O email se tornou algo tão importante na nossa vida que dependemos dele para quase tudo. É uma ótima central de informações. Porém, ele nos apresenta um novo desafio: como manter esta enxurrada de mensagens em dia e não deixar nada importante passar sem ser notado?

Para resolver este problema, cada um tem sua metodologia. Algumas funcionam, outras não. Fato é que muita gente convive com uma caixa de entrada completamente desorganizada e abarrotada de mensagens que nunca serão lidas — inclusive algumas que deveriam.

Unindo os conceitos do GTD e do trabalho em tiros, assim como algumas idéias pessoais e outras encontradas pela internet, desenvolvi uma metodologia própria. Tem funcionado bem para mim pela sua simplicidade e facilidade de implementação. Vamos a ela?

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Mantendo a caixa de entrada em dia para permanecer produtivo

Problema 1: Por mais que eu tente, meus emails estão sempre desorganizados. As pessoas costumam armazenar seus emails em uma infinidade de pastas. Isto traz diversos problemas: perde-se muito tempo copiando emails entre elas; com o tempo, esquecemos as pastas que existem e criamos algumas em duplicidade; por fim, elas não ajudam tanto na hora de encontrar mensagens específicas.

Com todo esses problemas, as mensagens acabam desorganizados, pois dá tanto trabalho ordená-los que ficamos com preguiça só de pensar no assunto. Resumindo, as pastas não cumprem o objetivo a que se destinam — organizar.

Solução 1: Limite-se à criação de três pastas: Responder/Ação, Aguardando e Arquivo.

Responder/Ação – Se a mensagem requer alguma ação sua que tomará mais de dois minutos do seu tempo, coloque-a nessa pasta e crie um lembrete no seu sistema de gerenciamento de tarefas.

Aguardando – Coloque os itens que dependem de ação de outras pessoas ou de algo que acontecerá em uma data específica numa pasta Aguardando. Lembre-se de também colocar um lembrete no seu sistema de gerenciamento pessoal.

Arquivo – Tudo que você pretende guardar para referência, ações já concluídas e qualquer outra coisa que não precise de sua ação, nem que você aguarde, jogue dentro de uma grande pasta Arquivo. As ferramentas de busca atuais, tanto de desktop quanto online, possuem pesquisas potentes e encontram qualquer coisa.

Se você realmente quer mais pastas, use o mínimo possível. Você pode, por exemplo, dividir a pasta arquivo em Arquivo-Pessoal e Arquivo-Profissional.

Problema 2: Minha caixa de entrada está sempre cheia de emails que nem li. Para evitar que as mensagens empilhem na caixa de entrada, siga estas dicas:

Solução 2: Use a regra dois minutos, livre-se de emails automáticos, crie filtros e controle spam.

Use a regra dos dois minutos – O GTD diz que temos que fazer tudo que nos leva menos de dois minutos assim que tomamos conta da necessidade de fazê-lo. Para emails não é diferente. Se responder um email ou concluir a ação associada a ele levará menos de dois minutos, faça no momento que o ler.

Livre-se de emails automáticos – Todos nós recebemos muitos emails automáticos. Lojas online, listas de discussão, blogs, redes sociais, atualizações de programas, tudo requer um pouco do nosso tempo. Mesmo que você não os leia completamente, precisará perder alguns valiosos segundos lendo o campo assunto, processando e tomando alguma ação (clicando em Apagar, por exemplo). Cancele todas as assinaturas que não sejam realmente importantes para você. Todas as lojas e sites de respeito possuem uma opção de cancelar recebimento automático. Faça bom uso dela.

Crie filtros automáticos – Todos os bons clientes de email permitem a criação de filtros automáticos. Abuse deste recurso. Se algum email automático não puder ser cancelado, filtre-o e apague automaticamente. O mesmo serve para emails que podem ser arquivados automaticamente. Ainda, se você tem algum amigo ou parente que insiste em enviar toneladas de apresentações de Powerpoint diariamente, crie um filtro para estes também (algo como “de:amigo-chato@email-amigo-chato.com.br assunto:enc ou assunto:fwd” resolverá).

Spam – Use um bom filtro contra spam. Se você usa um email de desktop ou um webmail e ele deixa passar mais de um ou dois spams por dia, mude de email. Emails bons e modernos (como o Gmail) não deixam passar mais de um por mês!

Problema 3: Passo o dia inteiro com o email aberto e não resisto ao aviso de novo email recebido.

Solução 3: Leia emails em tiros – Em vez de passar o dia inteiro com o aplicativa de email aberto e ainda com notificadores de novas mensagens, determine horários dedicados para isto. Você pode, por exemplo, dedicar 30 minutos pela manhã, tarde e noite. Nestes horários, dedique-se interinamente, sem distrações, a processar sua caixa de entrada. Sempre que algo for processado, não poderá permanecer na caixa de entrada. Assim você acabará também com a procrastinação nos emails.

Seguindo esta dicas simples, acredito que qualquer um pode manter sua caixa de entrada vazia (ou quase vazia). Não requerem nenhum conhecimento profundo de informática nem mudanças radicais de hábitos.

Porém, o que funciona para alguns, não necessariamente dará certo com todos. Sugiro que experimentem e depois compartilhem o resultado.

(créditos da foto para kveselyte:sxc)

  • Pingback: Uma metodologia para manter emails em dia | FazendoAcontecer.net

  • http://www.blogblogs.com.br Fernando Lima

    Olá!

    Seu post virou destaque na home do Blogblogs :)

    Abraços

    Fernando Lima
    BlogBlogs
    http:\\blogblogs.com.br

  • http://www.carloshjunior.net Carlos H Junior

    Essa semana fiz um treinamento de administração do tempo, e esse foi um dos itens mais citados em todo o treinamento.

    • http://fazendoacontecer.net Rafael Perrone

      Carlos, esta é uma preocupação muito comum nas empresas. Como boa parte da comunicação interna é feita com correio eletrônico, é importantíssimo saber se comunicar bem escrevendo e manter a produtividade ao usar email.

  • http://twitter.com/claytonantonio Clayton

    Amei suas dicas! Fará toda a diferença pra mim, obrigado!

    • http://fazendoacontecer.net Rafael Perrone

      Espero que sim. Para mim, são fundamentais.

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