Você já sentiu que está gastando mais tempo do que o necessário em algumas atividades? Já terminou de fazer algo e percebeu que podia ter terminado muito mais cedo? Quanto tempo você gasta nas suas atividades?
Por quê será que essas coisas acontecem? Existem fatores externos que contribuem para isso, mas eu acredito que o principal motivo é: nós gastamos nosso tempo com coisas desnecessárias. Nós gastamos nosso tempo em coisas que, no final das contas, não contribuem em nada para nossos resultados. Óbviamente, a solução é:
Não faça mais do que o necessário.
Claro que é mais fácil falar do que fazer. Então seguem abaixo algumas dicas para ajuda-los:
1. Definir o resultado esperado
Um dos principais motivos que causa o gasto excessivo de tempo em uma atividade é não saber precisamente quais resultados esperar. Se nós nem sabemos o que queremos, como podemos decidir se alguma coisa é ou não necessária? Sem termos isso definido, acabamos fazendo coisas que mais cedo ou mais tarde descobriremos que não precisavam ser feitas.
Defina seus resultados, procure saber o que você quer. Seja específico quanto a isso. Assim você terá condições de julgar o que se deve e o que não se deve fazer.
2. Escreva seu objetivo em algum lugar bem a vista
Definir o resultado esperado é uma coisa muito boa, mas nem sempre suficiente. O problema é que é muito fácil esquecer o que foi definido quando nós entramos no nosso mundo de trabalho. Precisamos de alguma coisa para nos lembrar…
Uma forma legal e útil de se fazer isso é escrever-lo em algum lugar bem a vista, onde você sempre olhe ou sempre esteja. Por exemplo, se você está trabalhando em um computador e usa o Google Desktop, você pode usar o Scratch Pad (aquele bloco de notas). Com ele sempre visível, você irá facilmente ler e reler o que você escreveu enquanto você realiza suas atividades.
3. Se realinhar com seu objetivo
É muito fácil se desviar do objetivo. É importante se realinhar regularmente com o que definimos anteriormente. Para tal, sempre que for realizar uma atividade, você deve se perguntar: “Será que eu tenho realmente que fazer isso para alcançar meu objetivo? Será que eu posso deixar isso de lado ou fazer isso de forma mais produtiva, mais eficiente?”. Esses questionamentos irão ajuda-lo a cortar as “gorduras” do seu trabalho e foca-lo novamente no que é realmente importante.
Realizar esses questionamentos antes das atividades é uma coisa difícil. Mas nem tudo está perdido. Também é possível também realiza-los em intervalos regulares. Por exemplo, se você normalmente trabalha por 1 hora seguida de uma pausa, é durante essa pausa que você pode se fazer essas perguntas.
4. Defina uma data final e priorize
Definir uma data final é outra forma de ajudá-lo a fazer somente o necessário. Principalmente se o tempo for curto.
Com uma data estipulada, você é forçado a definir prioridades sobre o que você faz e o melhor jeito de fazer isso é realizar as atividades mais importantes primeiro. Se o seu tempo for chegando ao fim, você vai ter que administrá-lo de forma a ir cortando automaticamente o que for desnecessário.
Essa é a forma que os artigos de muitos jornais e revistas são escritos. Relatar os fatos mais importantes primeiro e mais tarde os de menor importância.
5. Parar quando você já terminou o que era para ser feito
Pode parecer óbvio, mas quando terminamos o que tínhamos para fazer e ainda temos tempo sobrando, podemos ficar tentados a gastar mais tempo com melhorias. No final, coisas desnecessárias podem ter sido feitas atrapalhando outras atividades não relacionadas que deveriam ser feitas.
“Ser produtivo é só uma questão de hábitos.”, por autor desconhecido
Artigo traduzido e adaptado do lifehack.org.
