Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões devem ser registradas, formalizadas, e divulgadas a todos a quem as informações puderem interessar por meio de um documento chamado “ata de reunião”.

Por muito tempo, as atas de reunião foram os documentos formalizadores das decisões tomadas em empresas, condomínios e associações. Elas continuam sendo um excelente instrumento, principalmente porque elas se tornaram mais flexíveis quanto ao seu formato, sua apresentação.

O que antigamente se resumia a uma estrutura rígida, com linguagem até de difícil compreensão, hoje tem por objetivo democratizar o acesso às decisões tomadas.

Algumas orientações gerais continuam válidas. Principalmente no que diz respeito às informações que devem constar em um documento deste tipo e a linguagem a ser utilizada. Mas no geral, a ata de reunião se tornou um documento muito mais simples de ser elaborado do que se imagina.

Mas para encurtar a conversa, se o seu interesse é apenas encontrar um bom modelo de ata de reunião, sugiro que você clique aqui e vá direto ao link de download!

 

O que escrever na ata?

Em uma ata de reunião não podem faltar as seguintes informações básicas:

  • Data, local, horário de início e fim da reunião (é preciso que as pessoas saibam onde e quando as decisões foram tomadas)
  • Pessoas presentes e seus cargos (todos devem saber por quem as decisões foram tomadas)
  • Pauta da reunião (saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram é um dos principais interesses ao se ler uma ata de reunião)
  • Discussões (essa é a parte onde as pessoas registram porque as decisões foram tomadas, porque algumas idéias foram abandonadas e evitam que a mesma discussão ocorra várias outras vezes)
  • Registro das decisões (para saber o que de fato foi acordado entre os participantes)
  • Compromissos (onde são registrados os prazos para execução de tarefas e é estabelecido o dia, horário, local e participantes da próxima reunião)

Uma boa ata irá conter esses tópicos. Dificilmente uma ata conterá mais informações além destas. É importante lembrar que a ata deve ser um documento sucinto, de fácil leitura e identificação (em especial) das decisões tomadas. E uma ata que não abranja todos estes itens ficará incompleta, deixando os leitores com dúvidas sobre algum aspecto da reunião.

Layout

Antigamente existiam várias regras para elaboração de atas de reunião. As principais eram:

  • Texto corrido, em um único parágrafo, com todas aquelas informações da lista anterior.
  • A ata deveria ser escrita à mão, pelo “secretário”, durante a reunião, e assinada por todos os presentes ao final da mesma.
  • Não era permitido nenhum tipo de rasura, e em caso de erro eram usadas expressões como “digo,”.

Enfim, me atrevo a dizer que essas regras caíram. Desconheço a existência de norma para redação de atas (como as regras para redação oficial). Mas o que eu tenho visto nas empresas por aí é a preocupação em registrar suas atas em um layout que facilite a leitura e interpretação do documento. Alguns softwares até já apresentam modelos a serem meramente preenchidos com as informações da reunião.

Qualquer que seja o caso, uma regra que permanece, além das informações que devem constar na ata, é aquela que exige que as informações sobre as discussões e decisões figurem exatamente na ordem em que ocorreram.

Algumas empresas adotam padrões de layout para seus documentos. Manter este padrão para as atas de reunião é uma boa opção: ajuda a manter a identidade visual dos documentos da empresa, e as pessoas não se sentem intimidadas. Afinal, já conhecem estruturas de documento semelhantes.

Dicas para redigir uma boa ata de reunião

  • Posicione-se em um local mais central, onde seja possível visualizar todos os participantes e ouví-los com clareza.
  • Leve papel e caneta. O papel deve ser em quantidade o suficiente para que você não precise economizar nas anotações e a caneta deve ser testada antes da reunião!
  • Se preferir fazer a ata diretamente no computador, certifique-se que:
    1. Você digita rápido o suficiente
    2. Seu teclado e seu digitar não são barulhentos (o barulho certamente atrapalhará a reunião)
    3. Você terá condições de salvar as alterações de tempos em tempos para evitar a perda de informações por queda de energia/bateria. (Aliás, tenha de qualquer maneira um papel e uma caneta, caso isso ocorra. Assim, a reunião continuará independente do restabelecimento da energia elétrica.)
    4. Sempre que possível, faça uma gravação do áudio da reunião. Se você perder alguma informação, anote o tempo de gravação decorrido. Quando estiver revisando ou passando a limpo suas anotações, você saberá o momento certo da gravação para ouvir e complementar sua ata.

