Conforme prometido na primeira parte deste artigo, eis algumas dicas de aplicativos para administrar melhor tarefas e projetos. São algumas opções bem distintas para os mais diferentes tipos de usuário. Escolha aquele com que você mais se identifica e e comece a organizar sua vida ainda hoje!

Google Tasks {link}

Sua vida está centrada no Google? O Google Tasks é a opção para quem trabalha o dia todo com seu Gmail aberto. Nada mais conveniente para quem se corresponde pelo Gmail, conversa no GTalk, se informa pelo GReader e trabalha no GDocs. E, longe do PC, o Tasks pode ser acessado através de qualquer página móvel, se online, ou em apps para iPhone e Android, se offline. O problema é que o serviço só é eficiente se sua lista de tarefas é pequena e espartana. Quem se vê envolvido em múltiplos projetos no dia-a-dia precisará de uma opção mais robusta. O Remember The Milk, nesse caso, é a escolha, já que se integra muito bem ao Gmail e iGoogle.

Remember the Milk {link}

O aplicativo da vaquinha está no topo da preferência das pessoas que querem trabalhar através de múltiplos computadores e dispositivos móveis. Principalmente quando não são os deles! Programadores, designers e profissionais de TI, que são multiplataforma — a cada momento estão num sistema operacional diferente — estão no topo da lista de fãs. Isso porque o RTM é um gerenciador de tarefas que fica na nuvem, ou seja, é um serviço online acessado a partir de qualquer navegador. Ou seja, não importa em qual máquina se esteja naquele dia, é possível manter sempre uma janelinha aberta com sua lista de afazeres do dia. E o melhor, é gratuito!

Além de tudo, é extremamente versátil e customizável. As listas podem ser organizadas, categorizadas, tagueadas e datadas a gosto do freguês. O sistema de notificações também é elástico, bem como as formas de alimentar suas listas. Precisa adicionar um item novo rapidamente? Você pode fazê-lo sem abrir o aplicativo, a partir do Gmail (ou outros emails), redes sociais, widgets, SMS e, claro, aplicativos para dispositivos móveis. Contudo, para usar apps deve-se aderir ao serviço pago, bem como para usar ferramentas avançadas. http://www.rememberthemilk.com

Omnifocus e Things {links: OmnifocusThings}

Em comum, Omnifocus e Things são os queridinhos dos macmaníacos, uma vez que só funcionam nas plataformas da Apple: OS X e iOS. A semelhança também está no preço: versões desktop e móvel devem ser adquiridas à parte, e o preço não é nada barato. Ah! E tem uma terceira versão, para iPad, que também é paga à parte. Ou seja, se você possui Mac, iPhone e iPad, são 3 licenças bem salgadinhas a se adquirir. As diferenças são sutis, embora em termos de interface (caprichadas!) eles se assemelhem: o Omnifocus é para os mais “puristas” da metodologia GTD, enquanto o Things é mais simples, intuitivo, moldado à própria metodologia de gerenciamento do tempo de cada pessoa.

Meu primeiro contato com o Omnifocus foi em 2007, através de um iPod touch de 1ª geração, e continuo com ele até hoje. Fiquei ressabiada na hora de passar para as versões desktop e iPad, por causa do preço. Procurei opções mais baratas para administrar minha vida e só perdi tempo: como sigo à risca a metodologia GTD, me entrosei com o aplicativo de forma irreversível. Como minha vida bagunçou na busca por opções, concluí que tempo também é dinheiro — adquiri as demais licenças. Gosto da forma como ele administra projetos e contextos, e é o único software que conheço para pessoas com uma vida atribulada, envolvidas em mil coisas ao mesmo tempo. E a interface super clean impede que se sintam estressadas no meio de tantas atribulações. Mas não recomendo pra todo mundo. Quem não tá a fim de aprender o método achará o software complicado.

GTDAgenda {link}

Esta é a opção para os fiéis seguidores da metodologia GTD que querem fugir das restrições de plataforma ou dos altos preços das licenças do Omnifocus e Things. Funciona online, como o RTM. Também tem versões gratuitas e pagas, com opções de apps móveis.

Awesome Note para iOS {link AppStore}

Sou tão fã desse aplicativo que não tem uma semana que passe sem eu recomendá-lo para alguém. Primeiro, porque é um show para os olhos — e convenhamos, usar um app bonito dá mais prazer e motiva os bagunceiros a se manterem mais organizados. Segundo, porque mata de uma só vez os 2 maiores pontos fracos do iPhone/touch: a ausência de gerenciador de tarefas e o bloco de notas fraquinho. Além disso, é flexível para se transformar notas em tarefas e vice-versa: basta clicar na opção para transformar uma nota em to-do que ele cria um checkbox com data. Bonito, intuitivo e ainda por cima sincroniza com o Google Docs ou Evernote. Quer coisa melhor? Possui versões free e paga para iPhone/touch e uma separada para iPad.

