Todos nós nos distraímos algumas vezes. A diferença entre você e todo o resto é que você está buscando formas para amenizar essa situação e ser mais produtivo. Sendo assim, separei algumas dicas que irão ajudá-lo a atingir as suas metas e iniciar esse segundo semestre com chave de ouro.

1. Agende intervalos

Ninguém é de ferro. Todos nós precisamos de uma pausa para dar uma arejada na mente e depois voltar a trabalhar a todo vapor. Eu já fiz alguns testes comigo mesmo e pude perceber que depois que eu comecei a fazer duas pausas de 15 minutos por dia (uma no meio da manhã e uma no meio da tarde), minha produtividade aumentou cerca de 30%.

Não espere você ficar exausto para realizar essas pausas, pois nesse caso, apenas 15 minutos pode não ser o suficiente para revigorá-lo. É importante que você mantenha o seu planejamento e os horários certos para as pausas. Se você, como eu, planejou duas pausas em alguns horários certos, siga esses horários e não tire nem mais tempo nem menos tempo do que o previsto.

2. Planeje as suas distrações

Epa, pera aí… Se uma distração é algo que não é esperado, como é possível planejá-las? Bem, em qualquer ambiente de trabalho que você esteja haverão interrupções. Pode ser um telefone que toca, o chefe que veio falar com você ou um colega de trabalho que veio tirar uma dúvida, sempre haverão interrupções.

O primeiro passo é tentar se antever às situações já conhecidas, pois dessa forma você pode tomar algumas medidas para não ficar irritado e conseguir voltar ao seu trabalho (e pensamentos/idéias) no ponto onde parou. Você não sabia que o alarme de incêndio iria tocar por conta de um incidente que aconteceu na cozinha, mas tinha ciência que passaria de 5 a 30 minutos no telefone explicando sobre uma determinada demanda para um colega de trabalho. Nesse último caso, quando o telefone tocar, você pode anotar suas idéias em um bloco de papel para que seja mais fácil retomá-las assim que a ligação se encerrar.

Além disso, saiba que muitas vezes uma interrupção vem junto com uma ação a ser tomada. Lembra daquele colega que ligou perguntando sobre uma determinada demanda? Bem, ele é meio lerdo para entender algumas coisas e pediu que você fosse lá na mesa dele para mostrar aonde ficam alguns documentos dentro do sistema. Bem, porque não pedir para ele esperar uns 20 a 30 minutos enquanto você termina a atividade que está fazendo? Há casos em que o solicitante não pode esperar, mas em contrapartida, há muitos casos em que pode.

3. Regule as informações que recebe

Quanto mais usamos a internet, mais usamos a internet. Hoje, ver email, Facebook e Twitter é quase que uma compulsão para muita gente, chegando (em alguns casos) a beirar o vício. Gente, é muito bom ficar conectado e antenado aos últimos acontecimentos do mundo, seja por meio do seu email, de feeds, Facebook, Twitter ou qualquer outra ferramenta, mas qual é o custo disso tudo? Será que estar ciente do que está acontecendo no mundo, momento a momento, vale as brincadeiras entre os amigos do trabalho que você perdeu na hora do almoço? Ou ainda os as idéias que não teve por estar olhando para a tela do computador ou do seu smartphone?

Acho que temos que repensar um pouco a nossa atitude quanto a isso e talvez nos dar um tempo de folga. Veja algumas idéias para botar limites nessa nossa compulsão por informações:

1. Coloque seu smartphone no modo silencioso (e com o modo vibracall desligado) e mantenha-o afastado por um tempo (pelo menos uma ou duas horas por dia);
2. Limite a quantidade de vezes que você abre o seu email por dia e a quantidade de tempo que você gasta em cada vez. Tente aproveitar o tempo em que você separou para ver suas mensagens para também responder vários emails de cada vez;
3. Se você quer acessar qualquer rede social, deixe para fazer isso nos momentos de pausa do seu trabalho.

4. Saiba em qual período você é mais produtivo

Todos nós temos um período do dia em que somos mais produtivos, já parou pra pensar nisso? Se não, pense comigo… Em qual momento do dia que você geralmente produz seus melhores trabalhos? Você é super ágil durante a manhã, mas bem lento no período da tarde? Gosta do período da noite, quando você está só e sem muitas interrupções?

A maioria das pessoas têm apenas algumas horas de pico de produção a cada dia, e saber disso pode ser extremamente vantajoso para você. Afinal, se você sabe que trabalha melhor no período da tarde, por exemplo, você pode marcar as reuniões chatas e conferências para o período da manhã, deixando a tarde exclusivamente para realizar o trabalho que você tem que fazer.

No meu caso, eu sei que tenho um pico de produção a noite, entre as 21:00 e 00:00. É o tempo que geralmente uso para escrever textos para meus blogs, para fazer trabalhos freelance e tocar alguma atividade que eu tenha que fazer em casa.

Comece a observar seu trabalho e descubra quando geralmente acontece o seu pico de produção e tire vantagem disso.

5. Coloque “gorduras” nos seus cronogramas

Interrupções são comuns em qualquer trabalho, e uma das coisas mais chatas sobre elas é que a maioria das vezes não temos tempo para elas. Isso acontece porque precisamos ser sempre bem produtivos, e entregar nosso trabalho o mais rápido possível faz parte do processo. O problema é que essa sede por produção pode acabar cortando a sua criatividade para tudo, inclusive para gerar novas idéias e para resolver os problemas que você se propõe a resolver durante seu trabalho.

