Hoje estamos estreando mais uma série, dessa vez falando sobre levantamento de dados.

Antes de se iniciar um projeto, é necessário obter informações à respeito do projeto com o cliente e com os futuros usuários do sistema. As informações serão artefatos úteis para as próximas fases do projeto servindo de insumos para que os analistas e projetistas criem o que foi pedido.

Nesse primeiro artigo, iremos falar sobre a técnica mais usada de levantamento de dados, a entrevista.

Entrevista é a modalidade de levantamento de dados destinada a levantar realidades estruturadas com uma clientela. Os dados e informações são obtidos com perguntas, feitas diretamente aos usuários alocados nos postos de trabalho envolvidos na execução do processo em análise.

Características principais desta modalidade:

• Destinada à uma clientela não volumosa;
• É sequencial: recomenda-se realizar uma entrevista com apenas uma pessoa por vez;
• Destinada à uma clientela pouco dispersa geográficamente;
• É a modalidade mais flexível pois permite questionamentos abertos sobre o que se deseja saber;
• Baixo custo.

Realizar uma boa entrevista não é fácil. Requer muita preparação, técnica e habilidade para saber lidar com os entrevistados.

Preparação

Uma boa entrevista deve sempre ter uma preparação antes de sua execução. Veja algumas recomendações:

• Leia as documentações do projeto e do ambiente, marcando ou anotando as dúvidas para que sejam sanadas durante a entrevista.
• Deve-se também haver uma metodologia de documentação do processo. A documentação se faz necessária não para informar, após a conclusão do projeto, se foi feito o que se pediu, mas simplesmente para se ter documentado o que foi dito na entrevista.

Execução

Devidamente preparado, o analista deverá se encaminhar para o posto de trabalho da pessoa a ser entrevistada. Ao chegar, deverá se apresentar e informar o objetivo da entrevista. Aqui, o mais importante é o relacionamento entre o analista e entrevistado. Ele, de bom humor, irá responder com paciência e, dependendo da pessoa, com detalhes o que lhe for perguntado. Veja abaixo alguns pontos a serem observados:

1. Clientes e usuários não são seus amigos
   Eles querem o projeto pronto e pronto logo. Portanto, por mais que o entrevistado seja amistoso, não confie muito no clima de paz e harmonia pois ele pode durar pouco.
2. O entrevistado não gosta de ser entrevistado
   É verdade! Você chega para o profissional, faz ele parar o que ele está fazendo para você fazer um monte de perguntas detalhando cada aspecto da rotina de trabalho, do processo, do sistema atualmente utilizado… Para ele, isso é perda de tempo.
3. Não induzir perguntas
   É comum vermos analistas induzindo as respostas. Jamais faça isso pois depois quem irá se dar mal é você. O seu objetivo é entender o que ele precisa, não reforçar o que você acha sobre alguma coisa. Induzir perguntas pode gerar retrabalho mais pra frente e atrasar o projeto. Culpa de quem?
4. Anote tudo!
   Anote tudo o que você ouvir, falar e notar. Isso pode lhe ser muito útil posteriormente.

Finalização

A entrevista termina quando todas as dúvidas do analista forem sanadas. Isso não quer dizer que tudo deve ser feito em apenas um dia. Se o tempo começar a se extender muito, é comum se marcar uma nova sessão outro dia para dar continuidade ao trabalho. O tempo médio utilizado para sessões é de 2 (duas) horas.

Após o término de todas as sessões, o analista vai elaborar um relatório final com data, hora, tópicos abordados, perguntas e respostas. As anotações de comportamento e observações não serão inseridas no relatório. Também não serão inseridas as informações passadas “por baixo do pano”. Muitas vezes o usuário confia em você e libera informações (a maioria das vezes muito úteis) confidenciais. Essas não devem ser reportadas no relatório para não quebrar a confiança do usuário.

Com o relatório pronto, deve-se submete-lo à aprovação do entrevistado. Aqui, coletamos a assinatura dele no relatório para que fique registrado tudo o que foi dito na entrevista. Esse documento tem finalidade apenas informativa.

No próximo artigo, iremos falar sobre questionários. Até lá!

Ontem eu estava lendo um artigo publicado no Efetividade.net sobre “Como tirar e dobrar uma camiseta em 10 segundos“. Achei o post muito interessante, apesar de já ter visto um dos vídeos anteriormente.

