Você já sentiu que está gastando mais tempo do que o necessário em algumas atividades? Já terminou de fazer algo e percebeu que podia ter terminado muito mais cedo? Quanto tempo você gasta nas suas atividades?

Por quê será que essas coisas acontecem? Existem fatores externos que contribuem para isso, mas eu acredito que o principal motivo é: nós gastamos nosso tempo com coisas desnecessárias. Nós gastamos nosso tempo em coisas que, no final das contas, não contribuem em nada para nossos resultados. Óbviamente, a solução é:

Não faça mais do que o necessário.

Claro que é mais fácil falar do que fazer. Então seguem abaixo algumas dicas para ajuda-los:

1. Definir o resultado esperado

Um dos principais motivos que causa o gasto excessivo de tempo em uma atividade é não saber precisamente quais resultados esperar. Se nós nem sabemos o que queremos, como podemos decidir se alguma coisa é ou não necessária? Sem termos isso definido, acabamos fazendo coisas que mais cedo ou mais tarde descobriremos que não precisavam ser feitas.

Defina seus resultados, procure saber o que você quer. Seja específico quanto a isso. Assim você terá condições de julgar o que se deve e o que não se deve fazer.

2. Escreva seu objetivo em algum lugar bem a vista

Definir o resultado esperado é uma coisa muito boa, mas nem sempre suficiente. O problema é que é muito fácil esquecer o que foi definido quando nós entramos no nosso mundo de trabalho. Precisamos de alguma coisa para nos lembrar…

Uma forma legal e útil de se fazer isso é escrever-lo em algum lugar bem a vista, onde você sempre olhe ou sempre esteja. Por exemplo, se você está trabalhando em um computador e usa o Google Desktop, você pode usar o Scratch Pad (aquele bloco de notas). Com ele sempre visível, você irá facilmente ler e reler o que você escreveu enquanto você realiza suas atividades.

3. Se realinhar com seu objetivo

É muito fácil se desviar do objetivo. É importante se realinhar regularmente com o que definimos anteriormente. Para tal, sempre que for realizar uma atividade, você deve se perguntar: “Será que eu tenho realmente que fazer isso para alcançar meu objetivo? Será que eu posso deixar isso de lado ou fazer isso de forma mais produtiva, mais eficiente?”. Esses questionamentos irão ajuda-lo a cortar as “gorduras” do seu trabalho e foca-lo novamente no que é realmente importante.

Realizar esses questionamentos antes das atividades é uma coisa difícil. Mas nem tudo está perdido. Também é possível também realiza-los em intervalos regulares. Por exemplo, se você normalmente trabalha por 1 hora seguida de uma pausa, é durante essa pausa que você pode se fazer essas perguntas.

4. Defina uma data final e priorize

Definir uma data final é outra forma de ajudá-lo a fazer somente o necessário. Principalmente se o tempo for curto.

Com uma data estipulada, você é forçado a definir prioridades sobre o que você faz e o melhor jeito de fazer isso é realizar as atividades mais importantes primeiro. Se o seu tempo for chegando ao fim, você vai ter que administrá-lo de forma a ir cortando automaticamente o que for desnecessário.

Essa é a forma que os artigos de muitos jornais e revistas são escritos. Relatar os fatos mais importantes primeiro e mais tarde os de menor importância.

5. Parar quando você já terminou o que era para ser feito

Pode parecer óbvio, mas quando terminamos o que tínhamos para fazer e ainda temos tempo sobrando, podemos ficar tentados a gastar mais tempo com melhorias. No final, coisas desnecessárias podem ter sido feitas atrapalhando outras atividades não relacionadas que deveriam ser feitas.

“Ser produtivo é só uma questão de hábitos.”, por autor desconhecido

Artigo traduzido e adaptado do lifehack.org.

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Muitas vezes, realizar entrevistas não é uma opção. Pense numa pesquisa feita em âmbito nacional. Como seriam feitas as perguntas? Para se aplicar entrevistas à todos os usuários, seriam necessários muitos entrevistadores, o que geraria um custo absurdo.

É nesse cenário que entra o questionário.