Sendo assim, assuma o compromisso consigo de criar cronogramas que podem ser cumpridos, mas que ao mesmo tempo te dêem alguma margem para interrupções e para relaxar a cabeça.

-

Coloque essas dicas em prática no seu dia-a-dia e seja não só mais produtivo, mas também mais satisfeito com seu trabalho. 

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: 5 dicas para gerenciar distrações e aumentar a sua produtividade

Há quem ache que trata-se de uma qualidade. Quando pergunta-se a alguém qual seu maior defeito, muitos alegam o perfeccionismo a fim de dar uma “aura” de virtuosidade à detestável incumbência de apontar os próprios deméritos. Para dar a entender ao interlocutor que procura fazer tudo bem feito.

Não é bem assim. O perfeccionista notório nunca acha que seu trabalho está bom. Perde um tempo absurdo em minúcias, quase sempre irrelevantes. Por isso nunca conclui em tempo aquilo que começou. É uma praga que mina com a produtividade e compromete a imagem profissional.

Sou formada em odontologia, área que é um reduto de perfeccionistas. Repare no seu dentista e suas dezenas de caixinhas, de todos os tamanhos, com instrumentais e brocas minúsculas, guardados e devidamente etiquetados. É algo que começa a ser exercitado já na faculdade. Legiões de acadêmicos vasculham lojas de embalagens, tupperwares e caixas organizadoras com o mesmo empenho com que procurariam um novo jogo de jantar para sua casa. A necessidade de ser organizado, já que dentista bagunceiro não vai pra frente, vira fetiche.

Há algum tempo percebi que minha tendência ao perfeccionismo beirou a patologia. Além de dentista, passei a fazer atendimento homecare, o que elevou às alturas a obsessão por organização. Tanto esmero até tinha uma justificativa: se eu chegasse num asilo distante e não tivesse um instrumento crucial, não conseguiria fazer nada naquele paciente. Aconteceu no início de certa luva de procedimento ter ficado para trás, ou de ter esquecido uma agulha de determinado calibre e ter tido que improvisar com outra. Aquilo me mortificava.

Dediquei-me a manter listas específicas, que guardava em meu dispositivo móvel. Imprimia em cores os meus esquemas, junto à central de esterilização. Montei tabelas relacionando jogos de instrumentais, categorizados e catalogados numa metodologia baseada em cores. E ainda assim, sempre achava que faltava alguma coisa. Antes de sair para o atendimento domiciliar, revisava todos os meu arsenal para ter certeza que nada havia ficado para trás. Mesmo estando ciente que havia feito uma revisão bem detalhada já no dia anterior.

Resultado? Eu passava mais tempo organizando o material e revisando minhas listas do que dando atenção aos pacientes. Claro que como boa perfeccionista, achava que o que fazia era o certo, até passar por uma autocrítica pelo tempo perdido e a falta de produtividade.

A saída? Criar um único método. Decidi que esterilizaria todo o material necessário no dia anterior, acondicionando-o em suas embalagens, e levaria para minha casa. Assim, quando saísse na manhã seguinte ia direto para o atendimento, não precisando ir ao consultório e ceder à compulsão de revisar tudo outra vez.

O mesmo começou a acontecer com meus textos. Além do blog, escrevo para outros veículos, impressos e online — como o Produzindo.net — e ainda falo na rádio CBN, gravo meu podcast e respondo a pelo menos umas 3 ou 4 entrevistas toda semana, a maioria por email. Recebo muitos aparelhos para testar e resenhar. Estando afastada dos pacientes por licença médica, deveria estar dando conta de tudo. No início atribuía meus atrasos à imprevisibilidade da minha própria saúde. Contudo, depois de boa melhora, continuei perdendo-me nos prazos, o que me deixava, além de tudo, culpada. Os reviews de produtos simplesmente nem saíam dos esboços, porque sempre achava que havia algum detalhe que passava batido. Fiquei mal. Me senti uma irresponsável. Mesmo com um laptop mais leve (para levá-lo às minhas constantes idas a médicos e hospitais), e algumas mudanças na minha sistemática de trabalho, o problema continuava. O que estaria acontecendo?

Foi o momento de fazer mais uma autoavaliação. Não tardei a descobrir que ele, o perfeccionismo, estava empacando minha vida outra vez.

Percebi que, embora tenha facilidade para escrever, demorava uma semana para concluir um reles artigo de opinião. Porque as constantes revisões simplesmente não deixavam eu terminá-lo! A cada revisão, mudava milhares de coisas. E, como tenho tendência a ser prolixa, a cada releitura procurava enxugá-los mais, tornando-os mais objetivos. Mas depois de várias enxugadas, achava que tinha ficado excessivamente vago. E a ciranda recomeçava…

Quando e por que tive essa recaída? Recentemente ganhei muitas citações na mídia e até premiações importantes. Claro que ser reconhecida é uma honra, mas eu passei a me sentir pressionada, mais do que nunca, a buscar a excelência.

Não é fácil reconhecer que sofre-se deste mal. O perfeccionista só nota que está prejudicando a si mesmo quando os problemas, irreversíveis, viraram uma bola de neve. Como consertar ? Novamente, a resposta foi: fixar-me num único método.

