Modelo de Ata de Reunião: Tudo o que você precisa para escrever uma ata de reunião eficiente
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Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões devem ser registradas, formalizadas, e divulgadas a todos a quem as informações puderem interessar.
Por muito tempo, as atas de reunião foram os documentos formalizadores das decisões tomadas em empresas, condomínios e associações. Elas continuam sendo um excelente instrumento, principalmente porque elas se tornaram mais flexíveis quanto ao seu formato, sua apresentação.
O que antigamente se resumia a uma estrutura rígida, com linguagem até de difícil compreensão, hoje tem por objetivo democratizar o acesso às decisões tomadas.
Algumas orientações gerais continuam válidas. Principalmente no que diz respeito às informações que devem constar em um documento deste tipo e a linguagem a ser utilizada. Mas no geral, a ata de reunião se tornou um documento muito mais simples de ser elaborado do que se imagina.
Mas para encurtar a conversa, se o seu interesse é apenas encontrar um bom modelo de ata de reunião, sugiro que você clique aqui e vá direto ao link de download!
O que escrever na ata?
Em uma ata de reunião não podem faltar as seguintes informações básicas:
- Data, local, horário de início e fim da reunião (é preciso que as pessoas saibam onde e quando as decisões foram tomadas)
- Pessoas presentes e seus cargos (todos devem saber por quem as decisões foram tomadas)
- Pauta da reunião (saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram é um dos principais interesses ao se ler uma ata de reunião)
- Discussões (essa é a parte onde as pessoas registram porque as decisões foram tomadas, porque algumas idéias foram abandonadas e evitam que a mesma discussão ocorra várias outras vezes)
- Registro das decisões (para saber o que de fato foi acordado entre os participantes)
- Compromissos (onde são registrados os prazos para execução de tarefas e é estabelecido o dia, horário, local e participantes da próxima reunião)
Uma boa ata irá conter esses tópicos. Dificilmente uma ata conterá mais informações além destas. É importante lembrar que a ata deve ser um documento sucinto, de fácil leitura e identificação (em especial) das decisões tomadas. E uma ata que não abranja todos estes itens ficará incompleta, deixando os leitores com dúvidas sobre algum aspecto da reunião.
Layout
Antigamente existiam várias regras para elaboração de atas de reunião. As principais eram:
- Texto corrido, em um único parágrafo, com todas aquelas informações da lista anterior.
- A ata deveria ser escrita à mão, pelo “secretário”, durante a reunião, e assinada por todos os presentes ao final da mesma.
- Não era permitido nenhum tipo de rasura, e em caso de erro eram usadas expressões como “digo,”.
Enfim, me atrevo a dizer que essas regras caíram. Desconheço a existência de norma para redação de atas (como as regras para redação oficial). Mas o que eu tenho visto nas empresas por aí é a preocupação em registrar suas atas em um layout que facilite a leitura e interpretação do documento. Alguns softwares até já apresentam modelos a serem meramente preenchidos com as informações da reunião.
Qualquer que seja o caso, uma regra que permanece, além das informações que devem constar na ata, é aquela que exige que as informações sobre as discussões e decisões figurem exatamente na ordem em que ocorreram.
Algumas empresas adotam padrões de layout para seus documentos. Manter este padrão para as atas de reunião é uma boa opção: ajuda a manter a identidade visual dos documentos da empresa, e as pessoas não se sentem intimidadas. Afinal, já conhecem estruturas de documento semelhantes.
Dicas para redigir uma boa ata de reunião
- Posicione-se em um local mais central, onde seja possível visualizar todos os participantes e ouví-los com clareza.
- Leve papel e caneta. O papel deve ser em quantidade o suficiente para que você não precise economizar nas anotações e a caneta deve ser testada antes da reunião!
- Se preferir fazer a ata diretamente no computador, certifique-se que:
- Você digita rápido o suficiente
- Seu teclado e seu digitar não são barulhentos (o barulho certamente atrapalhará a reunião)
- Você terá condições de salvar as alterações de tempos em tempos para evitar a perda de informações por queda de energia/bateria. (Aliás, tenha de qualquer maneira um papel e uma caneta, caso isso ocorra. Assim, a reunião continuará independente do restabelecimento da energia elétrica.)
- Sempre que possível, faça uma gravação do áudio da reunião. Se você perder alguma informação, anote o tempo de gravação decorrido. Quando estiver revisando ou passando a limpo suas anotações, você saberá o momento certo da gravação para ouvir e complementar sua ata.
Por último, vale lembrar que em uma ata de reunião, por mais grosseiro que pareça, sua opinião não interessa. As pessoas devem saber o que foi discutido e decidido, independente do seu posicionamento sobre os fatos. Dessa forma, você produzirá uma ata de reunião imparcial e completa, como esperado por todos.