Comentando sobre o post com um amigo meu, o Bruno Sant’Ana, ele me mostrou um outro site que contém várias outras dicas. Dando continuidade ao post do Augusto, gostaria de compartilhar esse site com vocês. Veja abaixo as dicas encontradas lá:

• Como secar a unha (esmalte);
• Como fazer sorvete;
• Como remover areia do corpo;
• Como fazer um bebê parar de chorar;
• Como abrir a tampa de uma garrafa com outra garrafa;
• Como gelar um refrigerante em 2 minutos;
• Como amarrar o cadarço do seu tênis em 2 segundos;
• Como descascar um ovo cozido em 10 segundos;

São dicas muito legais. Umas eu já conhecia (e uso), outras não conhecia. Não testei todas, mas vale a pena tentar! As que eu mais gostei foram as de como amarrar o cadarço do tênis e a do ovo cozido. =)

O site se chama Waitless.org e está em inglês. Mas vale a pena conferir os vídeos mesmo que você não saiba essa língua.

Fica aí a dica!

Navegando pela net, sem querer achei um site muito interessante, o WebSite Grader. Se trata de uma ferramenta de SEO que fornece uma grade para o seu site. A grade contém a posição do site em vários mecanismos de indexação. Veja abaixo:

Nada mal para um blog de apenas 15 dias de vida! ;)

Mas esse não é o principal diferencial afinal, existem muitas ferramentas de análise baseada nas técnicas de SEO. O seu principal atrativo é as dicas de como corrigir os problemas encontrados.

É possível gerar um relatório apenas informando a URL do site e, opcionalmente, os keywords. O meu resultado foi 76%:

Uma grade 76 significa que, de centenas de outras páginas testadas com esta ferramenta, nosso algorítimo calculou que este site pontua mais que 76% deles em termos de eficiência de marketing. O algorítimo usa várias variáveis diferentes, incluindo dados de buscas, estrutura do site, tráfego aproximaso, performance e outros.

É uma ferramenta muito legal. Por enquanto está liberada para uso, mas em breve será paga. Aproveitem!

Hoje completa-se 15 dias desde o lançamento do blog, dia 31 de agosto. Os resultados obtidos até agora foram muito satisfatórios, obrigado à todos que nos acompanham. Veja os resultados:

• Quase 2 mil visitas;
• 4.500 pageviews;
• Média de 250 visitantes únicos por dia;
• 140 assinantes no feed.

Grande parte dos resultados foram obtidos graças à um empurrãozinho dado pelo blog Efetividade.net. Após a publicação do seu post (dia 7 de setembro), a média de visitas diárias passou de 20 visitas para mais de 200. Tivemos ainda o apoio do Atestadão, BlogAjuda e do Bernabauer, que também deram um empurrãozinho para que vocês todos nos conhecessem.

Obrigado à todos que contribuiram pra isso. Espero que o blog esteja agradando e que esses resultados melhorem cada dia mais! =)

(*) Atenção! Este artigo é uma tradução de um artigo do Management Craft: When it is time to move on?.

Esses tempos, uma amiga minha estava se perguntando se deveria procurar por outro emprego, se essa é a hora de seguir em frente. Essa é uma decisão difícil, particularmente se você tem uma família para cuidar e precisa de estabilidade/segurança. O negócio é o seguinte:

1. Todos nós temos nossos dias difíceis, talvez até um mês difícil. Mas quando você está se sentindo sem inspiração e sem entrosamento já a um certo tempo, sua mente e coração já se decidiram. Agora é com você perceber, aceitar e tomar alguma atitude em relação à isso.
2. Tomar uma atitude significa procurar por outro cargo/setor dentro da sua empresa ou ainda procurar outra empresa para trabalhar. No caso dessa minha amiga, como ela não tinha nenhum outro lugar para ir internamente, ela começará a procurar outra empresa para trabalhar.
3. É importante diferenciar a necessidade de mudança da visão “a grama é mais verde em algum outro lugar”.
   • Necessidade de mudança
     • Você não sente que está crescendo;
     • Você não consegue ver que a situação irá mudar no futuro;
     • Você não sente que seu trabalho é desafiador;
     • Você tem interesses que não podem ser explorados no seu trabalho atual;
     • Você quer ter uma mudança na sua carreira.
   • “A grama é mais verde em algum outro lugar”
     • Se você sair, você irá procurar o mesmo emprego em outro lugar;
     • Suas frustrações e preocupações são as mesmas independente do lugar onde você esteja;
     • Você tem um idealismo à respeito de uma empresa. Se o seu desejo de mudança é mais por causa da empresa do que do trabalho, sugiro que você tome cuidado;
     • Você está no mesmo cargo a menos de dois anos.

