Este artigo fala sobre msn (oficialmente Windows Live Messenger), por ser aparentemente o comunicador mais popular no Brasil, mas pode ser aplicado aos outros comunicadores instantâneos como skype, icq, jabber, Yahoo! Messenger.

I believe I can fly........, por re-ality

Contraprodutivo?

O msn é famoso por ser um dos maiores obstáculos para a concentração, principalmente para quem trabalha como freelancer e não tem um chefe vigiando a sua tela a cada meia-hora. E de fato janelas pipocando na tela de tempos em tempos realmente desviam o foco do seu trabalho tanto quanto telefonemas ou interrupções.

Não é difícil entender por quê diversas empresas bloqueiam essa ferramenta. Ao invés de trabalhar, um funcionário pode passar a tarde de serviço conversando com seus amigos no msn, ou então trabalhar 10 minutos, passar 20 conversando. Particularmente, não acredito que é a ferramenta que fará com que o funcionário não trabalhe durante o expediente, ele pode muito bem arrumar outra coisa para fazer na internet.

Conheço muitos profissionais que deixam o msn fechado todo o tempo em que estão trabalhando. É uma opção bastante válida, mas um pouco drástica, há outras soluções talvez até mais interessantes. Mas primeiro, quais as vantagens de ter o msn sempre aberto em horário comercial?

Ou produtivo?

A principal delas é a velocidade da comunicação. Uma vez que você tenha os seus colegas de trabalho a um clique de distância, é muito mais fácil e cômodo perguntar informações rápidas sobre o trabalho, tirar pequenas dúvidas, ou até mesmo combinar o happy hour sem que todos tenham que parar o que estejam fazendo. Nessa mesma linha de raciocínio, você pode combinar o jantar com sua esposa mais tarde sem que tenha que ligar para ela, de maneira mais rápida e mais cômoda.

Outra vantagem é a economia com o telefone. Empresas geralmente têm planos corporativos que barateiam os custos das ligações. Free-lancers muitas vezes se viram como podem. Nesse caso, ter o cliente no msn é ótimo para conferir detalhes do projeto, ao invés de assumí-los e ter de refazer depois. Um problema: existe a chance do cliente se virar contra você nesse caso, usando o msn para cobrar prazos, mudar partes do projeto todos os dias, entre outros.

Além da economia com o telefone, o msn pode deixar os vendedores em contato direto com os clientes, facilitando as vendas. Outros setores também podem ter melhoras significativas, como o de logística, quando um responsável pode saber a hora exata que um produto deixou o fornecedor sem ter que ligar de 15 em 15 minutos.

Colocando os seus funcionários em contato com os parceiros de sua empresa podem agilizar bastante a produção. Trabalho em uma empresa de comunicação, e temos sempre que mandar arquivos (geralmente fotos em alta) para diversas pessoas, enviá-los pelo msn ou pelo skype é sempre muito mais prático e rápido que por e-mail.

Por fim, o maior ganho é mesmo na comunicação interna. Funcionários de salas diferentes podem manter constante contato, melhorando assim o fluxo de informações e com isso diminuindo os erros por falhas de comunicação.

Dicas para transformar as interrupções em produtividade

Uma dela é o uso de múltiplos desktops. Há soluções gratuitas por aí, como o dexpot, que cria até quatro desktops diferentes para você usar. Uma boa é abrir o programa de e-mail e o msn em uma tela, e mudar para outra quando estiver trabalhando em algo que exiga concentração. Assim que terminar a parte pesada, dê uma olhada em suas mensagens, esse tipo de atividade diferente também ajuda a descansar o cérebro para voltar ao “trabalho denso”.

Outra coisa muito importante é usar e abusar do status. Quando estiver ocupado, deixe expresso, assim como quando não estiver na sala, ou quando você finalmente entregou o projeto e está dando aquela relaxada de 15 minutos antes de mergulhar no próximo, esteja online para que as pessoas possam falar com você. Quando você usa corretamente os status as pessoas passam a respeitá-lo. Contra-exemplo: se você se mostrar ocupado o dia inteiro todos os dias, as pessoas mandarão mensagens nos momentos mais inoportunos, porque nunca saberão a hora certa de pedir a sua atenção.

