Hoje em dia todo mundo é multitarefa. Tem que estudar, trabalhar, cuidar da saúde, da casa, da família, e manter-se constantemente atualizado no trabalho e com o mundo. Muitos repetem diariamente o bordão “tô na correria”, dormem pouco, nunca tem tempo para ir à academia, esquecem de marcar check-up no dentista e, pra piorar, fazem hora extra em casa de noite, na frente do computador, quando deveriam estar relaxando.

Contudo, muita gente consegue fazer mil coisas e ainda sobra tempo para ir ao cinema, passear, praticar esportes. Mesmo com família e filhos! Afinal, as 24 horas do dia são iguais para todo mundo. Então, qual o segredo?

Talvez o grande vilão não seja simplesmente a vida moderna, mas o modo como se administra o tempo. No dia-a-dia, falta ser organizado, metódico, saber fazer escolhas, ser assertivo e acompanhar seu desenvolvimento como base para futuras decisões.

As listas de tarefas são grandes aliadas. Não importa se são feitas num bloco de papel ordinário, numa sofisticada Moleskine ou numa bela e colorida agenda. Mas verdade seja dita, precisamos escolher um método que nos dê prazer em usar, senão logo o abandonamos. Belas agendas e boas canetas são altamente motivacionais. E… bem, como sou uma entusiasta da tecnologia móvel, que tal se presentear com um gadget delicioso como o iPod touch (barato e não exige planos mensais) para começar a se organizar de forma animada? Neste post darei algumas dicas para usar seu dispositivo móvel para administrar listas de tarefas.

Aplicativo

Não pense que você precisará de um smartphone que custa os olhos da cara. Às vezes, o celular que você já tem possui um aplicativo chamado “tarefas”, ou “to do”. Se for este o caso, aproveite que ele está sempre com você e transforme-o na sua lista de tarefas. Dizer que perdeu a lista de papel ou esqueceu a agenda em algum lugar não será mais desculpa.

Os antigos Palms e Pocket PCs possuem um aplicativo de tarefas há mais de década. Blackberries e muitos Nokias também. Androids e iPhones não (por enquanto), mas há dezenas de opções gratuitas em suas lojas de aplicativos.

Brainstorm

Todo início de semana, geralmente aos domingos à noite, pego papel e canetas coloridas e monto um mapa mental de tudo aquilo que preciso fazer durante a semana. Consulto na agenda os compromissos e tarefas previamente marcadas e boto também no papel para facilitar a organização. Ande pela casa. Fuce nas suas pastas e materiais de trabalho. Verifique a despensa. O importante é esvaziar a mente, não esquecer de nada, nem as tarefinhas mais simples.

Contextos

Certos aplicativos de tarefas permitem categorizá-las. Nesses casos, geralmente vem com 2 categorias previamente criadas: pessoal e profissional. Esqueça-os. Desde que conheci a metodologia dos contextos, quando li Getting Thing Done, de David Allen, minha organização pessoal tomou outros rumos.

Contextos são pré-requisitos necessários para a realização daquela tarefa. Por exemplo, para escrever um relatório, é preciso um computador. Para agendar consulta no dentista, um telefone. Para arrumar o armário do quarto, é preciso estar em casa. Assim, nascem os contextos @pc, @telefone e @casa. O símbolo da arroba significa “at” em inglês e virou padrão para identificar contextos.

Não é possível pré-definir uma lista de contextos para todo mundo. Cada um tem seu próprio estilo de vida, e os contextos precisam se adaptar a ele. Algumas sugestões são: @casa @escritório @home-office @rua @faculdade @pc @telefone. Também é possível criar contextos para pessoas, por exemplo, @chefe, para as ações que obrigatoriamente as envolvem. Outra boa idéia é @esperando, para as tarefas que você delegou e precisa acompanhar se foram executadas.

Todas as tarefas que preciso fazer na rua são colocadas no contexto @rua (do inglês “errands”, proposto por David Allen). Isso economiza tempo e minimiza o estresse que passamos no trânsito das cidades. Assim, se naquela semana precisarei ir no correio, comprar cartucho de impressora e depositar um cheque, poderei aproveitar para fazê-los no dia da minha consulta ao dentista. Listo todos os afazeres na categoria @rua e tiro uma única tarde da semana para cuidar disso. Não precisarei me preocupar com saídas e interrupções no trabalho nos outros dias. Certos lugares que seriam inicialmente @rua podem ser “promovidos” dependendo da sua frequência. Como @supermercado, @feira, @xerox, @biblioteca etc. Para o contexto @telefone é assim. Separe 15 minutos antes de começar o trabalho, cheque sua categoria @telefone e faça todas as ligações de uma só vez.