Por último, vale lembrar que em uma ata de reunião, por mais grosseiro que pareça, sua opinião não interessa. As pessoas devem saber o que foi discutido e decidido, independente do seu posicionamento sobre os fatos. Dessa forma, você produzirá uma ata de reunião imparcial e completa, como esperado por todos.

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Modelo de Ata de Reunião

Para facilitar a sua vida ao criar suas atas e permitir que você visualize melhor tudo o que foi dito, criamos um modelo de ata de reunião elaborado de acordo com todas as dicas que foram dadas nesse texto.

Clique aqui para fazer o download do modelo.

Sucesso nas anotações!

About The Author

Bacharel em Biblioteconomia pela Universidade de Brasília (UnB), atua nas áreas de gestão da qualidade e gestão da informação desde 2006. Interesse em gerência de projetos, gestão do conhecimento, sistemas de gestão da qualidade, biblioteconomia, restauração de documentos e (claro!) livros e literatura. Muito abrangente? É o poder do profissional bibliotecário, que funciona de A a Z.

33 Responses

  1. Gizelle

    Olá Talita! Parabéns pelo texto.

    Surgiu uma dúvida: você pode fazer as anotações manualmente na reunião e depois repassar para um computador ou a ata tem de ser escrita ou digitada já em “versão final” para ser entregue na hora?

    Desculpe-me pela pergunta =)

  2. Talita James

    Oi Gizelle!

    Obrigada por ler o texto e pelo comentário!

    Pelo que eu tenho visto atualmente das reuniões, as únicas que ainda mantém aquele estilo tradicional de ata de reunião (à mão, em um único parágrafo, assinada por todo mundo, etc) são as atas de reunião de condomínio.

    As reuniões empresariais têm seguido uma linha mais prática, moderna. É uma tendência das empresas ir se adaptando, né? Por isso, na maioria dessas reuniões, o pessoal faz isso: anota em um papel, passa a limpo no computador e depois compartilha na rede ou por e-mail. Sempre que há uma divergência de entendimento, as pessoas se comunicam e a ata pode ser atualizada (inclusive para rever erros gramaticais, ortográficos e trechos em que a redação não ficou muito clara).

    O mais importante é que todos os participantes tenham acesso a ata. E se alguém tiver se ausentado da reunião, também é interessante divulgar o documento final.

    Espero ter ajudado!

  3. Daniel James

    Tô fazendo direitinho então! =D
    Mas sou escola antiga! Prefiro uma boa rabiscada no caderno! Com desenhos de processos, telas e tudo mais!
    Daí quando passo para o computador fica até mais explicadinho! =D

  4. Meire

    bom dia gostaria de um exwmplo den escrever uma de patrimonio ou seja declarando os bens de um comercio

    • Talita James

      Meire,

      Não conheço essas atas de patrimônio. Mas pelo que pesquisei, você pode ter um livro (caderno) ou uma planilha eletrônica com campos bem simples:

      Número de patrimônio
      Tipo do bem
      Descrição do bem
      Data de aquisição
      N. NF da aquisição e a data da emissão da NF
      Fornecedor do bem
      Localização física do bem;
      Valor
      Situação do bem (Penhorado, cedido em comodato, em manutenção, etc)
      Situação física do bem (em boas condições, necessita reparos, inservível)
      Data da baixa
      Motivo da baixa

      E outros que você possa julgar necessários na sua empresa!

      Espero ter ajudado!

  5. Dalila Piloupas

    Boa tarde Talita,

    Pergunto o que segue: Mensalmente acontece reunão do Conselho Deliberativo do Instituto Oswaldo Cruz. São mais de noventa pessoas e há uma que é Representante dos Tecnologistas(com direito a voto) e também é chefe Departamento de Apoio Técnico Tecnológico (com direito a voz). Ela deve aparecer listada como presente à reunião nos dois cargos que ocupa?
    Um abraço

    • Talita James

      Olá Dalila,

      No meu entender, sim. Devem constar os dois cargos. Assim, fica mais fácil compreender as considerações que forem apresentadas por essa pessoa.

      Espero ter ajudado!

      Abraço!

  6. Fabricia

    Boa Noite Talita.
    Muito bom o que vc tem dito neste post.
    Gostaria de saber se vc pode me ajudar. Peguei uma associação com mais de 10 anos inativa, e preciso justificar porque essa associação ficou tanto tempo inativa. Não sei como fazer e espero que vc possa me ajudar.

    Obrigada.

    Fabrica Turial
    fabriciabonfim@hotmail.com

    • Talita James

      Fabrícia,

      Acho que a melhor solução é justamente colocar este item na PAUTA da primeira reunião. Assim, certamente as pessoas levantarão os motivos pelos quais a associação esteve inativa nos últimos 10 anos. Os motivos devem ser citados na ata da mesma forma que forem citados na reunião.

