade. Sonhe na medida do seu sonho! Não escolha nada por ser mais barato: nosso objetivo é fazer com que você se planeje para organizar a viagem dos seus sonhos. Se necessário, futuramente você pode adaptar os valores.

No próximo texto vamos falar sobre como calcular seus gastos com alimentação no seu período de viagem! E só de falar eu já fico com água na boca…

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Planejamento de viagem – Parte 2.2 – Fazendo as contas da Hospedagem

Sei como você se sente, pois já passei por essa situação. Por isso, trago hoje algumas dicas práticas e espero que elas o ajudem tanto quanto me ajudaram. Com certeza você já deve ter ouvido muitas delas por aí.

Segue, então, a primeira, que não se aplica apenas às dicas que vou passar agora, mas também a tudo o que aprender, sobre qualquer assunto:

Você precisa colocar em prática os conhecimentos que adquirir. Não precisa fazer isso de imediato, mas gradativamente.

Entenda essa dica como a número zero: colocar em prática o que aprender.

Ótimo, agora que você entendeu, aí vão as dicas para quando você tem muitas coisas para fazer:

• Priorizar. Priorizar é o segredo dos segredos: faça primeiro o que for mais importante. O problema é que para isso, você precisa definir escalas de prioridades. Um exemplo é escolher o que for dar mais resultado, em menos tempo. Agora eu vou dizer uma coisa que a maioria das pessoas não fala, quando o assunto é priorizar. Para saber o que é mais importante, você precisa saber aonde quer chegar, quem quer ser. Isso significa definir os seus sonhos, objetivos e metas. Entenda de uma vez por todas: se você não sabe aonde quer chegar, não vai saber o que é mais importante para chegar lá. Escrevi um artigo sobre como definir suas metas e objetivos que foi publicado aqui no blog, vale conferir e entender como definir os seus.
• Saber dizer NÃO. Esse é o principal motivo pelo qual a maioria das pessoas acaba com muitas coisas por fazer (e normalmente não conseguem fazer nada direito). Saber dizer não é uma arte difícil, mas pode ser aprendida por qualquer um.
• Ter foco. Faça uma coisa por vez e faça bem feito. Você já priorizou, sabe o que tem que fazer primeiro. Agora se concentre apenas nessa tarefa e em nenhuma outra mais. A segunda atividade não interessa agora, só vai interessar depois que você terminou a primeira. O Daniel James escreveu um artigo muito bom sobre o método Pomodore de para concentrar em uma atividade. Acesse e leia.

Uma dica prática sobre como eu organizo minhas tarefas diárias: uso um caderno escolar, desses de 200 folhas, coloco no topo a data e listo todas as tarefas que tenho para realizar naquele dia. Esse método é interessante porque posso colocar tarefas agendadas para os dias seguintes também. De manhã, antes de qualquer coisa, priorizo as tarefas que tenho para realizar na manhã daquele dia. Geralmente são de cinco a oito tarefas grandes e outras menores, rápidas. No começo da tarde realizo a mesma operação.

Outra dica interessante é lembrar-se de reservar tempo para imprevistos. Você pode se atrasar com algum telefonema ou levar mais tempo com algum cliente do que havia planejado. Tudo isso e muitas outras coisas podem ainda acontecer. Fique atento!

Acredito que, com o que você encontrou nesse texto, poderá despachar as suas tarefas. Entenda que isso não vai diminuir o trabalho que você tem para fazer, a diferença é que você vai sistematizar o seu trabalho e conseguir produzir muito mais do que antes, em menos tempo. E lembre-se da dica número zero: coloque em prática o que aprendeu.

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Muita coisa para fazer? Veja algumas dicas para minimizar seus problemas!

Hoje continuarei neste mesmo tema, porém como uma abordagem mais prática: dicas de uso do Evernote no dia-a-dia. Saiba que é possível usar seu dispositivo móvel como um grande aliado na hora de capturar e resgatar informações!

