Limpar o escritório da sua casa, por exemplo, é ótimo. De verdade. Contudo, se você não tiver um sistema para mantê-lo em ordem, toda a bagunça e lixo que estavam lá uma hora ou outra vão acabar voltando, e o seu escritório vai acabar no mesmo estado caótico que estava antes. Sem um método de organização, você vai gastar seu tempo e intelecto tentando descobrir aonde está um documento que servirá de insumo para um relatório ao invés de pensar em como irá fazer o relatório da melhor forma possível. Isso não é legal, não é mesmo?

Nos últimos textos da nossa série sobre GTD, falamos sobre a idéia geral do método, sobre a fase da coleta e sobre a fase do processamento. Hoje vamos falar sobre a fase da organização.

O que é a fase da organização no GTD?

Depois de ter separado tudo o que precisa de organização na sua vida, e depois de ter identificado e dado sentido a cada uma dessas coisas, você precisa organizá-las. Dentro do GTD, a organização serve para executar a classificação de cada um desses itens conforme o que cada um significa para você. A maneira mais usual de fazer isso é criando-se categorias e inserindo cada item dentro do container da categoria correspondente (mais sobre isso no proximo topico).

Veja algumas categorias básicas para você ter uma noção do que estou falando:

  • Projetos – Lista de todas as ações que precisam serem completadas.
  • Itens e materiais de referência – Itens que não tem nenhuma ação associada, mas que podem ser utilizados para fins de referência no futuro.
  • Itens de Calendário – Itens que precisam ser completados em um dia/hora pré-determinados.
  • Próximas Ações – Coleção de itens básicos a serem executados como próximas ações dentro de um projeto.
  • Aguardando algo – Itens que outras pessoas precisam completar, mas que afetam o seu trabalho.

Essas categorias te lembram a classificação que você fez anteriormente na fase do processamento? Sim? Não é para menos, pois são elas mesmas (com algumas adições). O que muita gente não entende é que a fase da organização não é a fase de classificar os itens que você separou na fase da coleta, pois isso é responsabilidade da fase de processamento. Na fase da organização você executa a classificação criada na fase anterior, criando “lugares” para colocar os itens. Pense em caixas (reais ou imaginárias) onde você vai colocando cada item.

“Epa, pera aí… Como assim?”

Aonde colocar os itens?

Você lembra do guia de referência que publicamos no primeiro texto dessa série? Ele contém o fluxograma básico do GTD, contendo as ações para você realizar em com cada item que chega na sua caixa de entrada. Pois bem, as destinações finais do fluxograma são as destinações aonde você vai colocar cada item que você separou e classificou. Veja de novo o fluxograma, com as destinações marcadas em vermelho.

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Essa é a hora de pegar todos aqueles papéis que você separou e colocar em pastas com o nome de cada categoria que foi definida. Essa é a hora de pegar todos aqueles itens que você colheu no seu quarto e colocar em caixas específicas de cada categoria. Essa é a hora de você pegar cada email da sua caixa de entrada do email pessoal e classificá-lo com o marcador da categoria apropriada.

Entenda que o “container” da categoria pode ser físico (pasta de papéis, caixa de itens) ou lógico (marcador e/ou pastas do email). O importante é que você separe os itens corretamente e os coloque no lugar certo.

Escolha as ferramentas certas

A essa altura do campeonato, você já entendeu que vai precisar de ferramentas para te auxiliarem no processo de armazenamento dos itens que foram separados e classificados. A escolha da ferramenta correta é extremamente importante para que você se sinta confortável em organizar tudo o que precisa ser organizado. Veja algumas perguntas para se fazer na hora de escolher uma ferramenta para auxiliá-lo:

  • Existe alguma ferramenta à mão que você pode utilizar?
  • Aonde está o seu email? Não é necessário, mas certamente ajuda ter os seus emails e listas próximos um do outro.
  • Quem mais precisa ver seus itens? Eles precisam estar em um ambiente compartilhado, tal como uma caixa no armário, ou não terá problema se você digitalizar um documento, por exemplo, e mantê-lo na sua conta pessoal do computador?
  • Você tende mais para fazer anotações num bloco de papel ou no bloco de notas do computador?
  • Do ponto de vista da segurança, você se sente confortável em armazenar documentos na nuvem (internet, Google Drive, etc)?
  • Como você iria realizar o backup dos seus itens digitais?
  • O que você está disposto a carregar consigo?
  • Quais ferramentas que você se sente familiarizado?
  • Essa ferramenta é escalável?
  • Você pode rapidamente aprender a utilizá-la?
  • O que você está disposto a pagar por uma ferramenta?