  7. Giuliano Sczip

    Oi Talita, ótimo post e parabéns pela equipe do site.
    Minha dúvida é a seguinte:
    O fechamento da ata como deve ser?
    Vc considera melhor ler a ata na próxima reunião ou enviá-la para todos por e-mail em intranet?
    Agradeço imenso pela resposta.
    Giuliano Sczip – Florianópolis/SC

    • Talita James

      Oi Giuliano!

      O fechamento da ata deve ser com os compromissos assumidos na reunião (com os respectivos prazos) e a definição de data e horário da próxima reunião. Que acaba sendo a maneira como as reuniões tendem a acabar! =)

      A ata deve ser encaminhada a todos ou disponibilizada na intranet (nesse caso, é interessante o envio de um e-mail ou alerta indicando o “caminho” até a ata).

      Sobre a leitura, é legal começar a reunião falando justamente dos compromissos assumidos na última reunião. Não é necessário ler a ata inteira. Apenas questionar (item a item) se os compromissos foram cumpridos dentro do prazo estabelecido. Se não, identificar os motivos e estabelecer um novo prazo (e até mesmo outro profissional, dependendo do caso) para executar a tarefa.

      Essa revisão dos compromissos assumidos deve ser o primeiro item da PAUTA da nova reunião.

      Espero ter ajudado!

  8. paulo rogerio luciano

    bom dia. vc já viu algum modelo de ata em que se anexam e-mails com conversas dos membros de determinado grupo? estou querendo propor isso para nossas atas. mas não achei informação na internet sobre como fazer. a questão eh que o grupo conversa muito por e-mail e com isso diversos documentos e assuntos importantes estão sendo tratados forma das reuniões.

    obrigado,
    paulo.

    • Talita James

      Oi Paulo!

      Sendo bastante sincera… Não! Nunca vi nenhum modelo assim!

      Mas a discussão de assuntos por e-mail e listas de discussão é uma realidade no mundo corporativo.

      Servidores de e-mail que estruturam as conversas em ordem cronológica (como o Gmail) são facilitadores. Todos os participantes podem acompanhar o que foi dito, por quem, em que momento…

      Para “formalizar” essas discussões, sugiro um resumo das decisões finais, bem estruturado, em um documento (talvez até um arquivo em PDF para evitar alterações!) que deve ser enviado a todos que participaram da discussão online. É uma maneira de encerrar os assuntos, formalizar as decisões, compromissos e tudo aquilo que foi dito no texto.

      Outra opção também é marcar uma reunião relâmpago (10 minutos, no máximo) apenas para apresentar esse “resumo” e ver se alguma coisa não ficou bem explicada. Formaliza bastante, também. Existem algumas técnicas para garantir que a reunião será breve e a minha favorita é: TODO MUNDO EM PÉ! Ninguém senta, e a reunião é rápida e objetiva. Perfeita pra ambientes corporativos!

      Espero ter ajudado! Depois volta aqui pra contar se deu tudo certo, ok?

  9. Cléia dos Santos

    Boa Tarde Talita

    Como devo enumerar as atas? Aqui na empresa em que trabalho começamos a cada ano uma numeração nova, ex: Ata nº 001/2012 e assim sucessivamente. No próximo ano iniciamos novamente mudando apenas o ano. É correto fazer deste maneira?

    • Talita James

      Oi Cléia!

      Acho que esse esquema de numeração segue o padrão para documentos da maioria das empresas e órgãos públicos.

      Fica uma numeração clara, e por reiniciar todo ano os números não ficam longos.

      Outra maneira de nomear as atas é pela data das reuniões. Mas esse padrão pode ficar confuso em ambientes em que é comum a realização de mais de uma reunião por dia.

      Espero ter ajudado!

  10. Claudia

    Bom dia, fiz parte de uma reuniao de consulta publica e fiquei responsavel pela ata, um tempo depois qdo entreguei a ata a pessoa respoonsavel nao aceitou a ata, questionou varios pontos da mesma e pediu que eu fizesse outra a anulasse a primeira. Isso e possivel? O documento ata é oficial? A ata se originou qdo e onde? Obrigada

    • Talita James

      Oi Cláudia! Tudo bom?

      O Manual de Redação Oficial da Presidência da República, que dá orientações sobre formato e conteúdo de documentos oficiais, não fala sobre atas. Mas alguns outros órgão públicos têm o seu próprio manual. Algumas empresas também tem a sua política própria para elaboração de atas.

