Para começar, quero lhe fazer uma pergunta:

“Quantas vezes você recebeu uma atividade para fazer e deixou para fazê-la depois, arrumando desculpas para si mesmo do porquê de você estar atrasando a sua realização?”

Resumindo, procrastinar é deixar para depois o que você pode fazer agora. Todos nós fazemos isso nas nossas vidas. O problema começa a aparecer quando começamos a acumular muita coisa para fazer e não temos mais tempo para fazê-las ou simplesmente decidimos não fazer mais. Nem preciso falar que as consequências podem ser desastrosas, certo?

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Alguma vez você já foi convocado para organizar uma reunião? Dependendo do assunto pode não ser uma tarefa fácil.

Na minha concepção, uma reunião possui várias fases. Para cada uma dessas fases, separei algumas dicas que podem lhe ser úteis para conseguir passar as informações de modo eficiente.

Fase 1: Concepção

Esta é a fase onde você percebe a necessidade de se realizar a reunião. A minha única dica para essa fase é:

Verifique se a reunião é realmente necessária.

Nada pior do que convocar uma reunião e, durante a reunião, perceber que nada disso era necessário.

Fase 2: Preparação

Muitas vezes as nossas atividades são realizadas com mais eficiência quando fazemos um planejamento. Com as reuniões não é diferente.

• Nunca vá para uma reunião sem saber tudo sobre o assunto a ser tratado. É sua obrigação como líder da reunião, passar as informações da maneira mais completa possível;
• Marque um horário em uma sala específica e preferencialmente reservada;
• Faça uma ATA com os principais pontos que serão abordados;

Fase 3: Convocação

Para início de conversa, os convidados para a reunião já tem um desconforto natural com a situação. Uma reunião sugere sempre um assunto sério ou de grande importância, algo que mereça uma conversa em um local mais reservado.

• Tente convocar a reunião de maneira mais informal, assim os participantes quebram um pouco do gelo;
• Ao marcar um horário para o início das atividades, siga o horário a risca pois todos os convidados já se programaram para a reunião naquele horário e irão aguardar o seu início (o que, dependendo da demora, atrapalha o rendimento deles);
• Dependendo da situação, formalize o chamado para a reunião por e-mail;

Fase 4: Realização

Durante a reunião, passe as informações com clareza, pergunte se os convidados tem alguma dúvida e as responda pacientemente.

• Tenha sempre na manga um conjunto de regras para que você possa manter a ordem pois nunca sabemos como será o comportamento do grupo;
• Escolha uma pessoa de confiança para tomar notas dos pontos discutidos bem como as opiniões dos participantes, as decisões tomadas e as atividades programadas;
• MANTENHA O FOCO. Muitas vezes é difícil manter o foco pois o assunto acaba se perdendo no meio do caminho. Fique atento!

Fase 5: Término

A reunião termina em duas situações:

1. Você já falou o que gostaria de falar;
2. O tempo programado está acabando ou já acabou;

No segundo caso, é altamente recomendável que você termine a reunião já com uma data e horário marcados para a sua continuação. Fora isso, temos alguns pontos a serem observados:

• Verifique todos os itens abordados e veja se não faltou nada;
• Repasse com todos as decisões tomadas, atividades marcadas, metas estipuladas, etc.;

Fase 6: Pós-reunião

Após o término da reunião, cabe a você verificar e cobrar tudo o que foi acordado. O tempo passa e a memória é fraca… Muitas coisas podem acabar perdidas no tempo se não cobrarmos.

Bom, as dicas estão dadas. É claro que existem muito mais coisas a serem tratadas ao planejamos uma reunião mas a idéia do artigo é apenas dar alguns insumos para abrir um pouco a mente das pessoas.

Se você tem outras idéias sobre o assunto, deixe um comentário e enriqueça mais o nosso conteúdo! O Produzindo.net agradece! =)

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Já li em alguns lugares que o Brasil é um país que tem um crescimento absurdo de novos empreendedores. Ao mesmo tempo o país que tem mais micro empresas que estão falindo ou já o fizeram. Temos o potencial, mas o que faz dar tudo errado?

A maioria das pessoas, quando vai abrir um negócio, ou abre um negócio em uma área já saturada ou quer reinventar a roda (e neste ultimo caso, ainda faz mal feito). O mercado não funciona assim!

Temos que inovar!

O cliente é um ser sedento por novidades, principalmente os que tem mais dinheiro para gastar. Se você apresenta a ele um produto semelhante a outro produto que ele já compra, ele provavelmente vai continuar comprando o outro produto e não o seu!