O questionário é a técnica de levantamento onde os dados e informações são obtidos com a utilização de perguntas escritas, publicadas em mídia eletrônica ou em papel. É aplicável quando a quantidade de perguntas e respostas possíveis é conhecida, a clientela é volumosa ou muito dispersa geográficamente.

Uma das características mais importantes e que mais agradam aos seus adeptos é a paralelidade. É possível aplicar essa técnica em uma quantidade de pessoas muito grande ao mesmo tempo.

Elaboração

Para se elaborar um questionário, faz-se uma entrevista com o solicitante. Nessa entrevista, o analista irá verificar quais são os dados a serem coletados, não quais serão as perguntas a serem feitas. Essas perguntas serão elaboradas pelo analista, depois de saber quais são as informações desejadas.

Outra importante parte da fase de elaboração é a decisão de qual será o meio de publicação. Temos dois principais:

• Eletrônico
  • Inteligente
    Aqui é inadimissível ver erros de preenchimento pelo usuário. Para isso, criam-se todas as validações necessárias, inclusive as de regra de negócio.
  • Layout
    Recomenda-se um visual limpo e intuitivo para que o usuário não se perca no meio do preenchimento. Para formulários de mais de uma página, recomenda-se também levar as chaves colocadas na primeira página.

• Em papel
  • Tamanho
    Para evitar problemas com os tipos de papéis, é recomendável se utilizar o papel padrão que, hoje, é o A4.
  • Gramatura
    Deve-se observar que, quanto maior a gramatura do papel, mais pesado ele fica, maior é a sua duração e maior o seu custo.

Impressão

Depois da elaboração, outra fase chave da criação do questionário é a impressão. Decidir em qual impressora que serão impressos os questionários e as cores que serão utilizadas na impressão, são decisivos para um custo baixo do processo.

• Tipo de impressora
  É importante aqui, sabermos qual será a impressoa a ser utilizada. As mais comuns são Xerox, jato de tinta, tipográfica e offset. Cada impressora se adapta melhor à um caso específico.
• Cor
  Usar impressão colorida somente quando necessário. Dados coletados em um órgão público informam que o preço da impressão preto e branca sai a custo de R$0,07 enquanto a impressão colorida sai a R$0,75.

Preparação e Recepção

Antes de recebermos as respostas, é importante já ter prontos os materiais que serão usados nas respostas (como por exemplo, a guilhotina e a ocr). Os funcionários já deverão estar treinados sobre como transcrever e/ou processar os documentos e já deve haver um local físico para armazenar os malotes.

Para recebe-los, é comum realizar um contrato com os Correios para que eles recebam as respostas enviadas. Em uma data específica, combinada com os correios, um responsável pelo questionário irá efetuar a coleta dos malotes e leva-los para a empresa.

Transcrição

É aqui que iremos transformar os dados recebidos em arquivos de dados e de imagens. O processo de transcrição é diferente para ambos, mas em ambos os casos, o malote só é fechado após o número de transcrições ser exatamente igual ao número de respostas do malote.

• Imagens
  A imagem é, geralmente, uma forma de preservar os dados recebidos. A resposta é escaneada e guardada em arquivos de backup.
• Dados
  A transformação do documento físico para arquivo de dados é feita através de um equipamento chamado OCR. A OCR é um equipamento parecido com o scanner. O documento é lido e é comparado com um mapa de caracteres a fim de transforma-lo em documentos de texto.

Processamento

Essa fase é onde iremos compilar os relatórios a serem entregues ao solicitante do relatório. Dependendo do tipo de arquivo gerado pela OCR, é possível desenvolver programas que compilam os dados automaticamente.

Arquivamento

É necessário saber qual será o destino dos documentos físicos. Podemos descarta-los ou arquiva-los.

Caso desejemos arquivar, é necessário muito cuidado com o ambiente de arquivo. Um erro, por incrível que pareça, muito comum é colocar springs (aqueles jatinhos de água em caso de incêndio) no teto. Nesse caso, o que o fogo não destruir, a água destruirá. Seria bom também, colocar sistemas de detecção de incêndio. Esses sistemas detectam áreas de risco na parte elétrica.