Minha amiga está no mesmo cargo já a alguns anos e não está mais aprendendo nada, nem crescendo. Não participa de nenhum grande projeto ou iniciativa que a incentive a continuar. Essa é a hora de seguir em frente.

Se você tem um trabalho e está determinado em mudar de emprego, você deve ser honesto consigo. Quando nós precisamos de um trabalho em particular, é provável que falhemos em satisfazer a empresa e o cargo. Nós focamos em receber uma oferta e aceita-la. Mas quando nós, proativamente, seguimos em frente, precisamos assegurar que estamos procurando por nossos interesses e necessidades.

1. Pelo que, realmente, você está procurando? Que tipo de trabalho te atrai? Você quer gerenciar programas ou pessoas? Ou ambos?
2. Que tipo de empresa mais te agrada? Você gosta de empresas grandes (rápidas e competitivas) ou pequenas (mais vagarosas)?
3. Que tipo de chefe mais se encaixa no seu estilo?

Faça a si mesmo as perguntas que o ajudarão a encurtar a sua busca. Deixe claro na sua cabeça o porquê é a hora de mudar e fique em tranquilo com essa decisão.

Mais uma coisa. Todos nós já ouvimos sobre profissionais que nunca param quietos em um lugar, certo? Isso é o que acontece quando estamos sempre procurando por novos empregos. Nosso cérebro sofre de desencorajamento pré-maturo. Nossas mentes estão apenas na metade de sua capacidade. Não tem jeito, algum dia todos nós vamos conhecer profissionais desse tipo. Uma técnica que eu tenho usado e tem me ajudado, foi resolver deixar o meu trabalho o mais organizado e com mais classe possível. Se foque em deixar o departamento em melhor estado do que ele estava quando você entrou nele, afinal, isso você já deveria estar fazendo. ;)

Em um trabalho, eu falei para o meu gerente (vice presidente), que eu iria começar a procurar um outro local para trabalhar e que ele deveria começar a procurar alguém para me substituir. Eu sabia que levaria mais de duas semanas para encontrarem alguém e quis ajudar a empresa a treinar o novato. Sei também que essa atitude tem riscos, mas eu tinha uma relação bem aberta e no final, acabou tudo muito bem. Eu fui sinceros sobre as entrevistas que eu estava indo fazer e mantive meu chefe informado sobre meu progresso. Foi um alívio não ter que me esconder pedindo dias de férias para ir às entrevistas. Não recomendo isso para ninguém. O legal disso tudo foi que, uma vez que eu decidi seguir em frente, compartilhar isso com meu gerente tornou tudo mais claro e definido, sem volta! Isso é bom porquê muitas vezes, nos comprometemos com uma coisa mas acabamos fazendo o que é mais confortável e seguro (ironicamente, normalmente é menos confortável e mais arriscado ficar).

Como sabemos que é hora de seguir em frente?

Eu trabalho em meio-período já a algum tempo e estive pensando se algum dia eu iria aceitar novamente algum cargo de período integral. A resposta é: depende. Eu simplesmente decidi considerar apenas cargos que são muito legais. Não é tudo que gira em torno do dinheiro (apesar de ser muito bom) e eu estou muito bem com essa decisão. Sempre temos nossos altos e baixos, mas eu prefiro isso do que ter um emprego que não me agrade.

Quantas vezes você já ficou procurando aquele documento que você jurava que estava ali? Conforma usamos mais e mais nossos computadores, maior a quantidade de arquivos que armazenamos e, dependendo do nível de organização da pessoa, mais difícil fica achar o que se quer.

Uma ferramenta não tão nova, que veio para nos ajudar muito nesse aspecto é o Google Desktop.

Uma das suas principais funcionalidades é a indexação de vários tipos de arquivos. Com o índice pronto, é muito fácil usar a busca para se achar o que quer. Alguns tipos de arquivos suportados são: email, word, excel, powerpoint, internet explorer (html), pdf, musicas, vídeos, imagens, zips, etc. Veja abaixo a busca em ação:

Além disso, tem suporte à plugins. Os plugins permitem que você otimize seu desktop com as ferramentas que você mais utiliza. Hoje, são disponibilizados centenas deles, com certeza tem alguns que irão te ajudar muito.

É uma boa dica para organização pessoal e para melhorar a sua produtividade. Se você conhece algum outro programa tão efetivo quanto ou melhor, compartilhe conosco!