Agora, depois que faço meu mind-map (que muitas vezes nasce semanas antes, quando surge a idéia da pauta), sento e escrevo o primeiro rascunho de uma vez só. A primeira revisão é para checar a estrutura do texto e gramática. A segunda é o “teste de mãe”, ou seja, colocar-me no lugar da minha mãe para ver se ela entenderia o que escrevi (isso é praxe há anos, quando percebi que meu ponto forte era levar a tecnologia ao entendimento dos leigos, sem jargões). Só então faço os ajustes finais, inserindo imagens, links e detalhes estéticos. E nunca mais vou de encontro ao texto, para ter certeza absoluta que não irei modificá-lo novamente!

Outro inimigo do perfeccionista é não gostar de delegar tarefas. Simplesmente abri mão da gana centralizadora e coloquei alguns aspectos técnicos e administrativos do meu trabalho na mão de terceiros. Foi ótimo, sobrou mais tempo para o conteúdo criativo, que é o que de fato interessa.

E por fim, as entrevistas: quando não são pessoalmente (no caso da TV) ou por telefone, são por email, o que para muitos jornalistas é interessante quando suas fontes tem agenda complicada. Passei a respondê-las gravando um arquivo de áudio. Como tenho a curiosa habilidade de saber organizar melhor meu pensamento quando utilizo a linguagem oral, não são necessárias revisões. As entrevistas mais longas, em especial, ficam perfeitas. Semana passada respondi a 4 delas em cerca de 15 minutos. Um sucesso!

E você, é um perfeccionista? Quem é fã de metodologias de gerenciamento do tempo e organização pessoal costuma gastar muito tempo experimentando as novidades, numa eterna busca por um ideal de eficiência. Mas, ironicamente, gasta-se tanto tempo estudando o “como fazer” que nada acaba feito. Se você está passando por problemas semelhantes, avalie-se. Se eu fosse uma entrevistadora de candidatos a vaga de emprego, não contrataria alguém que se declarasse perfeccionista…

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Perfeccionismo não é uma virtude

A pergunta que mais ouço dos meus leitores é: “Como você consegue?”. Na verdade, a primeira é “Qual celular eu compro?”, mas, a que gera maior curiosidade em torno do meu trabalho não dá para responder em poucas linhas.

Explico: sou dentista e consultora em mobilidade. Atendo meus pacientes idosos e com necessidades especiais em domicílio, na modalidade de homecare. Meu trabalho com consultoria envolve desde os artigos que escrevo em diversas publicações (online e impressas), rádio, TV, cursos, palestras e assessoria empresarial. Além disso, tenho marido, família e 2 casas para cuidar, em 2 cidades diferentes. Creio que agora fica mais evidente o ”como você consegue?”

O segredo está justamente na tecnologia móvel. Minha filosofia é “mobilidade é liberdade”, e, não fosse isso, dificilmente eu conseguiria fazer tantas coisas. E, é bom lembrar que também preciso de tempo para cuidar de mim, fazer exercícios, pedalar, ler, ir ao cinema… o que nos leva a concluir que, com auxílio da tecnologia móvel, podemos otimizar nosso tempo. Produzir mais em menos tempo é essencial nos dias de hoje, onde tanta gente acaba sacrificando suas horas de lazer para dar dar conta de tarefas que parecem não ter fim.

Contudo, comprar um smartphone top de linha, simplesmente, não fará você ser mais produtivo. Como utilizar é mais importante. E isso envolve não só aplicativos e ferramentas. Precisa-se avaliar seu comportamento, eliminar hábitos nocivos e incorporar novos. Por isso tenho o blog — só falar de gadgets é fácil. E a lista não é pequena: PDAs, celulares, smartphones, tablets, eReaders…

Do outro lado, é preciso tomar cuidado para não cair no exagero. O excesso de tecnologia também pode ser estressante. Parece haver uma necessidade de que é preciso estar com o celular ligado sempre, à disposição esteja onde estiver, conectado na web 24h por dia, sempre bem informado e antenado. Essa pressão social-digital realmente existe ou é neurose?

É por isso que estou aqui no Produzindo.net, a convite do Bernardo Pina. Chego neste espaço para compartilhar dicas que eu mesma vou descobrindo ao longo dos dias. Tudo, desde aparelhos e softwares até novos hábitos e filosofias, testo pessoalmente. E gosto de acompanhar muito como meus leitores se comportam. Muitas dessas observações decorrem de desafios: além de transformar minha própria rotina, tive a missão de “treinar” também membros da minha família com as mais diferentes necessidades: desde a singela checagem de emails na rua até ler mais, ou se livrar definitivamente do papel. Ou se organizar melhor: emails, agenda, projetos… é conciliando o analógico com o digital que conseguimos sucesso.

Assim, gostaria também de ouvir de vocês suas dúvidas e necessidades. Como vocês gostariam que a tecnologia os tornasse mais eficazes e produtivos? Como gerenciar uma vida corrida, uma agenda lotada e uma lista de tarefas gigante sem sucumbir ao estresse? Toda sugestão de pauta é bem-vinda.

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Mobilidade é mais do que ter o celular da moda

Felizmente existem técnicas que podem ser usadas para melhorar nossa relação com as tarefas e projetos a serem realizados. Uma delas é manter o foco nos resultados.

É preciso identificar e coletar os itens que estão “batendo à sua porta” e depois planejar como trabalhar com eles. Mas como fazer isso?