Grupos organizados também ajudam. Quando no trabalho, você pode “esconder” os seus amigos on-line evitando a vontade de comentar o churrasco do fim de semana.Infelizmente, no Live Messenger ainda não é possível mostrar status diferentes para cada grupo.

Concluindo: Pelos argumentos que apresentei, é claro que sou a favor do msn no trabalho. No entanto, ele também é também uma séria fonte de distração, por isso a adoção ou proibição da ferramenta depende de inúmeros fatores, como o tipo da empresa, o seu perfil (ou de seus funcionários) e em grande parte da sua capacidade de focar sem se distrair.

Por fim, agradeço ao Bernardo pela oportunidade de escrever aqui no Produzindo.net. Sei que o meu primeiro artigo ficou muito grande, mas prometo maneirar um pouco nos próximos. Abraços!

16 Responses

  1. Daniel Docki

    Opa, esse é um assunto dá o que falar no meio cooperativo…Os nossos colaboradores podem usar MSN, Skype até IRC (como eu uso), para se comunicar…mas com um detalhe muito importante, todas as mensagens enviadas e recebidas são monitoradas, se alguém estiver extrapolando concerteza vai sofrer auditoria…, é uma faca de dois cumes né…mas a empresa sabe que esses tipos de aplicativos ajudão muito na produtividade e na comunicação…eu concordo em usar mas com ressalvas…

  2. Walmar Andrade

    Eu não proibiria ninguém, a não ser eu mesmo. Acho os instante messengers e os avisos de chegada de e-mail interruptores que mais atrapalham do que ajudam. Mas a idéia do múltiplo desktop é boa, não havia pensado sobre isso.

  3. Bernardo Pina

    Seja bem-vindo, Rodrigo! =)

    Realmente, essa questão pega. Eu acho que existem formas de responsabilizar os funcionários pela falta de produtividade ocasionada ou não pelo msn. Creio que quanto mais responsabilidade damos para eles, mais responsáveis eles ficam.

  4. Rodrigo Van Kampen

    Daniel, essa história de monitorar dá ainda mais pano pra manga do que permitir ou não. Porque entra naquela questão: até onde a empresa pode invadir a privacidade do funcionário? Dá uma looonga discussão!

    Walmar, múltiplos desktops são uma ótima para aumentar a produtividade. Usei o dexpot por um tempo, mas eu ainda prefiro usar um só e me controlar de outras maneiras, mas conheço gente que usa muito bem!

    Bernardo, como está no livro do Semler: se você tratar os funcionários como adolescentes, eles se comportarão como adolescentes, se você os considerar adultos, eles terão responsabilidade.

  5. Xisberto

    Onde trabalho o uso de comunicadores instantâneos é proibido, principalmente se permitirem envio de arquivos, por problemas de segurança.

    Meu setor (TI) buscou e encontrou o Jabber (www.jabber.org), um servidor de mensagens instantâneas. Ele usa o protololo XMPP que é um RFC, algo como um padrão da Internet (o GTalk usa um protocolo derivado do XMPP).

    Assim, os diversos empregados nas várias regionais da empresa podem se comunicar com esta facilidade. Como provemos serviços, estamos começando a oferecer para alguns clientes.

    É uma maneira de ter as vantagens dos IMs sem os problemas de segurança e vazamento de informações (mas a questão da produtividade se mantém).

