Um dos maiores vilões da produtividade pessoal são as interrupções. É muito comum ouvirmos que alguém produz mais em casa do que no trabalho ou que produz mais fora do horário de expediente do que no horário de expediente. É comum vermos pessoas chegando mais cedo e saindo mais tarde para poder dar conta do volume de serviço. Causa? Interrupções!
Princípio de Pareto: Vilfredo Pareto foi um italiano político, sociólogo e economista. Em uma das suas teorias, fala que apenas 20% de qualquer coisa provoca 80% dos resultados dessa coisa, seja o que for. Trazendo para o nosso cenário, apenas 20% do nosso dia gera 80% do resultado final. Ou seja, se você evitar interrupções nesses 20%, você tende a ser até 80% mais produtivo.
Mas o que fazer para evitar essas interrupções, vilãs da nossa produtividade?
Primeiro, dê um fim aos fatores internos de interrupções. Depois, procure minimizar os fatores externos.
“Fatores internos? Externos?”
Fatoes internos são os fatores de interrupções que você mesmo cria. Alguns exemplos comuns são: internet, banheiro e criatividade (por incrível que pareça). Já os fatores externos, são aqueles fatores que não é você que cria. Exemplos são: chefe, telefone, membros da equipe perturbando e email.
Veja abaixo sugestões de como evitar alguns desses fatores.
- Fatores Internos
- Internet
É comum, ao se realizar uma pesquisa em um site de buscas, desviarmos do objetivo e entrar em algum link interessante. Essa é uma importante ferramenta que pode tanto auxiliar quanto prejudicar a nossa produtividade. Atenção! - Fome, cafezinho e banheiro
Faça o que você tem que fazer antes de sentar e se concentrar. Se você sair do seu posto, alguém pode achar que você está livre e puxar você para conversar. - Criatividade
É muito comum, durante a produção de alguma coisa, termos idéias para a produção de uma parte de outro projeto ou outro sistema. Tenha em mãos um caderno de anotações, anote e volte posteriormente à essa idéia.
- Internet
- Fatores externos
- Chefe
Se você está resolvendo um problema específico e o chefe pede para você fazer outra coisa, converse com ele falando das implicações de você parar o que está fazendo para fazer o que ele quer. Muitas vezes essas implicações podem ser graves, fazendo-o desistir de interromper o seu trabalho. - Telefone
Ligue a caixa postal! Mostre que você não pode atende-lo e retorne todas as ligações posteriormente. - Email
É comum ligarmos o aviso sonoro de recebimento de email. Esse é um dos tipos de interrupção mais comuns já que você, muitas vezes, vai parar o que está fazendo para ler o email. A sugestão aqui é desligar o aviso sonoro e o auto-recebimento de emails para se dedicar exclusivamente ao seu trabalho. - Equipe
É importante mostrar para a sua equipe que você está ocupado. Uma sugestão muito útil para este caso é comprar aqueles fones de ouvido que tampam toda a orelha para ficar bem visível que você está concentrado e não está ouvindo fontes de ruído externas. (Muitas pessoas desistem de falar conosco pelo simples motivo de estarmos com o fone).
- Chefe
Todas essas dicas acima são muito eficientes para diminuir o nível de interrupções durante o seu trabalho. Mas sejamos realistas, quando se trata de interrupções externas não tem como evita-las 100%. Não podemos excluir nossa família, colegas de trabalho e chefes nos momentos que quisermos. O mais importante aqui é saber não deixar que as “interrupções nos interrompam”.
“Como assim?”
É preciso saber lidar com as interrupções. Elas sempre vão acontecer, por mais que nós tentemos evita-las. Fatores de interrupções pessoais são mais fáceis de se evitar, mas fatores externos de interrupção são muito mais difíceis de lidar. Nesse caso, o que realmente tem efeito é você conseguir acabar com a interrupção o mais rápido possível e, imediatamente, retomar o que você estava fazendo.
Só que aqui entra outro problema: as vezes retomar o seu fluxo de idéias demora um pouco. Um segredo para retoma-lo com eficiência após a sua interrupção é a organização. Separe seu trabalho em pequenas partes com início e fim. Se alguém te interromper, fica mais fácil retomar o seu fluxo de idéias quando você tem uma parte menor de um todo para terminar. Assim, você não precisa pensar no todo e sim, apenas naquela pequena parte.
Com todas essas dicas, espero ter ajudado a melhorar a sua produtividade. Se você ainda ficou com vontade de ler mais sobre o assunto, indico este artigo do Paragrafo.org. Agora é a sua vez, só depende de você!