Com essas perguntas em mente e com as suas respostas, você certamente consegue imaginar algumas ferramentas. Ainda farei um outro texto dando dicas de ótimas ferramentas, mas apenas para que você não fique na mão e já comece a organizar seus itens agora mesmo, separei algumas dicas de ferramentas simples e práticas, muitas das quais você já tem na sua casa e/ou escritório, e também no seu computador.

Itens físicos

Os itens fisicos são os itens que são paupáveis, tal como papéis, objetos, utensílios, lixo, etc. Para organizar esses itens, existem algumas opções boas e baratas. A primeira são as boas e velhas CAIXAS.

Se você olhar a sua volta, há uma grande probabilidade de encontrar algum tipo de caixa em algum lugar. Pode ser uma caixa de papelão (aquelas de mudanças), caixas de sapatos, caixas de eletrodomésticos, etc. Separe algumas caixas e etiquete-as com as categorias que você definiu. Assim, você pode armazenar os itens pertinentes àquela categoria.

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A outra ferramenta que vou recomendar é mais específica para guardar papéis. Papéis são uma praga. Parecem coelhos que se reproduzem incessantemente, e se você não der fim a eles ou organizá-los, eles podem tornar rapidamente a sua vida um inferno. Para organizar papéis, compre pastas. Existem os mais diversos tipos de pastas no mercado, a maioria delas bem barata: aquelas de plástico coloridas com elástico para fechar, aquelas pastas suspensas caso você tenha um arquivo, pastas com grampos para prender os papéis, etc. É uma solução simples, prática e barata. Não se esqueça de etiquetar as pastas para você saber do que se trata sem ter que abrí-las e analisar os itens que tem dentro, hein?

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Itens lógicos/digitais

Os itens lógicos e/ou digitais são aqueles que ficam dentro do seu computador/smartphone/tablet. Eles podem ser emails, documentos, fotos, programas que você fez download, músicas, etc. Basicamente qualquer coisa que você pode guardar num pendrive, por exemplo.

Quando estamos falando de arquivos, podemos utilizar uma simples estrutura de pastas com o nome de cada categoria. Basta arrastar os arquivos para a pasta da categoria correspondente que você estará facilmente se organizando. 

Outra forma, um pouquinho mais cara, é a utilização de pendrives ao invés de pastas. Hoje-em-dia, é possível encontrar um pendrive de 4gb por uns R$25,00 em livrarias, papelarias e lojas de informática. Cada pendrive pode armazenar centenas ou milhares de arquivos (dependendo, obviamente, do tamanho de cada arquivo), e como geralmente são bem resistentes e confiáveis quando fabricados por boas marcas, são muito utilizados.

Por último, podemos aplicar o conceito das pastas que falei logo acima dentro da sua ferramenta predileta de emails. Geralmente as ferramentas possuem a possibilidade de criar pastas e/ou marcadores, que você pode criar para categorizar seus emails.

Fácil, não?

Não tem as ferramentas certas? Cuidado com a procrastinação!

O maior vilão do GTD é a procrastinação. Conheci pessoas que não estavam conseguindo as ferramentas ideais para realizar esta fase do GTD e assim permaneceram por… meses. É importantíssimo notar que você nem sempre terá a ferramenta ideal à mão. Se não tiver aquela pasta sanfonada bacana para guardar seus documentos no seu armário não espere ter tempo para sair e comprar uma, procure uma caixa aonde você possa colocá-los num primeiro momento, utilize-a e guarde-a no armário. No dia que você comprar a tal pasta, substitua a caixa provisória por ela.

O que são contextos?

Lembra que no início deste texto eu mencionei uma categorização chamada “Projetos” que iria conter uma lista de ações a serem tomadas? Pois bem, David Allen propõe categorizações específicas para os locais aonde as ações serão tomadas e as chamou de contextos.