  6. Daniel Docki

    Rodrigo,

    Mas os MSN são corporativos que todos usam tipo usuario@empresa.com.br…sendo assim são MSN dá empresa pertencente a empresa, mas eu tenho a minha namorada em meu MSN corporativo…mas todos que entram na empresa assinam um papel de responsabilidades e deveres, coisas assim…dai esse tal papel tem um item que fala sobre o MSN, mas nunca ocorreu de ninguém ser auditado e ninguém de ser demetido por justa causa, creio que isso nem seja a intenção da empresa, seria só mais para controle de informações se for o caso…a empresa eu acho bem liberal nesse sentido, produzindo é o nosso lema…gerando lucro com economia quem não quer né? MSN aqui ajuda em nossa produtividade e na diminuição de custos…

  7. Víctor

    Uso o msn para trabalho e me comunicar com gente do mundo inteiro d aminha área. Produtivo.

  8. Bruno Sanches

    O funcionário deve ser cobrado pelos resultados, se ele consegue realizar seu trabalho e usar o msn então não tem problema.

  9. Edgar Ferrer

    Eu não tive boas experiências com o MSN no trabalho. Me aposentei faz 2 anos, mas ainda faço algumas consultorias particulares. Quando vou analisar ambientes de trabalho, o MSN fica, sem duvida, entre os 5 problemas mais graves de falta de atençao e produtividade.

    Deveríamos usar uma espécie de “cartilha de uso”. O MSN é uma excelente ferramente de comunicação, mas precisa de critérios na sua utilização.

  10. raony machado

    tive um chefe que proíbia o uso de msn ou qualquer outro programa q pudesse me comunicar. detalhe, ele usava o msn e bloqueava o uso para os funcionarios. acredito que ele queria funcionarios bitolados em fazer o q ele queria, mas isso prende a pessoa e impossibilita outros contatos. enfim, pedi demissão e trabalho por conta propria com o msn sempre online, nunca tive problemas e arrumei ate uma namorada.

  11. Felipe Cândido

    Olá pessoal!! Primeiramente, achei esse tópico muito interessante. É um assunto de muitas dúvidas e o pessoal aqui sempre respondendo e dando suas opiniões de forma coerente.
    Pra mim, funciona da mesma maneira como o Bruno mencionou, se o colaborador cumpre com suas obrigações na empresa, não vejo mal algum em liberar o msn até mesmo como forma do mesmo entrar em contato com próximos dele. Fiz estágio em uma empresa que proibia o uso do msn para contatos externos, o msn somente era usado internamente e ainda era monitorado, quando o colaborador precisava entrar em contato com alguém de fora, fazia uma ligação, ou seja, custo para a empresa, fora o mencionado acima, que também tem a questão da privacidade, acho que monitoramento não é legal.
    Concluindo, ao meu ver, não vejo problema algum em liberar o msn para entrar em contato com o mundo, desde que você cumpra com suas obrigações. O colaborador e a empresa ganha com isso!!!

  12. Vitor Higino

    [i]Concordo plenamente com o uso de msn e outros programas de comunicação instatanea,onde eu trabalho no setor de TI é proibido o uso,mas já estou trabalhando com meu chefe o messenger corporativo,ele gostou da ideia.
    o monitoramento não acho legal pelo fato da pessoa se prender,pense que vc tem uma certa intimidade com um colega de trabalho e não consegue tirar duvidas com ele e talz pq tem que saber como falar as coisas,tem que estar todo precavido pra não tomar uma chamada do chefe?

    Quando a cartilha tambem sou a favor,acho que deve ter uma concientização dos funcionarios logo no ingresso a empresa,como usar e tendo sempre clausula no contrato informando sobre o mesmo.

  13. Patricia Lamac

    Hoje tenho o msn como um grande problema de produtividade na minha empresa, pricipalmente por se tratar de um sócio utilizando de forma incorreta.
    Preciso do MSN para contatar meus clientes, mas adoraria se conseguisse bloquear os demais logins, deixando apenas liberado os logins da empresa.
    O prejuízo e falta de concentração no trabalho chegam a me irritar!!! Não sou contra a utilização da ferramenta, mas a utilização de forma inadequada é prejudicial principalmente para o meu bolso.