Livros para ler

Todos nós temos uma “lista mental” de livros que gostaríamos de ler. Ou então, anotamos num pedaço de papel dados de um livro que nos interessou… e nunca mais vamos atrás dele. Dica: crie um bloco de notas no Evernote chamado “livros para ler” e salve lá fotos de capas de livros, páginas da web, resenhas de jornais e revistas, etc. Você terá uma única lista concisa que facilitará muito na hora de passar por uma livraria, comprar em lojas online e aproveitar promoções.

Artigos para ler

Para não atrapalhar sua produtividade no trabalho, sempre que se deparar com um artigo ou notícia interessante na web, capture a página e salve num bloco de notas específico, chamado “ler” ou “a ler”. Interrupções nos custam caro em termos de tempo, pois levamos precisos minutos para recuperar o “fio da meada”. No final da tarde, ou no começo do dia seguinte, aproveite para ler tudo o que ficou reservado. Dica: se você tem um tablet, aproveite e desfrute do momento em sua poltrona favorita, acompanhado de uma bela caneca de chá ou café.

Trabalhos escolares

Está fazendo um trabalho escolar ou acadêmico? Crie um bloco de notas só para ele e salve todo seu material de pesquisa. Além de se ganhar tempo na hora de acessar as informações, lembre-se que o Evernote é ubíquo: nos computadores da faculdade ou em qualquer outro lugar, você terá acesso a elas. Basta um navegador.

Recortes de revistas

Minha avó gostava de colecionar revistas de crochê. Mas e na hora de achar o molde daquele casaquinho para bebê visto anos atrás? Se você gosta de uma publicação, revista, jornal, blog ou website, crie um bloco de notas só para ele e use as tags para identificar o tema e facilitar as buscas. Seu colunista ou escritor favorito também pode ganhar um bloco próprio, o que tornará simples os ato de reler os melhores artigos.

Cartões de visita

Não sabe o que fazer com aquela pilha de cartões de visita na gaveta ou na caixa de sapatos? Fotografe-os com a câmera do celular e salve no Evernote. Crie um bloco de notas só para cartões de visita. Buscar por alguém depois, mesmo que não se lembre do nome (por exemplo, apenas a empresa), é questão de segundos até encontrá-lo.

Cosméticos

Eu tenho um inventário dos meus cosméticos, para saber o que tenho, o que não tenho e o que está no fim. As compras ficam inteligentes, pois compro só o que efetivamente preciso e aproveito promoções. Mas também tenho uma lista de compras que monto gradualmente, para aproveitar a próxima ida ao exterior e não esquecer dos meus cremes importados favoritos.

Sugestões de presentes

Chega uma data festiva e é sempre a mesma coisa. O que comprar? Porém, longe destas datas, acontece de acidentalmente encontrarmos algo que possa ser interessante para presentear alguém. Fotografe e salve num bloco chamado “sugestões de presentes”. O GPS do celular se encarregará de ajudá-lo a achar a loja depois.

Receitas

Além de ter um bloco de notas só para receitas, gosto de colocar nas tags os principais ingredientes. Assim, se eu tiver frango em casa e quiser uma receita em que possa aproveitá-lo, basta procurar pela tag “frango”. Isso é ótimo também para receitas com frutas de época. Aqui em casa, em época de caqui, é uma festa. Merengue de caqui, iogurte de caqui, bolo de caqui…

Checklists

Tenho um bloco de notas chamado “checklists” onde guardo listas. Lista de viagens de lazer, de viagem a negócios, de viagem internacional, de aplicativos para baixar, de itens da minha bolsa da academia, lista básica de supermercado e de feira, e muito mais.

Prontuário médico

Nada me ajudou mais no período que fiquei gravemente enferma ano passado do que meu bloco de notas “prontuário médico”. Escaneei cada exame, cada receita, e fiz anotações de cada visita médica. Continuo guardando o andamento da minha saúde ali. Dica: crie um bloco de notas para cada membro da sua família. Ficará muito mais fácil acompanhar retornos ao pediatra, ao dentista, e até ter um controle de todos os medicamentos já tomados. E durante alguma consulta, se quiser checar alguma informação antiga, é só sacar o smartphone do bolso.