Bom, neste artigo apresentamos uma série de ações e cuidados a serem tomados com questionários, desde a sua elaboração até o seu arquivamento. Críticas, complementos e sugestões são sempre bem-vindos!

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Esses dias, escrevi um artigo mencionando e explicando o Princípio de Pareto. Se você não o leu, não se preocupe. Veja abaixo do que se trata:

Princípio de Pareto

Vilfredo Pareto foi um italiano político, sociólogo e economista. Em uma das suas teorias, fala que apenas 20% de qualquer coisa provoca 80% dos resultados dessa coisa, seja o que for. Trazendo para o nosso cenário, apenas 20% do nosso dia gera 80% do resultado final. Ou seja, se você evitar interrupções nesses 20%, você tende a ser até 80% mais produtivo.

À primeira vista, o princípio parece bem útil e válido. Se pararmos para pensar, sempre tem uma parcela do nosso dia de trabalho que rende bem mais do que no resto do dia. Isso se dá por vários motivos, dentre eles o cansaço mental e físico.

“Mas afinal, é ou não útil?”

Para responder a essa pergunta, faço outra pergunta: “Você consegue identificar quais ações do seu dia-a-dia se encaixam nos 20%?”

Em teoria, o princípio é mesmo muito útil. Mas pare para pensar agora: você sabe quando ou fazendo o quê você é mais produtivo? É difícil conseguirmos descobrir quais são as nossas atividades mais produtivas. Teóricamente, conseguindo identificar o período ou a atividade relativos aos 20% mais produtivos, nós conseguiríamos produzir 80% do resultado e ficar com a maior parte do tempo livre.

No meu caso específico, não é uma ação ou atividade mas sim um estado psicológico. Se eu estou com a mente fria, minha produção vai às alturas. Se eu já estou produzindo a algum tempo ou estou estressado, há uma queda considerável de produção. Por isso, no meu dia, pausas de cafezinho e de bate-papo no corredor são bem comuns. Quando eu volto para o batente, volto renovado para o trabalho e a minha produção, novamente, sobe bastante.

Muitos podem criticar essa minha postura no trabalho, mas a verdade é que eu nunca deixei de entregar um projeto no prazo ou fiz horas extras para compensar essas pausas. ;)

Acho que essa é mais uma prova de que se você descobrir como funcionam as coisas no seu dia de trabalho, você consegue ser muito mais produtivo, inclusive com as pausas para cafezinho e bate-papo.

Se você descobriu a atividade ou período que você é mais produtivo, deixe um comentário e compartilhe conosco para ajudar outras pessoas a descobrir também.

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Um dos maiores vilões da produtividade pessoal são as interrupções. É muito comum ouvirmos que alguém produz mais em casa do que no trabalho ou que produz mais fora do horário de expediente do que no horário de expediente. É comum vermos pessoas chegando mais cedo e saindo mais tarde para poder dar conta do volume de serviço. Causa? Interrupções!

Princípio de Pareto: Vilfredo Pareto foi um italiano político, sociólogo e economista. Em uma das suas teorias, fala que apenas 20% de qualquer coisa provoca 80% dos resultados dessa coisa, seja o que for. Trazendo para o nosso cenário, apenas 20% do nosso dia gera 80% do resultado final. Ou seja, se você evitar interrupções nesses 20%, você tende a ser até 80% mais produtivo.

Mas o que fazer para evitar essas interrupções, vilãs da nossa produtividade?

Primeiro, dê um fim aos fatores internos de interrupções. Depois, procure minimizar os fatores externos.

“Fatores internos? Externos?”

Fatoes internos são os fatores de interrupções que você mesmo cria. Alguns exemplos comuns são: internet, banheiro e criatividade (por incrível que pareça). Já os fatores externos, são aqueles fatores que não é você que cria. Exemplos são: chefe, telefone, membros da equipe perturbando e email.

Veja abaixo sugestões de como evitar alguns desses fatores.

