Na semana passada eu li no Twitter uma frase que me chamou bastante atenção:

“Urgente é aquilo que não deixa tempo para o importante”

Pedindo para um amigo meu sugestões de pauta para esse texto, eis que ele me sugere exatamente o mesmo assunto da tal frase. Você sabe diferenciar o que é importante e o que é urgente? Sabe quais são as consequências de priorizarem um ou outro errôneamente?

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Bem, eu trabalhei um tempo em uma empresa em que todos os funcionários viviam pra “apagar incêndios”. Era um festival de horas extras, gente cansada e sem conseguir tirar férias, e a cada problema resolvido surgiam outros 3 ou 4 novinhos em folha.

Já em uma outra empresa, o que existia era uma síndrome de prioridade. Isso ocorre quando tudo é prioridade. Se pararmos para pensar, nesse caso na verdade nada é prioridade. E essa síndrome geralmente era acompanhada do efeito “cachorro que tem dois donos” – aquele que morre de fome porque ninguém cuida.

Aprendi que nessas empresas o urgente era muito valorizado porque o que era importante nunca era feito. Quem se organiza e faz o que é importante dificilmente é surpreendido pelas urgências e emergências.

Considero o planejamento, acompanhamento e medições aspectos extremamente importantes em uma organização bem como outras atividades gerenciais que permitam visualizar o andamento de atividades e prever situações-problema.

“Mas afinal, como diferenciar o que é importante do que é urgente!?”

As coisas urgentes são aquelas que exigem nossa atenção imediata. E o que é que pode requerer nossa atenção imediata? Um telefone tocando, com certeza. Mas as urgências que precisamos realmente focar são aquelas que apresentam impacto considerável nas nossas demais atividades ou na empresa em geral. O “problema” é que essas urgências são também aquelas que provavelmente poderiam ter sido previstas e mas não foram.

Importante é aquilo que também tem impacto nas nossas atividades, mas que, geralmente, está associado aos nossos objetivos, metas ou funções. Uma atividade importante pode se tornar urgente quando não atentamos para seu prazo, ou ainda quando postergamos seu início até a última hora. Quando priorizamos aquilo que é importante reduzimos a incidência de eventos urgentes em nosso dia-a-dia.

A grande dificuldade em se priorizar o importante ao invés do urgente é uma questão cultural. A idéia que temos é que tudo que é urgente, por natureza, é importante. É interessante ver como essa postura nos coloca em um ciclo difícil de ser rompido e que tem como resultado o aumento da criticidade dos eventos urgentes.

A saída disponível é sim, continuar “apagando os incêndios” das atividades urgentes, mas programando e dedicando parte considerável do tempo disponível para as atividades importantes.

Quem se antecipa aos problemas evita-os ou, quando impossível evitá-los, resolve-os com mais eficiência, eficácia e, principalmente, efetividade.

(créditos da imagem para flickr:hockadilly)

About The Author

Bacharel em Biblioteconomia pela Universidade de Brasília (UnB), atua nas áreas de gestão da qualidade e gestão da informação desde 2006. Interesse em gerência de projetos, gestão do conhecimento, sistemas de gestão da qualidade, biblioteconomia, restauração de documentos e (claro!) livros e literatura. Muito abrangente? É o poder do profissional bibliotecário, que funciona de A a Z.

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5 Responses

  1. Daniel

    Realmente, acho que existe uma grande diferença entre o que é importante e o que é urgente. Fato é, as duas coisas passaram a ser utilizadas de forma banal.
    Como dito, hoje tudo passa a ser muito urgente, "e por consequência" muito importante.
    Acho que a cultura do planejamento e gerenciamento é que devem ser implantadas em nossas cabeças, afim de evitar profissionais estressados, desmotivados e efetuando retrabalho! =D

  2. stenio

    OI,
    Gosto muito de seus artigos. Você realmente busca o crescimento e têm evoluído neste sentido.
    Acabo de escrever um livro de desenvolvimento humano e espiritual que foi fruto de muitas pesquisas e horas de trabalho. O livro esta em fase de finalização para ser apresentado a editoras. Possuo um vasto material que fala a linguagem do site e por desejar compartilhar aquilo que aprendi. Candidato-me a ser um colaborador do site caso haja interesse.
    Acredito que é dando que se recebe.
    Atenciosamente
    Stenio