Modelo de Ata de Reunião
Para facilitar a sua vida ao criar suas atas e permitir que você visualize melhor tudo o que foi dito, criamos um modelo de ata de reunião elaborado de acordo com todas as dicas que foram dadas nesse texto. Clique aqui para fazer o download do modelo.
Sucesso nas anotações!
Categorias: Destaque • Organização
Surgiu uma dúvida: você pode fazer as anotações manualmente na reunião e depois repassar para um computador ou a ata tem de ser escrita ou digitada já em “versão final” para ser entregue na hora?
Desculpe-me pela pergunta =)
Obrigada por ler o texto e pelo comentário!
Pelo que eu tenho visto atualmente das reuniões, as únicas que ainda mantém aquele estilo tradicional de ata de reunião (à mão, em um único parágrafo, assinada por todo mundo, etc) são as atas de reunião de condomínio.
As reuniões empresariais têm seguido uma linha mais prática, moderna. É uma tendência das empresas ir se adaptando, né? Por isso, na maioria dessas reuniões, o pessoal faz isso: anota em um papel, passa a limpo no computador e depois compartilha na rede ou por e-mail. Sempre que há uma divergência de entendimento, as pessoas se comunicam e a ata pode ser atualizada (inclusive para rever erros gramaticais, ortográficos e trechos em que a redação não ficou muito clara).
O mais importante é que todos os participantes tenham acesso a ata. E se alguém tiver se ausentado da reunião, também é interessante divulgar o documento final.
Espero ter ajudado!
Mas sou escola antiga! Prefiro uma boa rabiscada no caderno! Com desenhos de processos, telas e tudo mais!
Daí quando passo para o computador fica até mais explicadinho! =D
Não conheço essas atas de patrimônio. Mas pelo que pesquisei, você pode ter um livro (caderno) ou uma planilha eletrônica com campos bem simples:
Número de patrimônio
Tipo do bem
Descrição do bem
Data de aquisição
N. NF da aquisição e a data da emissão da NF
Fornecedor do bem
Localização física do bem;
Valor
Situação do bem (Penhorado, cedido em comodato, em manutenção, etc)
Situação física do bem (em boas condições, necessita reparos, inservível)
Data da baixa
Motivo da baixa
E outros que você possa julgar necessários na sua empresa!
Espero ter ajudado!
Pergunto o que segue: Mensalmente acontece reunão do Conselho Deliberativo do Instituto Oswaldo Cruz. São mais de noventa pessoas e há uma que é Representante dos Tecnologistas(com direito a voto) e também é chefe Departamento de Apoio Técnico Tecnológico (com direito a voz). Ela deve aparecer listada como presente à reunião nos dois cargos que ocupa?
Um abraço
No meu entender, sim. Devem constar os dois cargos. Assim, fica mais fácil compreender as considerações que forem apresentadas por essa pessoa.
Espero ter ajudado!
Abraço!
Muito bom o que vc tem dito neste post.
Gostaria de saber se vc pode me ajudar. Peguei uma associação com mais de 10 anos inativa, e preciso justificar porque essa associação ficou tanto tempo inativa. Não sei como fazer e espero que vc possa me ajudar.
Obrigada.
Fabrica Turial
fabriciabonfim@hotmail.com
Acho que a melhor solução é justamente colocar este item na PAUTA da primeira reunião. Assim, certamente as pessoas levantarão os motivos pelos quais a associação esteve inativa nos últimos 10 anos. Os motivos devem ser citados na ata da mesma forma que forem citados na reunião.
Minha dúvida é a seguinte:
O fechamento da ata como deve ser?
Vc considera melhor ler a ata na próxima reunião ou enviá-la para todos por e-mail em intranet?
Agradeço imenso pela resposta.
Giuliano Sczip – Florianópolis/SC
O fechamento da ata deve ser com os compromissos assumidos na reunião (com os respectivos prazos) e a definição de data e horário da próxima reunião. Que acaba sendo a maneira como as reuniões tendem a acabar! =)
A ata deve ser encaminhada a todos ou disponibilizada na intranet (nesse caso, é interessante o envio de um e-mail ou alerta indicando o “caminho” até a ata).
Sobre a leitura, é legal começar a reunião falando justamente dos compromissos assumidos na última reunião. Não é necessário ler a ata inteira. Apenas questionar (item a item) se os compromissos foram cumpridos dentro do prazo estabelecido. Se não, identificar os motivos e estabelecer um novo prazo (e até mesmo outro profissional, dependendo do caso) para executar a tarefa.
Essa revisão dos compromissos assumidos deve ser o primeiro item da PAUTA da nova reunião.
Espero ter ajudado!
obrigado,
paulo.
Como devo enumerar as atas? Aqui na empresa em que trabalho começamos a cada ano uma numeração nova, ex: Ata nº 001/2012 e assim sucessivamente. No próximo ano iniciamos novamente mudando apenas o ano. É correto fazer deste maneira?