Recentemente tive que revisar meus contextos. Aliás, percebi que a cada 2 anos aproximadamente sou obrigada a redefini-los, pois com o tempo nosso modo de trabalhar muda. Por exemplo, os contextos @pc, @mac, @netbook, @smartphone etc perderam o sentido já que tendemos a armazenar nossas coisas na nuvem. Hoje, só @online e @offline se tornaram suficientes. Além disso, criei contextos meio exóticos por causa do meu estilo de vida. Por exemplo, @avião — culpa do nosso sofrimento em aviões e aeroportos, um tempo que seria jogado fora. Em princípio @offline pareceria suficiente, mas nem todas as ações estão relacionadas com computador.

Por fim, outra sugestão de David Allen: @talvez/um dia. Ali você pode colocar todos os seus desejos e planos que um dia você queira talvez colocar em prática. Por exemplo, comprar uma máquina de café, fazer um jardim de inverno, matricular-se num curso de francês, ler certo livro, visitar um amigo que mora a 3.000 km… Basta periodicamente dar uma espiadela nesta lista.

Projetos

Ação é uma única tarefa, que precisa de um único passo para ser cumprida. Projeto é um conjunto de ações, e todas devem ser executadas para concluí-lo. Por exemplo, fazer um vestido de formatura é um projeto. A lista de ações é: 1. marcar hora com a costureira, 2. escolher o modelo do vestido, 3. comprar tecidos e pedrarias, 4. fazer 1a prova, 5. fazer 2a prova, 6. buscar o vestido.

Um dos responsáveis pela nossa mania de procrastinar é a forma de fazermos nossas listas, que acabam parecendo excessivamente cansativas. Quando transformamos certa tarefa num projeto, quebrando-o em múltiplas ações, parece que fica mais fácil cumpri-lo — caso do vestido de formatura.

Importante ou não importante

Algumas metodologias de organização pessoal recomendam que classifiquemos nossas ações em importantes ou não importantes, urgentes ou não urgentes… Ou usando a escala de 1 a 4 para o grau de importância. Não sei vocês, mas eu vivia enrolada quando priorizava tarefas assim. Por exemplo, comprar cartucho de impressora é bem menos importante que entregar o orçamento ao cliente. Resultado? Marcava as bobeirinhas como “4” e me esquecia delas, focando no trabalho principal. Quando terminava de fazer o orçamento, me dava conta que não tinha tinta para imprimi-lo…

Prazos

Coloque como prazo (“deadline”, ou “due date”) uns 2 ou 3 dias antes da data original, dependendo do tipo do seu trabalho. Emergências acontecem, e com essa carta na manga, sobrarão brechas de tempo para resolvê-las. Assim, uma noite em claro com o filho doente não mais atrasará a entrega da proposta comercial àquele cliente importante.

Exatamente por causa das emergências, é preciso estipular prazos realistas para seus projetos. Não fique tentado em encher de tarefas uma semana que inicialmente pareça folgada. Tenha bom senso e equilíbrio, lembrando que é preciso também cuidar de você. Idas ao salão, manicure, happy-hour ou academia não parecem importantes à primeira vista, sendo os primeiros sacrificados numa emergência. Mas tais frivolidades tem papel importante na auto-estima e, consequentemente, no sucesso do planejamento semanal.

E para encerrar, o melhor trunfo da sua agenda eletrônica: alarmes! Agendas de papel não apitam. Use e abuse dos lembretes sonoros para não esquecer dos prazos.

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Na continuação deste artigo, dicas de aplicativos para Android e iPhone para vocês se organizarem melhor, de acordo com seu ritmo de vida. O aplicativo certo para cada tipo de usuário!

About The Author

Dentista homecare e consultora em mobilidade, a “garota sem fio” Bia Kunze também é podcaster e comentarista da rádio CBN, além de dar palestras sobre mobilidade para empresas.

2 Responses

  1. Ederson

    Muito bom o artigo, vivo correndo o tempo todo e sempre dizendo que estou atrasado e não tenho tempo para nada, creio que esta organização que irá salvar minha vida, vou começar a implementar desde agora.

    No próximo artigo pode listar pelo menos um bom aplicativo para windows phone?

    Fico ansioso no aguardo da continuação deste artigo =D.