Filmes para ver

Funciona exatamente como o “livros para ler”. Só que ali vão resenhas de filmes interessantes, capas de DVDs ou mesmo uma anotação à mão de um filme que um amigo recomendou. Quando você estiver na porta do cinema ou da locadora, é só checar o smartphone.

Lugares para ir

Como adoro viajar, sempre que encontro na web alguma exposição, restaurante ou atração interessante, salvo neste bloco de notas. Nas tags, coloco o nome da cidade. Quando chego lá, já sei exatamente onde quero ir.

Livros lidos

É para onde migro as notas do bloco “livros para ler” depois que os li. Mas frequentemente mudo a anotação, adicionando minhas próprias impressões e resumos.

Rascunhos de posts

Rascunhos de posts de blogs e colunas que escrevo possuem uma pasta própria para cada publicação. É lá que jogo idéias, mind-maps e onde nascem as primeiras frases dos artigos. A qualquer momento, posso pegar meu laptop, tablet ou smartphone e trabalhar num texto em andamento.

Notas fiscais

Notas fiscais e garantias, nunca se sabe quando se precisará delas. Guardo-as também fisicamente numa pasta em meu armário, mas antes sempre procuro no Evernote para checar datas de compras, endereços de assistências técnicas e até manual de instruções.

Curriculum

Certificados de cursos são escaneados e salvos nesta pasta. Quem tem Lattes pode usá-la para guardar documentos comprobatórios de cursos, artigos escritos, etc.

Talvez/um dia…

Eletrodomésticos, utensílios interessantes, projetos para o futuro, idéias malucas… tudo o que não tem data para acontecer mas que pode ser interessante no futuro, vão para esta pasta.

Arquivo

Tudo o que não cabe nas outras categorias vai para uma categoria chamada simplesmente de “arquivo”. Nunca tive problemas para achar nada, graças ao poderoso mecanismo de buscas do Evernote, que nunca me deixou na mão, e à utilização dos tags.

E vocês? Que dica de uso do Evernote tem para compartilhar conosco?

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Gerenciamento eficiente de anotações – Parte 2

O primeiro passo pra fazer um planejamento financeiro da sua viagem é identificar os seus gastos. Existem alguns gastos básicos e que podem ser considerados padrão quando falamos de viagem:

• Transporte
• Hospedagem
• Alimentação
• Passeios
• Compras e lembrancinhas

Como este texto estava ficando muito maior do que eu esperava, resolvi dividir em pequenas partes. O texto de hoje trata exclusivamente sobre o planejamento de transporte, e nos próximos textos, a gente aborda os outros.

Parte 2.1 – Fazendo as contas – Transporte

Quando falamos de transporte, devemos pensar em 3 situações:

• Transporte: como você vai de uma cidade à outra
• Transporte: como você vai andar pela cidade
• Transporte: como você vai sair da sua casa para chegar ao meio de transporte que vai te levar de uma cidade à outra.

Ficou confuso? Então vamos criar uma viagem hipotética de 9 dias (e 9 noites), em que os personagens são meus pais, saindo de Brasília (cidade deles) para vir me visitar no Rio de Janeiro.

Primeira pergunta: como eles viriam de Brasília para o Rio?

Não vamos abordar aqui a melhor forma de escolher sua opção de transporte, porque isso será feito com mais calma em outro texto. E por motivos que serão explicados neste outro texto, meus pais resolveram vir para o Rio de Janeiro de avião.

E aí? Quanto custa vir para o Rio de Janeiro, partindo de Brasília, de avião? Mundo moderno, cheio de promoções, passagens acessíveis… Opa. Preços que variam com muita frequência. Podem variar mais de 100%, e Talita, essa coisa de planejar tá começando a ficar complicada.

Acalme-se e recomponha-se! A idéia aqui é justamente fazer um planejamento, e como tal, exige uma certa flexibilidade.

Sendo assim, para pesquisar preços, escolhi um período em que geralmente as passagens são um pouco mais caras. Julho, mês de férias escolares. Selecionei também os dias e horários em que passagens normalmente são mais caras: sexta à noite, para ida e domingo à noite, para volta. Também optei por vôos diretos, sem escalas, que usualmente são mais caros também.