1. Fatores Internos
   • Internet
     É comum, ao se realizar uma pesquisa em um site de buscas, desviarmos do objetivo e entrar em algum link interessante. Essa é uma importante ferramenta que pode tanto auxiliar quanto prejudicar a nossa produtividade. Atenção!
   • Fome, cafezinho e banheiro
     Faça o que você tem que fazer antes de sentar e se concentrar. Se você sair do seu posto, alguém pode achar que você está livre e puxar você para conversar.
   • Criatividade
     É muito comum, durante a produção de alguma coisa, termos idéias para a produção de uma parte de outro projeto ou outro sistema. Tenha em mãos um caderno de anotações, anote e volte posteriormente à essa idéia.
2. Fatores externos
   • Chefe
     Se você está resolvendo um problema específico e o chefe pede para você fazer outra coisa, converse com ele falando das implicações de você parar o que está fazendo para fazer o que ele quer. Muitas vezes essas implicações podem ser graves, fazendo-o desistir de interromper o seu trabalho.
   • Telefone
     Ligue a caixa postal! Mostre que você não pode atende-lo e retorne todas as ligações posteriormente.
   • Email
     É comum ligarmos o aviso sonoro de recebimento de email. Esse é um dos tipos de interrupção mais comuns já que você, muitas vezes, vai parar o que está fazendo para ler o email. A sugestão aqui é desligar o aviso sonoro e o auto-recebimento de emails para se dedicar exclusivamente ao seu trabalho.
   • Equipe
     É importante mostrar para a sua equipe que você está ocupado. Uma sugestão muito útil para este caso é comprar aqueles fones de ouvido que tampam toda a orelha para ficar bem visível que você está concentrado e não está ouvindo fontes de ruído externas. (Muitas pessoas desistem de falar conosco pelo simples motivo de estarmos com o fone).

Todas essas dicas acima são muito eficientes para diminuir o nível de interrupções durante o seu trabalho. Mas sejamos realistas, quando se trata de interrupções externas não tem como evita-las 100%. Não podemos excluir nossa família, colegas de trabalho e chefes nos momentos que quisermos. O mais importante aqui é saber não deixar que as “interrupções nos interrompam”.

“Como assim?”

É preciso saber lidar com as interrupções. Elas sempre vão acontecer, por mais que nós tentemos evita-las. Fatores de interrupções pessoais são mais fáceis de se evitar, mas fatores externos de interrupção são muito mais difíceis de lidar. Nesse caso, o que realmente tem efeito é você conseguir acabar com a interrupção o mais rápido possível e, imediatamente, retomar o que você estava fazendo.

Só que aqui entra outro problema: as vezes retomar o seu fluxo de idéias demora um pouco. Um segredo para retoma-lo com eficiência após a sua interrupção é a organização. Separe seu trabalho em pequenas partes com início e fim. Se alguém te interromper, fica mais fácil retomar o seu fluxo de idéias quando você tem uma parte menor de um todo para terminar. Assim, você não precisa pensar no todo e sim, apenas naquela pequena parte.

Com todas essas dicas, espero ter ajudado a melhorar a sua produtividade. Se você ainda ficou com vontade de ler mais sobre o assunto, indico este artigo do Paragrafo.org. Agora é a sua vez, só depende de você!

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Hoje estamos estreando mais uma série, dessa vez falando sobre levantamento de dados.

Antes de se iniciar um projeto, é necessário obter informações à respeito do projeto com o cliente e com os futuros usuários do sistema. As informações serão artefatos úteis para as próximas fases do projeto servindo de insumos para que os analistas e projetistas criem o que foi pedido.

Nesse primeiro artigo, iremos falar sobre a técnica mais usada de levantamento de dados, a entrevista.

Entrevista é a modalidade de levantamento de dados destinada a levantar realidades estruturadas com uma clientela. Os dados e informações são obtidos com perguntas, feitas diretamente aos usuários alocados nos postos de trabalho envolvidos na execução do processo em análise.

Características principais desta modalidade:

• Destinada à uma clientela não volumosa;
• É sequencial: recomenda-se realizar uma entrevista com apenas uma pessoa por vez;
• Destinada à uma clientela pouco dispersa geográficamente;
• É a modalidade mais flexível pois permite questionamentos abertos sobre o que se deseja saber;
• Baixo custo.

Realizar uma boa entrevista não é fácil. Requer muita preparação, técnica e habilidade para saber lidar com os entrevistados.