Microsoft Outlook {link}

Quem não quer perder tempo baixando aplicativos e aprendendo a usá-los, tampouco quer em colocar sua vida e seus dados na web, continua administrando sua vida a partir do quase onipresente Microsoft Outlook. Não custa lembrar que os clientes de sincronismo que acompanham celulares e smartphones exigem um PC com Outlook para manter agenda, contatos, notas e tarefas em dia, sem depender de conexão à web. Os mais moderninhos podem chiar, alegando que a nuvem é o futuro. Contudo, Outlook ainda é o presente, e o número de usuários que preferem o tradicional gerenciador da Microsoft pode surpreender. Fato: ter num único ambiente os emails, calendário, contatos, notas e tarefas, integrando-as entre si, é extremamente prático. Quanto às tarefas, poder categorizar, priorizar e sinalizar também ajuda a manter o foco no que é importante no momento.

Pocket Informant {link}

Tão tradicional quanto o Microsoft Outlook, só que no mundo móvel, o Pocket Informant surgiu para Windows Mobile, foi para Blackberry e hoje também se faz presente em iPhone e Android. Funciona de maneira similar ao gerenciador da Microsoft, colocando num só lugar calendário, tarefas e contatos. Para muita gente, ter um ambiente só onde é possível visualizar tudo ao mesmo, é até mais útil em dispositivos móveis. Mas para acompanhar os “novos tempos”, além do sincronismo offline, ele também se integra a serviços da nuvem, como Google, Exchange e ToodleDo. Aliás, sozinho, o ToodleDo também é uma ótima opção online para gerenciar suas listas de tarefas, mais amigável para iniciantes.

A fim de turbinar a organização pessoal, o PI adota ícones (uma mão na roda para vistas semanais e mensais em telinhas diminutas) e permite que o usuário escolha o método Covey (priorização) ou GTD para administrar tarefas e projetos.

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Evidentemente, opções para administrar listas de tarefas é o que não faltam no mundinho digital. Só listei as que efetivamente testei e recomendo. E vocês, o que recomendam?

About The Author

Dentista homecare e consultora em mobilidade, a “garota sem fio” Bia Kunze também é podcaster e comentarista da rádio CBN, além de dar palestras sobre mobilidade para empresas.

7 Responses

  1. Mateus

    Faltou uma excelente ferramenta e Brasileira, o Neotriad. Usei várias ferramentas das que você citou e hoje me achei nesse produto. É bem legal e tem uns lances de gestão de tempo interessantes. Eu uso a versão gratuita, mas devo migrar pra versão paga.

  2. Breno Peck

    Bia, usei o Awesome por vários meses até me mudar de vez pro Evernote e pro Wunderlist. O problema do Awesome é que apesar dele ser bonitinho sem ser ordinário, integra-se muito mal com a nuvem.

    O Wunderlist me permite algo que tem sido essencial também pra gerenciar meu pequeno escritório de advocacia: compartilhamento de tarefas. Mando os to-dos (geralmente processos) pra minha sócia, que pode alterá-los e atualizá-los. Bem legal, apesar da versão iOS (que é bem simpática) ter alguns bugs de interface.

  3. Duds

    Recomendo o EssentiaPIM. Excelente e ainda tem a vantagem de ser portatil, mas não deixa nada a desejar a outros. Tem emil, contatos, notas, agenda, senhas e pode ser atualizado com Gmail, SyncML e muito mais.

  4. Tatsuo

    Em dispositivos androids, tablet ou smartphone, o Pocket Informant está gatinhando. No lugar contumo recomendar Business Calendar e/ou calendarPad para calendário q sincroniza c google e tem widgets bem guncionais. Para tarefas recomendo Due Today que sincroniza toodledo (este tem vários clientes p desktop windows, linux, mac, além da web).

    Para os que gostas mais das ferramentas google, recomendo Jorte, sincroniza o calendario e gtask num produto só.

    Para anotações uso uma mescla do evernote (uso como depositório) e o mobislenotes (sincroniza com google docs e com alguns cliques mando a anotação via email ou p o evernote) para textos offline, q preciso alterar com frequencia, brainstorn rápido, listas de compras…

    Adoro a flexibilidade, liberdade, maleabilidade do android :)

  5. Gérson Worobiej

    Oi Bia,
    Achei que o Neotriad iria aparecer na tua lista, mas não achei.
    Uso ele à quatro anos e não vivo mais sem. Além do Neotriad poder sincronizar com algumas das opção que tu listou, ele tem uma solução completa, tanto para o gerenciamento de tarefas, quanto para o gerenciamento de você como um todo.
    Tenho certeza que vale fazer um post adicional para falar sobre ele.
    Abraço,
    Gérson.

  6. Jorge Wanderley

    Olá pessoal!
    Também utilizo o EssentialPIM em conjunto com o Wunderlist. Um me passa a agenda de atividades com suas informações de andamento (progresso das atividades) e o outro me fornece as atividades que precisam ser feitas sem data definidas (agrupados por seções: Faculdade, Trabalho, Pessoal,…) ou com datas definidas sem hora, podendo definir também as prioridades.
    Indico para todos esses dois softwares que são muito simples de usar e que ajudam um bocado.
    Abraço!

  7. Jhonaton

    Utilizo o Artia (www.artia.com). Muito bom, é online e brasileiro.