Na minha humilde opinião, a fase da revisão do GTD é a mais importante dentre as 5 propostas por David Allen, e ainda assim é subestimada por muita gente. De que adianta você ter todo o conhecimento sobre o método se você aplicá-lo apenas uma vez? Se você não mudar a sua mente para manter uma rotina de revisão, uma hora ou outra a bagunça vai acabar voltando para a sua vida.

Com este texto, estamos entrando na reta final da nossa série de organização com GTD. Já falamos anteriormente sobre a fase da coleta, a fase do processamento, a fase da organização e hoje vamos falar um pouco mais da penúltima etapa, a fase da revisão. 

O que é a fase da revisão?

Em qualquer sistema/método de organização, é necessário que você reserve um tempo do seu dia, uma vez por semana, para refletir nos itens que você completou, determinar quais são as ações que precisam der executadas na próxima semana, atualizamos nossas listas com os itens que foram finalizados ou sofreram alguma mudança de priorização e contatar as pessoas que você precisa procurar. O objetivo aqui é que você consiga parar de tempos em tempos para ter uma visão geral de toda a sua vida pessoal e profissional, pois pra maioria das pessoas é com essa visibilidade que a mágica do GTD acontece.

O problema do mundo em que vivemos é o excesso de informações. Quando você chega à fase da revisão do GTD, você já tem todo esse excesso de informações organizado de uma forma que facilita a criação de uma linha de raciocínio. É nessa fase que você consegue olhar para um projeto e ter noção de quanto falta para completá-lo, é nessa fase que você enxerga todas as metas que conseguiu atingir com todo o trabalho que realizou, é nessa fase que você consegue ter uma noção de como serão as próximas semanas, do que você precisa fazer, aonde precisa fazer e quando precisa ser feito.

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Revisar o que? Quando?

Se você criou um sistema de organização conforme recomendamos nos últimos textos, com pelo menos uma lista de projetos, um calendário, uma lista de próximas ações e uma lista de ações que estão em espera, você não vai precisar de muito para manter-se organizado.

Na hora em que você for parar fazer a sua revisão, comece pelo calendário. Lá você encontrará as atividades foram realizadas e que deverão ser realizadas no futuro. Saberá quais as faixas de tempo dos seus próximos dias estarão ocupadas e quais as lacunas de tempo você terá para executar outras atividades. Geralmente essas lacunas são ocupadas pelos itens da lista de próximas ações. Se você tomou o cuidado de organizar esses itens também por contextos (por exemplo, “No escritório”, “Em casa”, “No telefone”, “No computador”, “Na reunião com Fulano”), você será mais produtivo ao realizar várias atividades em bloco, de uma só vez.

Quanto ao “Quando”, isso varia muito de pessoa para pessoa. Como eu já disse, David Allen recomenda que a revisão seja feita pelo menos uma vez por semana, mas eu tenho o hábito de fazer revisões diárias com tudo o que eu consegui realizar a cada dia e o que eu preciso realizar no próximo dia. O mesmo acontece num escopo semanal no último dia da semana: no final da sexta-feira eu analiso tudo o que foi realizado naquela última semana e passo o olho em tudo o que precisará ser feito na próxima semana. Isso me ajuda muito a ter sempre em mente as minhas metas e objetivos.

“A revisão é uma forma de incorporar mudanças”

Algum tempo atrás, estava eu conversando com um amigo sobre essa série de textos, e comentei que o próximo texto que escreveria seria sobre a fase da revisão do GTD. Estávamos conversando sobre todo o objetivo dessa fase e a conclusão mais lógica que chegamos é que a revisão é feita para manter o método útil e confiável.

Veja bem… O seu objetivo geral no GTD é determinar todas aquelas coisas que precisam ser feitas e/ou organizadas e colocá-las em um sistema confiável, de forma que essas coisas permaneçam nesse sistema e fora da sua cabeça. O problema é que as coisas mudam. Algumas atividades que pareciam relevantes, deixam de ser, o que era prioritário agora não é mais porque outra coisa urgente e mais importante apareceu. Se você não conseguir inserir todas essas mudanças nesse sistema, ele deixa de ser confiável.