Se uma coisa está na sua mente, quer dizer que está inacabada, então deve ser armazenada num sistema confiável fora de sua mente. Faça isso com tudo que está na sua cabeça como inacabado. Lembre-se, se você está pensando no problema ou projeto, é porque ele não está solucionado. Se estivesse não pensaria mais nele.

Tente fazer o seguinte: sente-se e escreva qual a situação que mais lhe interessa resolver no momento. Pode ser um projeto, uma idéia, alguma coisa que você está sendo pressionado a administrar ou um problema que bate à sua porta e consome grande parte de sua atenção no momento. Isso feito, o segundo passo é descrever em uma frase o resultado que deve ser alcançado. O que isso será depois de solucionado? O que precisaria acontecer para você considerar esse projeto concluído? Depois escreva a primeira coisa a ser feita para começar a realizar esse projeto. Telefonar para alguém? Sair e comprar pregos? Ir a algum lugar? O que?

Certo, mas e a segunda coisa a ser feita? O que fazer depois disso? Bem, crie uma lista de tarefas a serem realizadas em ordem cronológica. Não necessariamente em ordem de importância, mas as que devem ser feitas primeiro e depois, até o final.

Faça isso com tudo que o está em sua mente. Todos os projetos, tarefas e problemas. ‘Concluir aquele plano de marketing’, ‘Construir a casinha do cachorro’, ‘Dar banho nas crianças’, etc.

A pergunta chave a se fazer é “Quais os resultados se espera desse trabalho”. Como diria Peter Drucker, “Os resultados tem de ser claramente especificados, para que se possa atingir a produtividade”.

Refletir concentradamente sobre os resultados pode parecer simples, mas é coisa que poucas pessoas realmente colocam em prática. Na verdade muitas das nossas atividades diárias já estão definidas para nós. São as coisas não feitas e não mexidas que ficam olhando para nós quando chegamos ao trabalho. A energia para romper a resistência e pensar sobre os resultados dos projetos e definir as tarefas a serem realizadas, indo mais longe ainda e realizando as tarefas é coisa para poucos e bons.

Felizmente a produtividade pode ser aprendida. Na verdade, a técnica de pensar nos resultados é um dos meios mais efetivos para tornar realidade nossos empreendimentos.

Conhece mais alguma técnica eficiente para realizar as tarefas diárias? Quer dividi-la conosco? Deixe um comentário abaixo. A discussão em relação a isso é bastante extensa.

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Aumente sua produtividade com o foco nos resultados

Para cada tipo de interrupção existe uma maneira adequada de se portar. Quer ver?

Seu chefe chega à sua estação de trabalho. Chefe é chefe. Ele não é um ser supremo, mas seu emprego ainda depende dele. O ideal é que você pare o que estiver fazendo de imediato, salve as alterações, e comece a se comunicar com ele. Não julgo necessário que você se levante, nem nada do gênero, mas é importante manter a sua atenção no que o seu chefe diz e anotar o que for necessário. Quando seu chefe se retirar, retorne imediatamente ao que estava fazendo. Se seu chefe tiver lhe atribuído alguma tarefa urgente, é a ela que você deve se dedicar.

Seu chefe chega à sua estação de trabalho… para papear! A boa notícia é que isso significa que existe um bom relacionamento entre as hierarquias da empresa. A má notícia é que você não é pago para ser amigo do chefe. Mantenha a mesma postura profissional do primeiro caso. Quando você perceber que o assunto não é profissional, diga com calma e claramente, e com muita educação, que você está com um prazo meio apertado e precisa terminar a tarefa. Se você se sentir mais confortável, marque um café mais tarde com seu chefe. Ele certamente vai entender e você pode até ganhar pontos: afinal, não está usando o chefe como desculpa para procrastinar trabalho.

Seu colega chega à sua estação de trabalho. As regras são muito semelhantes às do primeiro caso. A diferença é que, por não existir um relacionamento hierárquico, você tem certa flexibilidade para terminar de digitar uma frase ou concluir alguma atividade curtinha. Basta pedir para que seu colega aguarde alguns instantes. Concluída sua atividade, volte sua atenção para seu colega. Se o assunto for uma dúvida rápida, que possa ser sanada de imediato, colabore com ele. Caso o assunto demande muito da sua atenção, tempo e até deslocamento físico, peça ao seu colega o tempo necessário para que você conclua o que está fazendo e depois vá ao encontro dele. Mas lembre-se de cumprir com sua palavra para não perder credibilidade.

Seu colega chega à sua estação de trabalho… para papear! Manter um bom relacionamento com seus colegas de trabalho é essencial para sua carreira. Mas todo bom relacionamento deve contar com sinceridade. Então, você parou o que estava fazendo para dar ouvidos ao seu colega e percebeu que o que ele quer é te contar as aventuras do fim de semana ou comentar aquele e-mail engraçadinho do dia. Sua atitude aqui vai ser a mesma que você teria com seu chefe: seja educado e explique que você tem uma tarefa a cumprir e marque outro horário para conversar.

Seu subordinado chega à sua estação de trabalho. Eu diria que se o seu subordinado chegou a sua mesa, é melhor você dar atenção para ele mais rápido do que daria ao seu chefe. É que, sabe… Ele pode estar à toa! Brincadeiras à parte, tenha pelo seu subordinado o mesmo respeito que você tem com seu chefe e com seus colegas. Não é horrível quando você quer tirar uma dúvida com seu chefe e ele nem levanta a cabeça para falar com você? O sentimento aqui é o mesmo. Então escute atentamente ao seu subordinado. A única diferença de tratamento aqui, é que você só deve deixar a dúvida do seu subordinado para depois se estiver de fato muito apertado com seu prazo. Do contrário, deixe um pouco de lado suas atividades. Lembre-se que o que o seu subordinado faz na empresa também é visto pelo seu chefe como responsabilidade sua!