Na hora de se planejar, optar pela opção mais cara é uma atitude válida. Afinal, se você fizer isso e ainda assim conseguir fazer sobrar dinheiro (você planejou gastar R$1.000,00 de passagens, mas acabou gastando R$500,oo, por exemplo), você pode reservá-lo para outros momentos da sua viagem. Mas tome muito cuidado… Se você optar sempre pela opção mais cara, o orçamento pode acabar estourando, o que fatalmente irá te desanimar, podendo ainda fazer você adiar a viagem por mais tempo do que o necessário.

Pense comigo… A combinação de passagens mais cara que eu encontrei (na data de hoje), com as características da viagem hipotética dos meus pais, fica em torno de R$750,00 por pessoa (fora taxas de embarque). A combinação mais barata, R$260,00.

Esta é uma viagem que eu tenho realizado com uma certa frequência, então me arriscaria a dizer que aprovisionar R$350,00 (por pessoa) seria o ideal para que os meus pais consigam passagens com essa configuração. Mas… e se eu não fizesse essa viagem com frequência? Como eu poderia estipular um valor adequado para o meu planejamento?

• Uma opção simples e preguiçosa: mediana. Some o valor mais alto ao valor mais baixo e divida por 2. Taí seu número.
• Uma opção simples, mas não tão preguiçosa: média. Identifique através de sites de pesquisa de passagens aéreas a faixa de preço em que se concentra o maior número de opções de passagem.
• Uma opção trabalhosa: Pesquise (com seus amigos ou na internet) quanto as pessoas têm investido em passagens similares às que você deseja.
• Uma opção segura: Bem. Todas as sugestões acima, combinadas.

Essa mesma regra de pesquisa de preço serve pra quem vai viajar de ônibus. A diferença é que a variação de valores das passagens é bem menor.

Para viagens com seu próprio veículo, considere a distância a ser percorrida, o valor do combustível, o rendimento de seu carro e pernoite. Existem alguns sites que podem ajudar nessa tarefa, mostrando os melhores pontos para abastecer, se alimentar, descansar; e com softwares que calculam seu gasto provável.

Mas basicamente, se meus pais viessem de carro, as contas seriam:

• Distância aproximada: 1200km
• Rendimento do carro do meu pai (na cidade): 15km/l
• Preço do combustível (mediana Rio-Brasília): R$ 2,72
• Preço de um quarto em um hotel mediano no interior de Minas Gerais: R$80,00

1200km / 15km/l = 80 l

80l *R$ 2,72 = R$ 217,6

Considerando ida e volta, só de combustível seria necessária a quantia de R$ 435,20.

Há de se considerar outros gastos para viagens com o próprio veículo. O custo de uma manutenção preventiva é o primeiro deles. Afinal, você não quer arruinar suas férias antes mesmo de chegar lá, certo? Considere a possibilidade de trocar peças de custo considerável, como os pneus e também coisas relativamente pequenas, como uma troca de óleo e pastilhas de freio. Verifique se seu veículo está realmente tem condições de fazer viagens. Faça um orçamento com o mecânico da sua confiança e coloque esses valores no orçamento, junto com o valor do combustível.

Definido esse valor, anote! E lembre-se: você escolhe como vai viajar pela conveniência, não pelo valor!

Segunda pergunta: como eles vão andar pela cidade?

Meus pais têm muitos parentes aqui pelo Rio, mas poucos deles estão motorizados. Eu mesma, não tenho carro. Meu marido e eu moramos em uma região do Rio de Janeiro que é bem atendida pelo sistema de transporte público, o prédio em que moramos não tem garagem, e o metro quadrado para guardar um carro está mais caro do que o metro quadrado para guardar um filho. Decidimos que não precisamos de carro. =)

Mas eles não vão ficar paradinhos, sentadinhos, vão querer andar muito por aí. As opções para eles andarem pela cidade são:

• Carona com a família
• Aluguel de carro / Taxi
• Transporte público

Assim como na nossa primeira pergunta, aprofundaremos sobre como escolher a melhor opção em um futuro texto. Por hoje, só a programação financeira mesmo.