Preparação

Uma boa entrevista deve sempre ter uma preparação antes de sua execução. Veja algumas recomendações:

• Leia as documentações do projeto e do ambiente, marcando ou anotando as dúvidas para que sejam sanadas durante a entrevista.
• Deve-se também haver uma metodologia de documentação do processo. A documentação se faz necessária não para informar, após a conclusão do projeto, se foi feito o que se pediu, mas simplesmente para se ter documentado o que foi dito na entrevista.

Execução

Devidamente preparado, o analista deverá se encaminhar para o posto de trabalho da pessoa a ser entrevistada. Ao chegar, deverá se apresentar e informar o objetivo da entrevista. Aqui, o mais importante é o relacionamento entre o analista e entrevistado. Ele, de bom humor, irá responder com paciência e, dependendo da pessoa, com detalhes o que lhe for perguntado. Veja abaixo alguns pontos a serem observados:

1. Clientes e usuários não são seus amigos
   Eles querem o projeto pronto e pronto logo. Portanto, por mais que o entrevistado seja amistoso, não confie muito no clima de paz e harmonia pois ele pode durar pouco.
2. O entrevistado não gosta de ser entrevistado
   É verdade! Você chega para o profissional, faz ele parar o que ele está fazendo para você fazer um monte de perguntas detalhando cada aspecto da rotina de trabalho, do processo, do sistema atualmente utilizado… Para ele, isso é perda de tempo.
3. Não induzir perguntas
   É comum vermos analistas induzindo as respostas. Jamais faça isso pois depois quem irá se dar mal é você. O seu objetivo é entender o que ele precisa, não reforçar o que você acha sobre alguma coisa. Induzir perguntas pode gerar retrabalho mais pra frente e atrasar o projeto. Culpa de quem?
4. Anote tudo!
   Anote tudo o que você ouvir, falar e notar. Isso pode lhe ser muito útil posteriormente.

Finalização

A entrevista termina quando todas as dúvidas do analista forem sanadas. Isso não quer dizer que tudo deve ser feito em apenas um dia. Se o tempo começar a se extender muito, é comum se marcar uma nova sessão outro dia para dar continuidade ao trabalho. O tempo médio utilizado para sessões é de 2 (duas) horas.

Após o término de todas as sessões, o analista vai elaborar um relatório final com data, hora, tópicos abordados, perguntas e respostas. As anotações de comportamento e observações não serão inseridas no relatório. Também não serão inseridas as informações passadas “por baixo do pano”. Muitas vezes o usuário confia em você e libera informações (a maioria das vezes muito úteis) confidenciais. Essas não devem ser reportadas no relatório para não quebrar a confiança do usuário.

Com o relatório pronto, deve-se submete-lo à aprovação do entrevistado. Aqui, coletamos a assinatura dele no relatório para que fique registrado tudo o que foi dito na entrevista. Esse documento tem finalidade apenas informativa.

No próximo artigo, iremos falar sobre questionários. Até lá!

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Ontem eu estava lendo um artigo publicado no Efetividade.net sobre “Como tirar e dobrar uma camiseta em 10 segundos“. Achei o post muito interessante, apesar de já ter visto um dos vídeos anteriormente.

Comentando sobre o post com um amigo meu, o Bruno Sant’Ana, ele me mostrou um outro site que contém várias outras dicas. Dando continuidade ao post do Augusto, gostaria de compartilhar esse site com vocês. Veja abaixo as dicas encontradas lá:

• Como secar a unha (esmalte);
• Como fazer sorvete;
• Como remover areia do corpo;
• Como fazer um bebê parar de chorar;
• Como abrir a tampa de uma garrafa com outra garrafa;
• Como gelar um refrigerante em 2 minutos;
• Como amarrar o cadarço do seu tênis em 2 segundos;
• Como descascar um ovo cozido em 10 segundos;

São dicas muito legais. Umas eu já conhecia (e uso), outras não conhecia. Não testei todas, mas vale a pena tentar! As que eu mais gostei foram as de como amarrar o cadarço do tênis e a do ovo cozido. =)

O site se chama Waitless.org e está em inglês. Mas vale a pena conferir os vídeos mesmo que você não saiba essa língua.

Fica aí a dica!

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