Confesso que foi bem difícil escrever este artigo. Não estava inspirado, talvez o espírito de final de ano ainda estivesse em mim. Eis que abro minha caixa de e-mails e vejo que recebi um cartão de natal de uma pessoa que não conheço. Aliás, nunca nem havia ouvido falar. Imaginei logo que devia se tratar de um vírus. Só podia. Mas de qualquer forma, resolvi abrir a mensagem e me surpreendi ao ver que, na verdade, a pessoa que me mandou aquilo trabalha em um veículo de mídia que um ex-cliente meu queria se inserir. Ele havia pedido um orçamento para mim há mais de um ano. Foi aí que lembrei que ele tinha encaminhado o meu contato para tratarmos disso e fecharmos um acordo, coisa que acabou nunca acontecendo.

Tags e Grupos

Muitas pessoas mandam e-mails e mensagens para os seus contatos na época do natal, e eu notei que grande parte delas não sabem organizar os seus contatos de e-mail. O e-mail é uma ferramenta muito prática, mas se não for devidamente organizada pode se tornar um pesadelo. Em empresas, é comum conversar internamente por e-mail, algumas até os consideram como documentos. Enviar um e-mail para um contato errado pode significar problemas bem graves. Por essas e outras que é muito importante saber organizar os contatos de acordo com o tipo de relacionamentos que você tem com eles (trabalho, amigos, família, etc.). Você pode fazer isso colocando um prefixo ao nomear seus contatos (por exemplo, [trabalho] Fulano de Tal e [família] Ciclano da Silva).

Se você utilizar o Outlook ou algum outro programa para baixar seus e-mails, crie grupos de contatos. Assim você pode segmentar os seus contatos e enviar as mensagens de uma forma muito mais prática, evitando mais uma vez os problemas de enviar a mensagem para pessoas erradas.

Limpeza

É importante você manter um bom relacionamento com as pessoas à sua volta e não simplesmente mandar alguma solicitação quando necessário. Caso você tenha um contato que vai utilizar para enviar apenas um e-mail, uma única vez, e não pretende mais manter contato, apague. Assim você mantém a sua lista sempre enxuta e não corre o risco de ficar pensando “mas de onde é esse tal de Paulo?”. Não adianta você ter 800 contatos se não se relaciona nem com a metade deles.

Várias contas

É comum as pessoas terem mais de uma conta de e-mail. Eu, por exemplo, tenho quatro contas. Em contrapartida, todas são bem separadas:

  1. A do Hotmail uso para amigos, brincadeiras e piadas
  2. A do Via-RS uso para e-mails da faculdade
  3. A da Ezuk é da empresa que trabalho
  4. O Gmail é para trabalhos além da minha empresa

Esse tipo de organização faz com que você padronize os temas que discute em cada endereço de e-mail, com os contatos específicos daquele tema de interesse e do jeito mais adequado de se comunicar com eles. Meus amigos nem sabem que possuo tantas contas.

Boas práticas no uso do e-mail

NUNCA envie e-mails impessoais com os seus contatos abertos. Sempre que for enviar uma mensagem para várias pessoas que não se conhecem, utilize a opção de cópia oculta (CCO) para não expor endereço de e-mail das pessoas que vão receber o conteúdo.

Por último e não menos importante, não seja muito formal ou informal, mas tenha um meio termo. A formalidade excessiva no e-mail demonstra seriedade ou até mal humor, enquanto a pessoalização demais não é maduro para uma ferramenta que mantém registros do que você fala. O e-mail é uma comunicação muito pouco expressiva, então é importante ser simples, claro e objetivo, utilizando frases curtas para facilitar o entendimento.

About The Author

Graduando em Relações Públicas pela UFRGS, trabalhou por dois anos na assessoria de comunicação da CAIXARS, com foco em relacionamento com a imprensa e comunicação interna. Hoje atua como produtor de conteúdo da EZUK Mkt Internet (Porto Alegre) e desenvolve trabalhos externos na área de desenvolvimento de conteúdo, estratégias de marketing digital e planejamento de comunicação. Além disso, é editor do blog Tiro-Livre.

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