Carona: É de graça. Mas pode ser de bom tom contribuir com um taque de combustível, né? Seria esse o valor máximo a ser previsto como gasto.

Aluguel de carro: A pesquisa de preço pode seguir a mesma filosofia das passagens aéreas. Avalie se, para o perfil da sua viagem, é mais interessante optar pela quilometragem livre ou não. Considere o perfil de sua viagem quando for decidir os opcionais do carro, como direção hidráulica e ar-condicionado. Para o táxi, você precisa saber o valor da bandeirada e do quilômetro rodado (em bandeira 1 e 2) para seus cálculos. E também uma estimativa de quilômetros que você deve correr. Táxi aqui no Rio, pra quem vem de Brasília, é sempre considerado barato. Estabeleça um valor médio para suas “corridas” e multiplique pelo número de “corridas” da sua viagem.

Transporte público: Você precisa fazer as contas de quanto gastaria em média por dia, por pessoa, para andar á vontade pela cidade. Considerando que o valor da passagem de ônibus, trem, metrô e barcas no Rio de Janeiro variam hoje de R$2,35 a R$14,00 e que meus pais visitariam de 2 a 3 lugares por dia, acredito que um bom valor por dia para planejamento poderia ficar em torno de R$20,00 por dia, por pessoa. Como o roteiro ainda não foi definido é difícil dizer quanto exatamente cada um vai gastar com transporte público. Ao definir o seu roteiro de viagem você pode refazer os cálculos e verificar se esse valor aumentou ou diminuiu. Minha dica é a seguinte: planeje-se sempre para ter uma sobra em dinheiro, de forma a se precaver contra “surpresas”, tal como um súbito aumento no valor das passagens ou até mesmo uma greve ou paralisação nos transportes públicos.

Sempre é possível mesclar as opções. Pense nessa possibilidade quando estiver organizando seu roteiro de viagem. Assim, você pode escolher quais os melhores dias para alugar veículo, andar de táxi e escolher os melhores horários e valores para utilizar o transporte público.

Terceira pergunta: Como eles vão chegar até o aeroporto?

No nosso exemplo, estamos falando dos meus pais indo de casa para o aeroporto de Brasília. Como tomar essa decisão, a gente explica lá na frente, em outra oportunidade. Mas já o planejamento…

Eles poderiam usar praticamente as mesmas opções de transporte que usariam durante as férias aqui no Rio: carona, taxi, veículo próprio ou transporte público.

Carona: De graça! Vale ajudar com o combustível, então é o valor máximo a ser previsto como gasto nesse caso.

Táxi: Você pode calcular o valor pela soma da bandeirada com o valor do quilômetro rodado (multiplicado pela distância a ser percorrida). Alguns sites fazem isso, com opção de escolha entre bandeira 1 e 2. Vale lembrar que existe uma tabela de preço para o transporte de volumes como malas e caixas. Então, inclua isso no seu planejamento.

Veículo próprio: Além do consumo básico de combustível e desgaste normal do seu carro (que não será muito, acredito eu) você deve colocar no seu planejamento financeiro o valor do estacionamento. Claro, você pode optar por um estacionamento público. Mas lembre-se que isso deixará seu carro bastante vulnerável durante vários dias.

Transporte público: Aqui, você calcula apenas o valor das passagens.

Mas em todos os casos, lembre-se: você vai e volta. Então multiplique os valores por 2 (exceto as diárias de estacionamento).

No próximo texto vamos falar sobre o planejamento financeiro quanto à hospedagem!

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Planejamento de viagem – Parte 2.1 – Fazendo as contas do Transporte

Enquanto se tem um caderno de notas, as chances de se perder alguma informação importante são reduzidas. Mas nossa vida não gira em torno de cadernos. Também guardamos recortes de jornais e revistas, folhetos de propaganda, bulas de remédio e até guardanapos! E, considerando a era da internet, formamos também uma “pilha virtual” de artigos para ler mais tarde ou guardar para futuras pesquisas.