Seu subordinado chega à sua estação de trabalho… para papear?! É. Os tempos mudaram e agora tem gente que acha bacana largar o serviço e PAPEAR COM O CHEFE. É mole? Bom. Me desculpe, mas eu acho que a culpa é sua. Por dois motivos

1. Você está deixando a relação hierárquica se perder, deixando que ela se transforme em uma relação de amizade. Você é chefe: não precisa ser grosso, nem mal educado, mas deve saber manter o relacionamento profissional adequado.
2. Você não está aproveitando seu funcionário como deveria. Se ele está tendo tempo de ir à sua mesa conversar, pense em quantas mesas ele já não passou antes? Está na hora de perguntar, gentilmente, se o seu funcionário já concluiu todas as atividades, atribuir outras e gerenciar mais de perto esse cara!

Em qualquer um dos casos, lembre-se que por mais ocupado, concentrado ou atrasado que você esteja, educação é fundamental. É importante que você sempre reaja de forma profissional às interrupções que podem ocorrer no seu dia-a-dia. Isso porque você deve contribuir para um ambiente de trabalho e clima organizacional bacana. Seus colegas dependem de você para isso. E também porque no ambiente de trabalho você é avaliado e julgado constantemente.

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Como lidar com interrupções no trabalho

Existem alguns pecados no que diz respeito à concentração e cometê-los é uma espécie de auto-sabotagem. Evitar as situações que nos fazem perder a concentração é a primeira coisa para nos manter concentrados. Só que quais são essas situações? Quais fatores que influenciam diretamente na nossa concentração?

Fatores biológicos

Ao longo do dia, precisamos beber água, ir ao banheiro, fazer refeições. As pausas para essas atividades são necessárias, porém, precisam ser disciplinadas.

Mantenha uma garrafinha com água em sua mesa. Assim, você minimiza as suas idas à copa ou ao bebedouro: nesses locais, a interação com seus colegas de trabalho é inevitável e uma pausa de 2 minutos pode se transformar numa pausa de 20 minutos.

Sobre o banheiro, bem, você é adulto, bem grandinho, e fora numa situação emergencial, você consegue se controlar para fazer pausas em horários específicos para ir ao banheiro. Eu tenho por hábito escolher as horas cheias. É fácil de lembrar que está na hora de esticar as pernas e não sobrecarrego meu corpo retendo líquido por muito tempo. Encontre o seu número ideal de idas ao banheiro e aproveite o momento pra esticar as pernas, braços, coluna… Isso ajuda a se concentrar!

Para as refeições, também estabeleça horários fixos. Não passe mais do que 3 horas sem se alimentar: fome desconcentra! Não lanche na sua estação de trabalho. Se desloque até a copa ou refeitório da empresa e pare por 5 minutos para lanches intermediários. No caso do horário de almoço, aproveite todo o tempo oferecido pela empresa para esta atividade. Faça sua refeição com calma, e aproveite o tempo que sobrar para ler um livro ou jornal. Mas nada de fugir pra frente do computador pra trabalhar!

Fatores ambientais

É fácil a gente se envolver com a conversa dos colegas ou se perder no que está pensando porque está com frio ou com calor.

Se o seu ambiente de trabalho é desses em que a conversa é essencial e o barulho te desconcentra, cogite a possibilidade de usar fones de ouvido. Se você não consegue trabalhar com música, não tem problema. Mantenha os fones no ouvido sem som algum. Isso abafa o som externo e, acredite, faz com que as pessoas puxem menos conversa com você!

Mulheres tendem a sofrer muito mais com o frio no ambiente de trabalho do que os homens. Isso porque, naturalmente, mulheres sentem mais frio que os homens. Percebemos mais o efeito dos aparelhos de ar-condicionado. Outro fator está relacionado à vestimenta. Roupas femininas são muito mais leves do que os ternos masculinos que muitas vezes são exigidos no ambiente de trabalho. Se você é o friorento do escritório, JAMAIS peça para alterar a temperatura para que ela fique ao seu gosto. Tenha sempre com você um agasalho, e quando o frio apertar, vista-o. Cogite também a possibilidade de trocar para uma estação de trabalho que fique mais afastada da saída de ar-condicionado.

Agora, se você é o calorento da empresa, tenha atenção. Você pode procurar se vestir com roupas (mesmo ternos) de tecidos mais inteligentes, que não esquentem tanto. É válido pedir para diminuir a temperatura ambiente, desde que seja consenso dos presentes a alteração. E deixar abaixo de 20° não é muito confortável… então, tenha bom senso. Cogite a possibilidade de trocar de estação de trabalho com o friorento! Hehe!!! Fique mais próximo às saídas de ar-condicionado. Lembra da dica da garrafinha? Tenha uma térmica e use sempre água bem gelada. Isso também vai te ajudar com o calor.

Fatores tecnológicos

E-mail pessoal, redes sociais, sites de notícias, blogs, sites de entretenimento, jogos, softwares para troca de mensagens instantâneas e até mesmo o seu celular podem ser grandes vilões da sua concentração.

