Na semana passada, apresentamos para você o que é o método GTD. A essa altura, você já sabe que ele é composto por cinco fases/etapas: a coleta, o processamento, a organização, a execução e por último, a revisão. Cada uma dessas fases são interligadas, e produzirão pouco efeito se aplicadas isoladamente e/ou de forma parcial. Por isso a importância de acompanhar esta série de textos até o final.

Contudo, caso você esteja apenas buscando uma forma de tirar idéias da sua cabeça e colocá-las em algum lugar, este texto irá falar sobre a etapa do GTD que irá ajudar você nessa tarefa: a coleta.

gtd

O que é?

A idéia dessa fase é reunir e ordenar, de maneira racional e intencional, uma lista de tudo aquilo que está pendente e/ou incompleto na sua vida, escritório, homeoffice ou em qualquer outra parte da sua vida que precisar de organização. Essa é a hora de esvaziar a sua mente com tudo o que você precisa realizar. Afinal, confiar na nossa memória para uma lista muitas vezes extensa de atividades a serem feitas, é confiar demais, não acha?

Como ainda não vamos entrar no mérito de ferramentas tecnológicas para auxiliarem você no processo de execução do GTD, pegue um papel e uma caneta e comece a listar tudo o que está associado a alguma pendência ou necessidade de ação, e o que não exige nenhuma atividade sua, mas que pode ser utilizado como referência ou ferramenta no futuro. Esses itens podem estar na sua cabeça, no seu email, em papéis dentro de uma gaveta, num bloco de notas, em post-its, etc. Revire tudo o que você utiliza para fazer suas anotações para utilizar como insumo para a produção dessa lista. Todo o resto (que não for pendência – ou relacionado a uma, ou algo a ser utilizado como referência/ferramenta), você descarta.

Veja abaixo alguns exemplos do quê deve ser coletado nessa lista:

  • Projetos
  • Compromissos
  • Comunicados
  • Pendências pessoais
  • Pendências profissionais
  • Lista de compras
  • Tarefas delegadas
  • Reuniões
  • etc.

Basicamente, tudo o que você precisa realizar, bem como os insumos para essa realização. Quando você listar isso tudo, vamos chamar essa lista de “caixa de entrada”.

Que mais?

Bem, a fase da coleta é… isso. Uma vez expliquei um pouco o funcionamento do GTD para um colega de trabalho que ficou surpreso com a simplicidade do método. A teoria é bem tranquila no que diz respeito à fase da coleta. Afinal, aqui é realmente apenas a hora de você tirar um tempo da sua vida para fazer uma lista de tudo que precisa ser feito e/ou utilizado como referência futura. Simples assim.

Por mais simples que seja a teoria da fase da coleta, algumas pessoas podem acabar se enrolando para realizá-la, principalmente quando o faz pela primeira vez. Assim, separei algumas dicas que vão ajudá-lo a fechar essa fase com chave de ouro.

Algumas dicas importantes

Separe um tempo na sua primeira coleta

Na primeira vez que você vai realizar a coleta de tudo o que você precisa listar, você tem MUITA coisa para colocar no papel. Assim, separe algum tempo do seu dia (possivelmente umas horas) para que você consiga se dedicar exclusivamente a isso sem que seja interrompido.

Na fase da coleta, apenas colete

Quando a gente começa a colocar tudo no papel, há uma tendência enorme de priorizar as coisas que temos que fazer. Se temos que fazer uma atividade X, por exemplo, mas conforme vamos fazendo a lista lembramos de uma atividade Y, temos uma tendência natural de colocar a atividade Y antes da atividade X.

A minha dica é: ESQUEÇA ISSO. Essa não é a hora de definir priorizações ou sequência de realização das atividades. Aqui, tudo o que você tem que fazer é listar tudo que é necessário para que você tenha uma visão compelta do todo que acumulou durante o tempo.

Comece pelo que está mais perto

Quantos papéis você tem na mesa do seu computador, na bancada da cozinha onde coloca post-its ou ainda naquele imã de geladeira com recados? Anotações, contas, correspondências, recados, cartões de visita, contratos, recibos, etc. Porque estão ali? Pegue-os e os separe para processá-los posteriormente (na próxima fase do GTD iremos abordar o processamento).

Faça uma busca mais detalhada à sua volta

Depois de pegar o que está mais perto de você, comece a fuçar em lugares não tão usuais, que você ainda não olhou e lugares não tão próximos. Procure em gavetas, armários, prateleiras, estantes, etc. Busque não somente papéis, mas também por suprimentos, por peças de reposição de equipamentos, etc, 

Faça anotações

Sabendo que posteriormente você terá que processar tudo o que está coletando, é uma boa prática fazer anotações enquanto vai separando seus documentos e materiais. Afinal, é extremamente comum lembrar de detalhes sobre aquele item quando você o revê.

Registre sempre por escrito o que você achar que será útil lembrar na hora que for processar aquele item, da forma mais completa possível. Utilize post-its, clips com papéis, etc.

Não se esqueça de esvaziar a mente

Esvaziar a sua mesa, gavetas, prateleiras, estantes é ótimo, mas não se esqueça de esvaziar também a sua mente. Afinal, com certeza existem muitas coisas que estão na sua mente e você não transpôs para nenhum tipo de papel. Essas coisas tem a mesma importância do resto, muitas vezes são até mais importantes.

Após a coleta

Se você já terminou de juntar tudo o que precisava nesta fase, você deve estar com uma pilha enorme de papéis e materiais para serem processados. Isso forma o que chamamos de “Caixa de Entrada” no GTD, e é bem como uma Caixa de Entrada de um email mesmo: existem vários itens não-lidos que precisam ser lidos (processados).

Agora que vem a parte mais trabalhosa que é a etapa do processamento, a etapa em que você vai começar a botar ordem na casa ao definir, para cada item da Caixa de Entrada, o que fazer: resolver imediatamente, adiar, delegar, descartar, arquivar, etc.

Na semana que vem iremos detalhar mais como se dá a fase de processamento sugerida pelo GTD. Fique atento.

Links para todos os artigos da série:

  1. GTD (Getting Things Done): Parte 1 – Introdução
  2. GTD (Getting Things Done): Parte 2 – A fase da coleta
  3. GTD (Getting Things Done): Parte 3 – A fase do processamento
  4. GTD (Getting Things Done): Parte 4 – A fase da organização
  5. GTD (Getting Things Done): Parte 5 – A fase da revisão
  6. GTD (Getting Things Done): Parte 6 – A fase da execução

Links para textos complementares:

  1. GTD – Quais são minhas caixas de entrada?
  2. GTD – Sugestões de itens que podem ir direto para a pilha de descarte

About The Author

Empresário (Diretor de Operações da Data Power Team) e consultor de tecnologia da informação e comunicação digital, é o fundador e editor do blog Produzindo.net. Se dedica a essa atividade pela paixão que tem pelo lema que tomou para a sua vida: “aprender para ensinar”.

7 Responses

  1. GTD (Getting Things Done): Parte 3 - A fase do processamento

    […] Recentemente publicamos o segundo texto da nossa série sobre GTD, onde falamos sobre a fase da coleta do GTD (Getting Things Done), um dos métodos de organização mais eficazes e utilizados já lançados, e explicamos como você dará o primeiro passo para organizar a sua vida com o GTD. Apenas para recapitular: na fase da coleta nós fizemos uma coleta (HÁ!) de tudo o que está pendente na sua vida (ou que simplesmente precisa de alguma ação) e com coisas que não são pendências, mas que vale a pena serem registradas para futura referência ou como ferramenta. […]

    Responder

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*