É justamente a pesquisa o calcanhar de aquiles dos métodos de anotação tradicionais. Quantas revistas você não separou para ler mais tarde, por causa de determinado artigo, e nunca mais a encontrou? E se encontrou, durante uma faxina, nem se lembrava mais por que a guardou?

No digital, fica mais fácil organizar seu sistema. Tudo fica centralizado num só local. Minha solução favorita é o Evernote, gratuito e bastante popular. Sou fã de carteirinha. Primeiro, por causa da ubiquidade: ele funciona online, em PC, Mac, Linux e dispositivos móveis. Nem precisa ser numa máquina sua. Pode ser de qualquer computador com internet, em qualquer lugar do mundo, como se faz com os webmails. Depois que o conheci, todos os outros sistema passaram a me parecer primários demais. Antes dele, eu usava o modo de notas do Outlook (herdado do Palm Desktop) e OneNote da Microsoft.

Ainda que o conceito do Evernote seja trabalhar na nuvem, nos desktops as anotações também ficam salvas localmente, e dá até para optar em não mantê-las (todas ou algumas) online. Em dispositivos móveis, por questões de espaço e tráfego de dados, só é possível acessá-las com conexão ativa, salvo uma ou outra que você marque como “favorita”. Contudo, usuários pagos podem escolher categorias inteiras para manter guardadas no aparelho — o limite é o armazenamento do próprio celular.

Porque o Evernote é o melhor

• Catalogar sites interessantes da web nos seus favoritos é uma coisa. Salvar artigos específicos nos favoritos é outra, e é um erro. Primeiro, porque quando você precisar daquele artigo, ele pode não mais estar lá. Segundo, você terá que estar obrigatoriamente online. Terceiro: é inviável fazer buscas. Se você não se lembra do título do artigo, ou do autor, ou do site, mas lembra do assunto, é impossível procurá-lo. A ferramenta Clipping do Evernote copia e cola a referida página dentro de uma nova nota, salvando-a para sempre. Qualquer palava dentro do artigo é “procurável”. Minha dica é: remova banners e propagandas, se houver, pois podem atrapalhar futuras buscas.
• É possível associar “tags”, ou etiquetas, a cada anotação. O objetivo é facilitar identificações, buscas, catalogamento, etc. Por exemplo, salvar artigos na web e usar “TCC” nas tags, para facilitar um futuro trabalho da faculdade.
• Procurar palavras dentro de fotografias também é possível com o Evernote. Se você quiser, pode fotografar uma placa, por exemplo, e futuramente realizar buscas com os escritos desta placa. A responsável por isso é uma tecnologia chamada OCR, que significa “reconhecimento ótico de caracteres”.

• Scanners são os melhores amigos do Evernote. Alguns deles, como o ScanSnap da Fujitsu, a linha com SmartSolutions da Lexmark e modelos protáteis como o Doxy e Scan Book2 possuem integração nativa com o Evernote. Ou seja, escaneou, foi para seu arquivo. Formam uma dupla e tanto para profissionais que procuram ter uma vida com menos papel.
• O Evernote nasceu no conceito da mobilidade. Está presente em praticamente todos os sistemas operacionais móveis. Além de procurar suas notas em qualquer lugar, a qualquer hora, a captura de informações passa a ser mais consistente. E, se não for possível anotar no próprio Evernote, usando o teclado, a câmera do celular, quebra um galhão. Placas, bilhetes, etiquetas de produtos, capas de livros, embalagens, páginas de livros e revistas…

Para usar a câmera do celular como ferramenta de captura, a quantidade de megapixels não é tão importante. Certifique-se que ela possui modo macro ou autofoco, que é essencial para fotos de perto, permitindo que os caracteres fiquem legíveis.

Ainda dentro do conceito da mobilidade, não é preciso escrever onde você fez uma anotação ou foto. Se o seu dispositivo móvel possuir GPS, as coordenadas geográficas ficam salvas. Depois, dá até para procurar, num mapa, as anotações feitas em todos os lugares!

Na continuação deste artigo, continuarei falando do uso do Evernote: um pouco mais sobre ferramentas, dicas para iniciantes, e outras utilidade para o aplicativo.

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Gerenciamento eficiente de anotações