      Nunca ouvi falar de anulação de atas, mas também não existe lei ou norma específica para isso. Então o que vale acaba sendo o costume de cada órgão ou empresa. Não duvido que seja possível anular uma ata e acredito que um dos poucos motivos plausíveis para anular um documento deste tipo seja o fato do mesmo não estar de acordo com as normas adotadas.

      Sendo assim… O que eu posso recomendar é que você pergunte se há algum documento normativo para atas e peça para dar uma olhada nos documentos lavrados anteriormente. Assim você consegue saber o que esperam da sua ata. Vou deixar aqui, também, um link para um arquivo em PDF que fala sobre aquele modelo beeeeem formal de atas. (http://www.elirferrari.pro.br/download/Redacao_Oficial.pdf)

      Espero ter ajudado!

  11. Sergiane Uchôa

    Parabéns pelo texto! Muito bem explicado e objetivo. Irei recomendar o site para a minha turma, pois teremos prova amanhã e o principal assunto é como redigir uma ata. Obrigada!

  12. Talita James

    Obrigada, Sergiane!

    Boa prova pra você e toda a sua turma!

  13. fagner matias

    obrigado pelo esclarecimento, foi8 de suma importância sua resposta,abraços!!!

    • Talita James

      Oi Fagner! Obrigada pelo feedback! Volte sempre!

  14. Renata

    Bom dia, gostaria de saber se é obrigatório a leitura da ATA anterior antes de dar inicio a Assembleia ?

    • Talita James

      Oi Renata,

      OBRIGAÇÃO é uma palavra bem forte, e como não existe lei nenhuma sobre reunião, eu não colocaria dessa forma. Mas acho que a leitura da ata da reunião anterior é de suma importância. Mesmo em reuniões menos formais, é interessante que os participantes lembrem-se dos compromissos assumidos anteriormente, das decisões tomadas… Assim, todo mundo começa a reunião tendo um contexto, sabendo o que já foi discutido, resolvido e trabalhado recentemente.

      Espero ter ajudado!

  15. elisandra

    Bom dia!

    Pelas respostas acima, vi que o modelo atual (moderno) de Atas é um documento impresso, mas a minha duvida é; como anexar este documento no livro Atas? Para manter as paginas numeradas em livro oficial e tudo mais.
    Aguardo…

    • Talita James

      Oi Elisandra!

      Uma opção para esse problema pode ser colar ou grampear as folhas impressas no caderno. Não fica bonito, mas fica prático.

      Outra possibilidade é numerar as páginas, sequencialmente, reunião após reunião, antes mesmo de imprimir. Muitos editores de texto possibilitam isso.

      Também é possível escrever a ata à mão em um desses cadernos próprios para atas.

      As dicas sobre o conteúdo continuam as mesmas!

      Espero ter ajudado!

  16. Jaqueline

    Texto bem explicativo, mas suscinto se escreve com SC. É um pouco desapontador ver quem deveria corrigir e informar não relendo seus textos, cometendo erros tão básicos.

    • Talita James

      Olá Jaqueline,

      Primeiramente, obrigada por ler os nossos textos e pela sua vontade de contribuir! Críticas e sugestões são sempre muito bem-vindas.

      O Produzindo.net não possui em sua estrutura profissionais graduados em letras ou com vasta experiência na área de revisão. Mas possuimos um processo de revisão, sim, e que tem funcionado com uma boa média de acertos.

      Por exemplo: o VOLP – Vocabulário Ortográfico da Língua Portuguesa (disponível para consulta no site da ABL – Academia Brasileira de Letras bem aqui http://www.academia.org.br/abl/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=23) nos diz que SUCINTO é escrito com C e que SUSCINTO – com SC, como você afirma ser o certo – não existe.

      Se você tiver alguma outra fonte oficial para basear a sua correção, deixe aqui nos comentários para a gente poder corrigir e aprender. Afinal, o objetivo de todo mundo que atua no Produzindo.net é justamente esse: aprender para ensinar.

      Mais uma vez, muito obrigada!

      • Rene Dell Ossi

        Talita,
        Primeiramente parabenizo pela postura em responder nossa correspondente quanto suas observações. em seguida, parabenizo pelo conteúdo dos materiais publicados, pois são todos de grande ajuda no dia a dia.

        Sds

        Rene Dell Ossi

  17. Edson Mariano

    Olá !

    Gostaria de saber se depois de uma reunião encerrada um participante pode solicitar à secretária que inclua ” a posteriori” uma retratação por uma declaração / acusação indevida?

    desde já grato.

  18. Maria Suelly

    Gostaria de um modelo de Ata para Reunião sobre o projeto LDO, que vai ser realizado com vereados, secretários e população ?