No local de trabalho, geralmente as redes sociais (Twitter, Facebook, Orkut, e tantos outros!), sites de entretenimento e softwares para troca de mensagens instantâneas (MSN, Gtalk, etc) são bloqueados. Isso porque nossos chefes não são bobos e sabem o quanto isso pode nos atrapalhar no dia-a-dia. Se eles não são bloqueados, não significa que a empresa apóia o uso. Apenas significa que a empresa confia no seu julgamento para definir como e quando usar essas tecnologias. Seja digno dessa confiança:

1. Limite seu acesso aos sites e redes sociais: defina um máximo de tempo e um horário específico para isso. Dê preferência para essa atividade pessoal no seu horário de almoço. Assim, você satisfaz sua curiosidade, se mantém online, e não prejudica sua concentração.
2. Mostre que está ocupado: as ferramentas para troca de mensagens possuem a opção de status. Utilize o status ocupado sempre que estiver no trabalho. Dessa forma, seus amigos saberão que não devem te interromper se não for realmente necessário. Quando estiver realizando alguma tarefa que exija muito da sua concentração ou tenha um prazo apertado, desconecte-se!
3. Joguinhos só em casa: Você sabe que não é pago pra se divertir. Às vezes, é necessário espairecer um pouco no trabalho para conseguir manter o foco por mais tempo nas atividades. Tome um café ou um suco na copa ou no refeitório, e converse por 5 ou 10 minutos com alguém que esteja por lá (provavelmente fazendo o mesmo que você!!!). Mas nada de abrir uma partida de paciência, ok?! E não se estenda na conversa!

Celular é para emergências: deixe seu celular no silencioso enquanto estiver trabalhando. Crie uma espécie de lista selecionada de chamadas que você deve atender imediatamente e chamadas que você pode retornar mais tarde. Você conhece seus contatos e sabe quem pode estar ligando só pra bater papo. Outra opção é atender a todas as chamadas e perguntar se o assunto é urgente. Caso não seja, explique que você está ocupado e que retornará assim que possível. Se seu celular possui acesso à internet e já está conectado com todas as redes sociais, cuidado com os alertas que são enviados a cada vez que alguém lhe manda uma mensagem ou fala sobre você. Isso pode despertar a tentação de abrir sites ou até mesmo mexer no celular mais do que o necessário.

Lembre-se também que você está no seu local de trabalho. Conversas sobre a sua vida pessoal não são do interesse dos seus colegas de trabalho. Ninguém precisa saber sobre suas aventuras do fim de semana passado nem planejar com você as próximas. Amigos, amigos, trabalho à parte.

Existem inúmeros outros fatores que podem tirar o nosso foco no trabalho, mas esses são os mais comuns. Identifique os que fazem com que você perca sua atenção e evite-os. Seu rendimento aumenta e você se destaca!

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Você sabe se manter concentrado no trabalho?

Sempre que preciso cumprir alguma urgência, fecho MSN, Twitter e qualquer outra mídia social online que possa me interromper, porque isso aumenta minha produtividade. Embora eu não consiga render tanto de forma instantânea com elas acessadas, tem gente que não consegue trabalhar sem acessa-las. Mas por que isso acontece?

Redes Sociais no trabalho

Qual a primeira coisa que você faz quando liga o computador? Eu acesso o MSN, abro meus e-mails, faço loggin no Twitter. Independentemente de estar ligando o computador para jogar, falar com amigos ou trabalhar, isso se tornou um ritual.

Antes de começar a desenvolver qualquer trabalho, eu o visualizo mentalmente. Penso e estruturo na minha cabeça qual o formato do que vou produzir, para ter uma noção de onde posso mexer e como começar. De vez em quando até pego uma folha de papel para desenhar um mapa mental e facilitar esta etapa.

Quando vou trabalhar noto que certas coisas me atrapalham, e a pior delas é o MSN. Ao começar a engrenar uma ideia, um texto ou um projeto, é comum alguém puxar algum assunto. O Twitter também não fica para trás, pois tenho de ver sempre as últimas atualizações.

Isso faz com que se perca uma linha de raciocínio para o desenvolvimento do trabalho, o que demanda tempo, pois cada vez que vai ver uma janela do Messenger ou dar uma olhada numa rede social online, você para o que está fazendo.

Mas então, o que fazer?

Redes Sociais para o trabalho

Calma, utilizar qualquer mídia social no trabalho não decreta o fim da sua produtividade, basta saber usá-la. Vamos partir de um princípio: qual o objetivo do seu trabalho? Produzir. Este é o foco que você deve ter quando está sentado na frente do seu computador.

Se algo atrapalha a sua produção, você deve repensá-lo.

No momento em que essa mesma coisa acrescenta algo à sua produção, você deve mantê-la.

Em outras palavras, não é errado usar o Messenger no trabalho, desde que você utilize de forma profissional, como para manter relacionamento com clientes ou parceiros da sua empresa. O Twitter pode ser uma excelente ferramenta, porque pode lhe oferecer artigos interessantes para o desenvolvimento do seu trabalho ou atualizações instantâneas sobre temas. Mas convenhamos que compartilhar como você acordou e ver o que seus amigos vão fazer hoje não lhe acrescenta muito no trabalho. E o mesmo vale para o Skype, Orkut, Facebook, LinkedIn, dentre outros.

Claro que não é estritamente proibido conferir seus perfis nas redes que participa, desde que o faça com responsabilidade. A sua produtividade eficiente é a alavanca para o seu sucesso profissional. Será que vale a pena compromete-la para ficar batendo papo no trabalho?