Assim, o verdadeiro foco do GTD não é apenas colocar as coisas que precisam ser feitas/organizadas em um sistema, mas também mantê-lo confiável com todas as mudanças que a vida nos traz todo dia. Como fazer isso? Revisando. Sentando para analisar e entender tudo o que passou ao longo da semana, ver se algum acontecimento afetou suas prioridades, ver se qualquer coisa mudou para que você tenha condições de ajustar o que for necessário.

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Dicas para uma revisão de sucesso

1. Revise constantemente

Depois de tudo que falamos, essa dica parece óbvia, mas manter a constância das revisões pode ser um desafio para muita gente. Se você passar muito tempo sem fazer uma revisão, você corre o risco de voltar a pensar em coisas que já tinha colocado no seu sistema de organização e pode também começar a pensar em coisas mais do que elas merecem, gerando assim “vazamentos” no seu sistema que deveria ser confiável.

2. Qualquer revisão é melhor que nenhuma revisão

Você não uma ou duas horas de um dia para fazer a sua revisão semanal? Não importa, dedique o tempo que você tiver (seja quanto for) para fazer uma revisão e escolha o item que mais precisa da sua atenção. Assim, você otimiza o tempo que conseguir dedicar a essa atividade com o que mais importa.

3. Insista e crie o hábito

Criar o hábito de revisar tudo o que falamos neste texto pode ser complicado para algumas pessoas, tal como é complicado para muita gente criar o hábito, por exemplo, de fazer exercícios físicos. A minha sugestão é que você se dê o tempo necessário para criar esse hábito. Realize essa fase pelo menos umas cinco vezes antes de afirmar que você não vai conseguir, pois uma vez que você consiga e veja os frutos que ela te dá, você provavelmente moverá montanhas para realizá-la.

4. Mantenha o foco em revisar e não em executar

Tal como todas as outras fases do GTD, aqui é importante que você mantenha o foco em revisar e não em executar. É tentador, eu sei, mas busque manter o foco para que você consiga realizar essa atividade com sucesso e consiga obter todos os bons frutos que ela pode te render.

5. Escolha um dia e hora que funcione para você

Existe um dia que é melhor? Uma hora que é melhor? Bem, não. O melhor dia e hora é aquele que você pode, aquele que você tem disponível. Por mais que eu fale que eu sempre faço minha revisão na sexta-feira, há ocasiões em que eu não consigo por qualquer motivo, e acabo a realizando no final de semana, ou um dia antes se eu tiver a visibilidade que aquela minha sexta será bem corrida. Assim, entenda que não importa quando você fará, o que importa é manter a constância (uma vez por semana) e a execução completa dessa fase.

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Ficou com alguma dúvida? Deixe um comentário logo abaixo. Nosso próximo texto da série irá falar sobre a fase da execução (reparou que até agora não falamos sobre a execução das atividades?). Fique atento!

Links para todos os artigos da série:

  1. GTD (Getting Things Done): Parte 1 – Introdução
  2. GTD (Getting Things Done): Parte 2 – A fase da coleta
  3. GTD (Getting Things Done): Parte 3 – A fase do processamento
  4. GTD (Getting Things Done): Parte 4 – A fase da organização
  5. GTD (Getting Things Done): Parte 5 – A fase da revisão
  6. GTD (Getting Things Done): Parte 6 – A fase da execução

Links para textos complementares:

  1. GTD – Quais são minhas caixas de entrada?
  2. GTD – Sugestões de itens que podem ir direto para a pilha de descarte

About The Author

Empresário (Diretor de Operações da Data Power Team) e consultor de tecnologia da informação e comunicação digital, é o fundador e editor do blog Produzindo.net. Se dedica a essa atividade pela paixão que tem pelo lema que tomou para a sua vida: “aprender para ensinar”.

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