* Por Mirian Nasser (Tudo Sobre Secretariado)

Quem nunca levou uma bronca merecida ou injusta do chefe que atire a primeira pedra. Sempre digo que quem mais trabalha é quem mais está sujeito ao erro.  Está sujeito, não necessariamente, erra.  Principalmente quando se trabalha em conjunto com outras equipes ou funcionários da empresa e há divisão de responsabilidades e tarefas. Porém, quem não trabalha, quem finge que trabalha ou fica se dedicando a outras atividades no ambiente de trabalho, dificilmente estará em evidência.

Quando a secretária está com muitas tarefas e compromissos em um dia tumultuado de trabalho, e, se ela não anotar tudo, não ficar atenta, não se cercar de gente competente como ela para dividir o serviço, é muito provável que ocorra algum erro, e, o que é pior, erro grave que poderá levar até à sua demissão ou na ruptura de um relacionamento amistoso e confiável entre chefe e secretária.

Certa vez, fiquei responsável por organizar um café da manhã com quinze convidados de empresas parceiras mais uns cinco funcionários entre diretores, superintendentes e gerentes. Há muito tempo esperava-se pela consolidação dessa reunião que, por motivos de agenda, estava muito difícil. Em tal situação o papel da secretária torna-se fundamental para que a reunião ocorra com sucesso e na data prevista.

Para contentamento geral, a data foi marcada e cada um dos envolvidos iria cuidar de um assunto: um cuidou da apresentação, outro de comentar as últimas notícias do mercado, já outro comentaria da últimas ações da concorrência e eu fiquei encarregada de recepcionar e atender aos convidados, bem como da organização do café da manhã, que contou com a ajuda de um buffet especializado em eventos.

Pois bem, na véspera do tal evento estava tudo agendado e previamente organizado.  Eu tratei de fazer a minha parte sozinha, porém foi necessário contar com a ajuda de uma secretária  para um pequeno detalhe, porém, fundamental para o sucesso daquele evento e foi justamente nesse ponto que tudo ruiu.

A tal secretária trabalhava na área administrativa da empresa e era responsável por alguns assuntos como:  autorização de entrada e saída de visitantes e empresas terceirizadas, entrega de crachás, liberação de vagas nas garagens para visitantes, manutenção do prédio, contratação de serviços e compra de produtos de limpeza, etc.  

Pois bem, na véspera, enviei a ela duas listas  via e-mail com o nome de todos dos convidados que confirmaram presença, bem como autorização  para usarem a garagem da empresa.  A outra lista se referia aos  três funcionários da empresa terceirizada que estavam responsáveis pelo café da manhã. 

Para me certificar, ao final do expediente, falei novamente com ela sobre a reunião que começaria logo cedo e ela me disse que estaria tudo sob controle e que as duas listas já estavam com ela e que depois de assinadas e carimbadas ela deixaria na recepção da empresa quando fosse embora.

Depois dessa conversa final, avisei ao meu chefe que estava tudo organizado para a reunião do dia seguinte e desejei boa sorte a ele. Aliviada,  fui para casa feliz da vida, com o sentimento do dever cumprido depois de quase uma semana de preparativos.

Já havia solicitado um auxílio desse tipo a essa secretária, e ela sempre me atendeu prontamente com eficiência e responsabilidade. Por isso, fiquei bem tranquila com o pensamento de que tudo sairia conforme o planejado.

Qual não foi minha surpresa quando cheguei ao trabalho na data fatídica e encontrei logo na recepção do prédio os três funcionários contratados do buffet para preparar e servir o café da manhã. Admirada me aproximei e o garçon, a copeira e a ajudante de cozinha me disseram que haviam chegado há mais de uma hora e que não podiam entrar porque a autorização de entrada deles não estava lá. Nesse momento me faltou até o ar e não sabia o que falar nem o que fazer.  Subi sozinha e disse para eles aguardarem a chegada da secretária.

Lá soube que os convidados já haviam chegado e que, por não haver outro lugar onde aguardar, estavam todos sentados à mesa onde seria servido o café da manhã. Para não perderem tempo, um funcionário da nossa empresa se desculpou pelo ocorrido e inicou a apresentação. Depois soube que a situação ficou muito constrangedora e ainda pior porque, enquanto a apresentação era feita, o garçon e a copeira iam se revezando na preparação da mesa e na colocação das bebidas e dos alimentos. Não dava para os convidados saírem da mesa, porque não havia sofás ou outro lugar para aguardarem a arrumação da mesa, bem como não dava para parar a apresentação que já estava quase no fim.

