Temos falado muito sobre GTD aqui no blog e a nossa série tem sido um sucesso. Contudo ainda estão surgindo algumas dúvidas sobre a aplicação prática de alguns conceitos que tenho compartilhado com vocês. Assim, agora que o conceito já está mais explicado na cabeça de todo mundo, vou começar a entrar mais a fundo em determinados assuntos, e o primeiro deles será a caixa de entrada.

A caixa de entrada dentro do GTD é o lugar aonde chega qualquer tipo de informação ou objeto. Eu tenho várias caixas de entrada que auxiliam na minha vida e esse é um conceito bem interessante de se manter. A minha idéia hoje é compartilhar com vocês como eu aplico o conceito de caixa de entrada na minha vida e aonde coloco tudo o que vou coletando.

Minhas anotações e idéias

As caixas de entrada que eu mais utilizo são as caixas onde coloco todas as minhas idéias, anotações, observações e compromissos. Tenho uma forte tendência a anotar tudo em meio digital no meu smartphone, pois tenho um objetivo muito forte de vida de minimizar ao máximo a quantidade de papel que preciso lidar diariamente. Assim, chegamos às minhas primeiras caixas de entrada, o Evernote e Google Keep.

Método digital: Evernote e Google Keep

O Evernote é uma aplicação de organização gratuita e extremamente completa. É nela, basicamente, que organizo minha vida pessoal e os meus blogs, e criei uma estrutura lá dentro muito bacana que vou compartilhar com vocês em um outro post.

O Google Keep é a tentativa do Google de fazer o que o Evernote fez, mas por mais que seja bem funcional, ainda está há anos luz do Evernote no que diz respeito às funcionalidades e possibilidades. Contudo, é o sistema que eu utilizo para guardar todas as anotações que faço de cunho profissional, na conta do Google Apps da nossa empresa. E funciona muito bem.

Método digital: Google Calendar

Eu sou uma pessoa bem esquecida. Assim, criei um hábito na minha vida de utilizar o calendário do meu celular/smartphone a meu favor, e sempre que tenho algum tipo de compromisso e/ou lembrete, utilizo o aplicativo do Google Calendar para armazenar e me lembrar quando eu precisar ser lembrado.

Existem diversos outros aplicativos de calendário no mercado, mas optei pelo Google Calendar porque ele sincroniza com as minhas contas Google (tanto a pessoal quanto a da empresa), e se eu quiser acessar essas informações de qualquer lugar com internet, elas estarão a mão, mesmo que meu celular acabe a bateria.

Método físico: bom e velho caderno

moleskine

Então… Por mais que eu tenha como objetivo me livrar dos papéis, não consigo totalmente. No trabalho, quando vou a alguma reunião em que preciso coletar informações, sempre levo um caderno comigo para fazer anotações e utilizar como rascunho. Acho mais fácil utilizar papel nesse tipo de ocasião, questão de preferência pessoal.

Para os fins de anotações, ele serve como uma ótima caixa de entrada para aquele momento, mas depois eu geralmente transfiro as anotações para o Google Keep (reescrevendo-as no aplicativo ou simplesmente as digitalizando) a fim de manter todas as anotações num único lugar.

Minhas coisas e objetos

Recentemente eu mudei o local aonde trabalho, e tive que trazer para casa uma série de coisas que ficaram acumuladas no gaveteiro da minha mesa ao longo dos anos. Todos aqueles itens precisavam ser organizados, e então eu separei um espaço no escritório da minha casa e coloquei uma caixa com todos os itens que foram coletados para posterior processamento.

Tenho também uma gaveta chamada “gaveta da bagunça”, lugar aonde coloco itens que precisam ser organizados. Apesar do nome, ela não é uma gaveta bagunçada e eternamente cheia de coisas, pois eu sempre busco organizá-la de tempos em tempos, pegando cada item e tentando dar uma destinação a ele fora daquela gaveta, mesmo que seja a lixeira do escritório (muitas vezes uma coisa parece importante em um determinado momento, mas depois vemos quão inútil ela é).

Outros: emails

Bom, a caixa de entrada dos nossos emails são meio que padrão para todo mundo, certo? Bem, sim e não. Se você deixar os seus emails lá sem tomar nenhuma ação com eles, a caixa de entrada vai ser simplesmente um recipiente com um monte de mensagens desorganizadas. Contudo, você pode aplicar os conceitos de GTD no seu email e organizá-lo.

Todo email que eu recebo é classificado dentro de algum marcador. Já possuo muitos filtros pré-determinados que classificam novos emails que chegam baseados em regras que eu defino. Por exemplo, se chega um email da minha esposa, ele já é marcado como “Família”. Se eu recebo um email com o endereço de envio *@nomedaminhaempresa.com.br , ele já é marcado como “Trabalho”. Quando eu leio os emails, e completo as ações pertinentes a ele (se existirem), eu os arquivo e eles saem da caixa de entrada.

Lembre-se: seu objetivo é esvaziar a caixa de entrada, seja ela no email, seja ela em qualquer outro formato que você decida adotar. Quanto mais itens você deixar acumular lá, maior será o seu trabalho de processamento e organização no futuro.

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Perdeu algum dos nossos textos sobre GTD? Clique aqui para ver a nossa página dedicada ao assunto e aprender mais sobre esse eficiente método de organização.

About The Author

Empresário (Diretor de Operações da Data Power Team) e consultor de tecnologia da informação e comunicação digital, é o fundador e editor do blog Produzindo.net. Se dedica a essa atividade pela paixão que tem pelo lema que tomou para a sua vida: “aprender para ensinar”.

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