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: As redes sociais e a sua produtividade

Em qualquer lugar, a qualquer hora

Esse é o propósito central da mobilidade. Com a tecnologia cada vez mais inserida em nossas vidas, acabamos nos tornando um pouco dependentes dela. Para mim, que geralmente trabalho tranquilo na frente do meu computador, não há problemas, mas existe muita gente que está em constante movimento. Veja os jornalistas, por exemplo. A profissão é secular e os profissionais dessa área sempre se viraram bem sem tecnologia, mas tente imaginar o quanto que são mais produtivos nos dias de hoje, com internet a qualquer momento, em qualquer lugar. Eles trabalham com informação e a internet é uma grande fonte de informações!

Esse foi apenas um exemplo para ilustrar o que a mobilidade faz conosco. O problema é que, na minha opinião, mobilidade não se dá muito bem com usabilidade quando se trata de produzir conteúdo.

Mobilidade x Usabilidade

Muita gente vai discordar de mim, tenho consciência disso. A Bia Kunze, do blog Garota Sem Fio, utiliza um smartphone sempre acompanhado de um teclado bluetooth para produzir conteúdo aonde estiver. O problema é que essa não é a realidade de muitas pessoas, não por questões técnicas, mas sim por questões pessoais.

Pense comigo… Para se ter mobilidade, é necessário que tenhamos um aparelho compacto. Quanto menor, melhor a mobilidade. O problema é que quanto menor o aparelho, pior é a usabilidade decorrente da diminuição das partes que o compõem. Assim, temos um aparelho móvel, mas com tela pequena e teclados extremamente compactos, o que dificulta a utilização por uma grande parcela da população.

Usabilidade (Wikipedia): Na Interação Humano-computador e na Ciência da Computação, usabilidade normalmente se refere à simplicidade e facilidade com que uma interface, um programa de computador ou um website, pode ser utilizado. O Termo também é utilizado em contexto de produtos como aparelhos eletrônicos, em áreas da comunicação e produtos de transferência de conhecimento, como manuais, documentos e ajudas online. Também pode se referir a eficiência do design de objetos como uma maçaneta ou um martelo.

Eu, por exemplo, tenho mão grande com dedos grossos. Tenho dificuldade para digitar em smartphones que tenham teclas muito pequenas em seus teclados. Sem ir muito longe, a minha mãe, que tem hoje 50 anos, tem dificuldade para enxergar textos nas telas muitas vezes pequenas de alguns smartphones.

Assim, chegamos ao ponto principal desse texto. Se temos uma usabilidade ruim, provavelmente não utilizaremos (ou utilizaremos muito pouco) esse aparelho para produzir conteúdo. Mas a pergunta chave é: você precisa mesmo de um aparelho com foco em produção de conteúdo?

Produtores de Conteúdo x Consumidores de Conteúdo

É fato que existe muita gente que precisa ter mobilidade e condições para produzir conteúdo a qualquer hora, em qualquer lugar. Mas também existe uma grande quantidade de pessoas que precisam apenas ter mobilidade ao mesmo tempo que consomem informações e produzem uma quantidade muito pequena de informação. Se pararmos para pensar que a maioria dos aparelhos com foco em consumo de conteúdo também tem bons aplicativos para a produção de conteúdo, essas opções passam a ser bem interessantes.

Acredito que a falta de conhecimento sobre o seu foco de utilização, pode acabar confundindo muita gente ao comprar equipamentos. Isso faz com que essas pessoas acabem falando mal dos seus recém adquiridos gadgets, sendo que a real culpa não é do aparelho por não ter atendido às expectativas, mas sim do próprio dono por não ter comprado algo mais voltado para o seu foco de utilização.

Vamos dar um dos exemplos mais comentados nesses últimos meses, o iPad. Quem o comprou achando que poderia substituir um computador e utilizá-lo para redigir textos e mais textos, editar centenas de imagens, etc, acabou se decepcionando. Apesar do iPad funcionar muito bem para produzir conteúdo, o foco dele é no consumo de informações ao mesmo tempo que tem uma boa mobilidade e uma fantástica usabilidade.

Até hoje, todas as resenhas que eu li falando mal do iPad, falou mal porque esperava um algo que fosse focado em produção de conteúdo, algo que fosse substituir seus computadores no trabalho e, em alguns casos, até em casa. Em compensação, todas as pessoas que mais o elogiaram, o fizeram porque gostaram muito de ter um equipamento fantástico para leitura de livros, consumo de informações na internet e acesso ao e-mail. Consegue enxergar o foco do iPad e as expectativas erradas de alguns compradores?

Sendo assim, convido você a deixar a sua opinião sobre o tema nos espaço de comentários desse texto. Você precisa de mobilidade? Se sim, você sabe qual é o seu foco de utilização? Para produzir ou consumir conteúdo? O que você utiliza para suprir suas necessidades?

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: A mobilidade, a usabilidade e a produção de conteúdo – É possível convergir?

Bom, como você pode ver, aqui estou e os meus textos continuam saindo. O que eu faço para conseguir resolver a situação e manter meu foco?