Imaginem vocês, se foi possível alguém se concentrar na tal apresentação com o garçon entrando e saindo da sala a todo o momento, mais o barulho de pratos, xícaras, copos e bandejas de pães e bolos circulando pela mesa.

Depois desse evento catastrófico, nem precisaria dizer que nunca mais houve nenhuma reunião com aquelas pessoas, muito menos café da manhã. E mesmo que houvesse, duvido se os participantes voltariam à empresa.

O que será que todos pensaram depois desse dia ninguém saberá, mas podemos imaginar. Ainda bem que não estava presente, porque iria me enfiar debaixo da mesa e lá ficaria até o final da reunião tamanha a vergonha da situação.

Quando fui tirar satisfação com a secretária, ela, calmamente, me disse que se esqueceu de deixar a lista dos funcionários do buffet na recepção com os seguranças porque estava com muito trabalho naquele dia.  Sutilmente ainda me disse que, se eu tivesse lhe entregado apenas uma lista com o nome de todos os participantes da reunião, a confusão não teria ocorrido. Não assumiu o erro, não se desculpou pela falha e  tudo ficou por isso mesmo.

Não levei o caso para o chefe dela para não causar mais problemas e confusão, porém, quem levou a bronca fui eu. Meu chefe me disse, na ocasião, que quem estava responsável pela organização da reunião era eu, e, portanto, deveria ter ficado na empresa até me certificar de que a outra secretária havia feito a parte dela. Em nenhum momento ele chamou a atenção daquela secretária, muito menos levou o caso para o chefe dela.

Tenho certeza de que todos da minha equipe sabiam que eu não tive culpa do que houve, até porque já havia organizado outras reuniões na empresa, porém, meu chefe não pensou assim, ou seja, levei uma bronca por uma falha e incompetência de outra pessoa.   

A reunião estava marcada para às 8h, o expediente começava às 8h30 e os funcionários do buffet estavam na recepção desde às 6h30 com tentativas frustadas de entrar no prédio. Só com a chegada da secretária às 8h30 é que eles puderam subir e cuidar de todos os preparativos do evento.

Lembre-se: se não puder fazer tudo o que estiver ao seu alcance ou não for responsável sozinha e precisar contar com a colaboração de alguém, seja por necessidade ou por hierarquia mesmo, tente se cercar de todos os meios para que tudo ocorra de acordo com o planejado. Faça um follow up constante, mantenha sua colega de departamento informada de tudo, anote os recados, registre tudo em e-mails e mantenha seu chefe informado de tudo e torça para que não haja imprevistos descenessários e desagradáveis. Saiba que, por mais cuidados e atenção que possamos ter,  falhas técnicas e humanas  podem acontecer, mesmo contra a sua vontade! Para evitar imprevistos rezar também ajuda a trazer bons fluídos!

Se a bronca aconteceu apenas uma vez, tente relevar e esquecer o triste episódio, por mais difícil que possa parecer. Acredite, todos tentarão fazer o mesmo. Porém, se as broncas são constantes, se você vira o bode espiatório de tudo de errado que acontece no departamento, se seu chefe a responsabiliza por todas as falhas que acontecem no departamento, sejam dele ou de outro funcionário, é bom ter uma conversa franca com ele e verificar porque isso acontece; se é por abuso de poder da parte dele ou por falta de um posicionamento firme seu. Avalie também se vale mesmo a pena se desgastar tanto nesse trabalho e por essas pessoas e tome uma decisão sobre qual atitude tomar.

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  • Carlos Oliveira

    Numa posição como a do texto, assim como na gerência de um projeto, temos de estar fazendo acompanhamento o tempo todo, pois delegamos responsabilidades que nem sempre são cumpridas.
    Quando os outros fazem as tarefas deles, parabéns para eles, quando os mesmos não realizam o esperado, o problema é do responsável geral… É preciso estar atento ou nunca ser responsável. Cada um sabe o que quer pra si e deve correr atrás.