Veja alguns exemplos:

  • Escritório – Ações a serem tomadas no escritório da sua casa e ou empresa, tal como escrever a pauta de uma apresentação que você irá realizar.
  • Casa – Ações que você irá realizar em casa, tal como colocar comida pro cachorro.
    • Sofá – É possível também especializar mais um contexto. O “Sofá” é uma especialização do contexto “Casa” e serve para você colocar ações a serem tomadas quando estiver no sofá da sua casa, tal como ler um livro ou assistir a um programa específico na televisão.
  • Telefone – Ações a serem realizadas no telefone, tal como ligar para desejar feliz aniversário para um amigo.
  • Rua – Atividades que você realizará na rua, tal como visitar uma exposição que está acontecendo na cidade.
    • Shopping – Contexto mais específico do que o “Rua”. Atividades a serem realizadas no shopping, tal como comprar um presente de aniversário para a sua mãe.
    • Mercado – Atividades a serem executadas num mercado, tal como fazer compras de mês ou comparar preços de itens alimentícios.

Assim, os contextos devem fazer parte da sua categorização de ações a serem tomadas. Se você optou por listas de papel, crie listas separadas para cada contexto e quando colocar um item na categoria de projetos, coloque também esse item na lista do contexto apropriado.

Como utilizar contextos?

Os contextos servem, basicamente, para que você saiba todas as atividades e ações que podem ser tomadas em cada lugar. Assim, quando você for ao shopping, por exemplo, você vai saber tudo o que você precisará fazer lá e poderá fazer tudo de uma só vez. Daí pra frente, dificilmente você terá que ficar indo ao mesmo lugar várias vezes numa mesma semana para realizar diferentes atividades, e muito do seu tempo será poupado com isso. 

Percebe a beleza dessas classificações? São realmente coisas como os contextos que fazem o GTD ser um método de organização tão eficaz.

Dicas para uma organização de sucesso

1. Escolha uma ferramenta que te auxilie, não uma que te complique

Existem ferramentas fantásticas que podem parecer a solução para todos os seus problemas, só que elas podem ser tão complexas e tão demoradas que podem acabar fazendo com que você perca tempo, complicando mais do que descomplicando a sua vida.

Uma boa forma de descobrir se uma ferramenta mais atrapalha do que ajuda é se perguntar “Será que eu consigo me manter organizado com essa ferramenta se eu estiver de cama doente?”. Quanto mais fácil for a ferramenta, melhor.

2. Defina um gerenciador de listas e atenha-se a ele

Você precisará escolher uma ferramenta para gerenciar as suas listas de afazeres e de projetos. Escolha uma boa ferramenta e atenha-se a ela. Supere o impulso de mudar sempre a cada nova ferramenta brilhante que você vir por aí, pois você verá muitas, a toda hora.

3. Aprendendo GTD? Preocupe-se em aprender GTD, não em aprender ferramentas

Se você ainda está aprendendo a trabalhar com o GTD, busque ferramentas em que você já saiba trabalhar. Se você misturar o aprendizado de uma ferramenta com o aprendizado do GTD, você vai acabar sendo prejudicado e demorar bem mais tempo para realizar tudo o que precisa ser realizado.

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No próximo texto da nossa série de GTD, iremos falar sobre a fase da execução. Fique atento!

Links para todos os artigos da série:

  1. GTD (Getting Things Done): Parte 1 – Introdução
  2. GTD (Getting Things Done): Parte 2 – A fase da coleta
  3. GTD (Getting Things Done): Parte 3 – A fase do processamento
  4. GTD (Getting Things Done): Parte 4 – A fase da organização
  5. GTD (Getting Things Done): Parte 5 – A fase da revisão
  6. GTD (Getting Things Done): Parte 6 – A fase da execução

Links para textos complementares:

  1. GTD – Quais são minhas caixas de entrada?
  2. GTD – Sugestões de itens que podem ir direto para a pilha de descarte

About The Author

Empresário (CEO da agência de comunicação PIBIT) e consultor de tecnologia da informação e comunicação digital, é o fundador e editor do blog Produzindo.net. Se dedica a essa atividade pela paixão que tem pelo lema que tomou para a sua vida: “aprender para ensinar”.