Identifique o que desvia sua atenção

Parece muito óbvio, mas esse é o primeiro e mais importante passo para conseguir se concentrar sem desviar a atenção. Para evitar alguma coisa, precisamos primeiro saber o que precisamos evitar. Veja alguns exemplos de clássicos matadores de produtividade:

• E-mail
• Telefone (celular e fixo)
• Chats (MSN, GTalk, AIM, etc.)
• Internet
• Televisão
• Pessoas
• Animais de estimação

No meu caso, são duas coisas basicamente que sempre conseguem desviar meu foco. A primeira é os chats, ficar com o msn e GTalk abertos enquanto estou produzindo é pedir para ser interrompido. A segunda são as pessoas à minha volta que parecem que advinham a hora que estou escrevendo para falar comigo.

Problemas identificados, como solucionar?

Cada caso é um caso, mas quando falamos de aumento de produtividade, geralmente há solução. O meu problema com os chats é muito simples de ser resolvido, basta fechar os programas e reabri-los depois de terminada a atividade. Mas e como fugir das pessoas quando estivermos trabalhando? Há várias soluções possíveis. A que utilizei no meu caso quando estou em casa é me isolar em um canto com silêncio. Quando estou na empresa, coloco um fone de ouvido bem grande para que todos saibam que eu estou concentrado e não quero ser incomodado. Geralmente funciona.

O seu problema é com e-mail? Feche o programa de e-mail. Telefone? Desligue o telefone. Internet? Desligue o modem. Televisão? Desligue a televisão. Pessoas? Se isole ou mostre para elas que você não quer ser incomodado. Animais de estimação? Prenda eles em algum cômodo da casa.

Como eu disse, geralmente há soluções muito práticas para problemas de produtividade. Basta termos a boa-vontade de solucioná-los. Mesmo que o seu problema não seja algum dos listados aqui, o importante é analisar e achar uma forma de fugir da situação em que a sua atenção será desviada. Temos que nos prevenir antes da situação acontecer para que não caiamos na tentação de ceder.

Enfrenta problemas semelhantes? Deixe um comentário logo abaixo e compartilhe conosco pelo que você está passando. Se você já tiver conseguido o problema, o que você fez para solucioná-lo?

(créditos da foto pata flickr:stephan mantler)

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Como manter o foco e não desviar a nossa atenção?

Essa possibilidade de cada um disponibilizar o conteúdo que quiser, para quem quiser ler, fez com que a internet ficasse recheada de artigos, resenhas, debates, vídeos e imagens. Para você ser um bom internauta, tem de saber fazer esse universo próprio de informações trabalharem ao seu favor. Conforme o Centro de Estudos sobre as Tecnologias da Informação e da Comunicação (CETIC.br), cerca de 95% das empresas utiliza sistemas de busca para conseguir informações. Some a isso que praticamente todo usuário comum (doméstico) de internet também os usam e você terá um panorama geral do que são esses sistemas de busca na internet.

Qual sistema de busca?

Antes de mais nada, você deve escolher qual o site de busca que mais lhe agrada. Vou me ater a falar só de dois deles, o Google e o Bing (da Microsoft).

De longe o mais acessado em todo o mundo é o Google, mas eu sugiro que você pelo menos dê uma olhada no Bing. Esse (último) recente site inovou na técnica da busca, colocando uma coluna na esquerda que complementa os resultados. Isso é excelente na busca de fotos, onde você pode discriminar por tamanho da foto, layout, cor, estilo, etc. Há boatos que o Google está atualizando o seu layout e em breve deve ter uma barra lateral similar.

Nomes compostos

É preciso saber pesquisar por nomes compostos. Uma coisa é aluguel. Outra coisa é carro. E outra coisa bem diferente de ambos é aluguel de carro. Para que o site de buscas faça uma busca específica daquela locução que você procura, coloque o texto entre aspas na barra de pesquisas e a busca só encontrará os resultados que tenham exatamente aquele nome composto.

Tudo bem, você quer aluguel de carro. Apenas de carro. Nem caminhão e nem moto, só carro. Como fazer para ser mais específico na sua busca? Utilize o hífen. Quando você coloca o hífen em uma outra palavra (por exemplo: “aluguel de carro” -moto -caminhão), são retiradas do resultados de busca todos os resultados que tenham essas palavras em seu conteúdo e assim você pode ser mais pontual no que procura.

Que ótimo, você conseguiu alugar o seu carro. Eis que você resolve ir para o meio do mato com ele e ele estraga no meio do caminho! Acende a luz do radiador, mas como arrumar se você não sabe o que é um radiador? Tendo acesso à internet, você pode escrever “define:” (sem as aspas) seguida da palavra que se quer saber o que é (no caso, o radiador). A busca ficaria assim: “define: radiador” (sem as aspas) e assim o site de busca encontra um conceito preciso do que é aquela palavra.

Esses sistemas de buscas geralmente não consideram acentos e não diferenciam letras maiúsculas de minúsculas (exceto na busca de links patrocinados). Se você quiser diminuir o âmbito da sua pesquisa, pode escolher entre captar sites de todo o mundo, sites em português ou sites brasileiros (selecionando o desejado logo abaixo do espço onde escreve as buscas).

Parecem dicas bem simples (e são mesmo), mas ao mesmo tempo são muito boas e ajudam a sermos mais produtivos no tempo gasto fazendo buscas pela internet. Eu falo isso porque as utilizo o tempo inteiro e me ajudam muito a ser bem mais eficaz no que quero encontrar. Faça um teste e você vai ver o quanto é prático!

(créditos da imagem para flickr:DanardVicente)

Confira o artigo original publicado pelo Produzindo.net: Como fazer buscas mais eficientes na internet