Este artigo fala sobre msn (oficialmente Windows Live Messenger), por ser aparentemente o comunicador mais popular no Brasil, mas pode ser aplicado aos outros comunicadores instantâneos como skype, icq, jabber, Yahoo! Messenger.

Contraprodutivo?

O msn é famoso por ser um dos maiores obstáculos para a concentração, principalmente para quem trabalha como freelancer e não tem um chefe vigiando a sua tela a cada meia-hora. E de fato janelas pipocando na tela de tempos em tempos realmente desviam o foco do seu trabalho tanto quanto telefonemas ou interrupções.

Não é difícil entender por quê diversas empresas bloqueiam essa ferramenta. Ao invés de trabalhar, um funcionário pode passar a tarde de serviço conversando com seus amigos no msn, ou então trabalhar 10 minutos, passar 20 conversando. Particularmente, não acredito que é a ferramenta que fará com que o funcionário não trabalhe durante o expediente, ele pode muito bem arrumar outra coisa para fazer na internet.

Conheço muitos profissionais que deixam o msn fechado todo o tempo em que estão trabalhando. É uma opção bastante válida, mas um pouco drástica, há outras soluções talvez até mais interessantes. Mas primeiro, quais as vantagens de ter o msn sempre aberto em horário comercial?

Ou produtivo?

A principal delas é a velocidade da comunicação. Uma vez que você tenha os seus colegas de trabalho a um clique de distância, é muito mais fácil e cômodo perguntar informações rápidas sobre o trabalho, tirar pequenas dúvidas, ou até mesmo combinar o happy hour sem que todos tenham que parar o que estejam fazendo. Nessa mesma linha de raciocínio, você pode combinar o jantar com sua esposa mais tarde sem que tenha que ligar para ela, de maneira mais rápida e mais cômoda.

Outra vantagem é a economia com o telefone. Empresas geralmente têm planos corporativos que barateiam os custos das ligações. Free-lancers muitas vezes se viram como podem. Nesse caso, ter o cliente no msn é ótimo para conferir detalhes do projeto, ao invés de assumí-los e ter de refazer depois. Um problema: existe a chance do cliente se virar contra você nesse caso, usando o msn para cobrar prazos, mudar partes do projeto todos os dias, entre outros.

Além da economia com o telefone, o msn pode deixar os vendedores em contato direto com os clientes, facilitando as vendas. Outros setores também podem ter melhoras significativas, como o de logística, quando um responsável pode saber a hora exata que um produto deixou o fornecedor sem ter que ligar de 15 em 15 minutos.

Colocando os seus funcionários em contato com os parceiros de sua empresa podem agilizar bastante a produção. Trabalho em uma empresa de comunicação, e temos sempre que mandar arquivos (geralmente fotos em alta) para diversas pessoas, enviá-los pelo msn ou pelo skype é sempre muito mais prático e rápido que por e-mail.

Por fim, o maior ganho é mesmo na comunicação interna. Funcionários de salas diferentes podem manter constante contato, melhorando assim o fluxo de informações e com isso diminuindo os erros por falhas de comunicação.

Dicas para transformar as interrupções em produtividade

Uma dela é o uso de múltiplos desktops. Há soluções gratuitas por aí, como o dexpot, que cria até quatro desktops diferentes para você usar. Uma boa é abrir o programa de e-mail e o msn em uma tela, e mudar para outra quando estiver trabalhando em algo que exiga concentração. Assim que terminar a parte pesada, dê uma olhada em suas mensagens, esse tipo de atividade diferente também ajuda a descansar o cérebro para voltar ao “trabalho denso”.

Outra coisa muito importante é usar e abusar do status. Quando estiver ocupado, deixe expresso, assim como quando não estiver na sala, ou quando você finalmente entregou o projeto e está dando aquela relaxada de 15 minutos antes de mergulhar no próximo, esteja online para que as pessoas possam falar com você. Quando você usa corretamente os status as pessoas passam a respeitá-lo. Contra-exemplo: se você se mostrar ocupado o dia inteiro todos os dias, as pessoas mandarão mensagens nos momentos mais inoportunos, porque nunca saberão a hora certa de pedir a sua atenção.

Grupos organizados também ajudam. Quando no trabalho, você pode “esconder” os seus amigos on-line evitando a vontade de comentar o churrasco do fim de semana.Infelizmente, no Live Messenger ainda não é possível mostrar status diferentes para cada grupo.

Concluindo: Pelos argumentos que apresentei, é claro que sou a favor do msn no trabalho. No entanto, ele também é também uma séria fonte de distração, por isso a adoção ou proibição da ferramenta depende de inúmeros fatores, como o tipo da empresa, o seu perfil (ou de seus funcionários) e em grande parte da sua capacidade de focar sem se distrair.

Por fim, agradeço ao Bernardo pela oportunidade de escrever aqui no Produzindo.net. Sei que o meu primeiro artigo ficou muito grande, mas prometo maneirar um pouco nos próximos. Abraços!