“Ok, me ajude! Como faço para ter boas idéias?”

Bom, as idéias mais criativas vem de insights fulminantes. Mas se você não é uma pessoa que tem isso naturalmente, não fique triste, para tudo há solução!

Eu sou o tipo de pessoa que não costuma ter esses insights. Mas eu não desisto e é isso que faz a diferença. Já perdi a conta de quantas vezes na minha vida eu já precisei de idéias para alguma coisa e, pensando muito durante muito tempo, a idéia vinha. Um exemplo claro disso é este blog… Eu queria muito construir um blog, mas não sabia sobre o que. Eu queria criar um blog de nicho e a idéia sobre a sua temática simplesmente não vinha. Apenas depois de 4 meses (janeiro a abril de 2007) pensando em várias alternativas, consegui chegar à um modelo ideal. Como? Persistência e estudo.

Costumo dizer aos meus amigos que existem dois tipos de pessoas nesse mundo (em matéria de criação e aprendizado):

1. As que nasceram para fazer uma coisa
2. As insistentes (meu caso)

Portanto, se você precisa fazer algo mas não tem idéia por onde começar, fica aqui as duas dicas que irão te salvar:

• Saiba esperar
• Seja insistente

“Os mais fortes de todos os guerreiros são estes dois — Tempo e Paciência.”
Leo Tolstoi

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Antes de mais nada, você sabe o que é um Pen Drive? Se você é alienado o suficiente para não saber, veja abaixo a definição segundo o Wikipedia:

Pen Drive, é um dispositivo de armazenamento constituído por uma memória. Tem uma fisionomia semelhante à um isqueiro ou chaveiro e uma ligação USB que permite a sua conexão a uma porta USB de um computador.

Quantas vezes você estava fora do seu computador e sentiu a necessidade de usar um programa que está instalado somente lá? Por exemplo, um programa de e-mails ou de vídeos…

Tirando todas as facilidades de transporte que um Pen Drive pode oferecer, tem uma coisa que podemos fazer com ele que quase ninguém sabe que é possível. Você já ouviu falar no Portable Apps?

Trata-se de um “programa gerenciador de programas”. Você instala o Portable Apps na sua unidade de armazenamento (Pen Drive, flash disk, ipod, etc…) e, grossamente falando, ele funciona como um micro sistema operacional onde você pode instalar e desinstalar programas dos mais variados tipos.

A idéia é fazer que você tenha acesso a quaisquer programas e informações (em qualquer lugar) quando você pluga o seu drive na USB.

Possibilidades

• Leve consigo seu browser com todos os seus favoritos;
• Leve consigo seu calendário com todos os seus compromissos;
• Leve consigo seu cliente de e-mail com todos os seus contatos e configurações;
• Leve consigo seu programa de chat com todos os seus amigos;
• Leve consigo um conjunto de aplicativos de leitura e edição de documentos e apresentações;
• Leve consigo seu antivírus e outras utilidades.

Conveniência

• Tenha em mãos os seus favoritos para recomendar para um amigo;
• Tenha em mãos a sua apresentação E o software necessário para rodá-la durante uma reunião importante;
• Tenha em mãos programas úteis para quando você for visitar amigos e família que estão tendo problemas com os seus computadores.

Mas como nem tudo são flores, veja também algumas desvantagens.

Contras

• Só roda em plataforma Windows;
• Você fica limitado aos programas disponíveis no site pois são todos adaptados para funcionar neste formato.

Enfim, são inúmeras as possibilidades. Se você conhece algum outro programa semelhante que funcione para outras plataformas (ex: mac e linux), deixe um comentário e compartilhe conosco!

Atualização: Esqueci de dizer que fora o Portable Apps, existe um padrão comercial que se chama U3 e tem o mesmo propósito/finalidade. É usado por grandes marcas tal como Kingston e Sandisk.

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Semana passada recebi um email de uma empresa de comunicação que está começando. Eles queriam saber se eu possuo algum modelo pronto de contrato de prestação de serviços… Trabalho como freelancer a anos, mas a minha resposta foi a seguinte: NÃO.

“Como assim? Todo freelancer que se preze cria contratos de prestação de serviço, isso é básico!”

Sim, é verdade. Mas eu nunca disse que eu não faço contratos com as empresas para quem presto serviços. Eu só não possuo um modelo fixo para todos os contratos pois todos os projetos freelancer que eu ja trabalhei eram muito diferentes uns dos outros.

Mas calma, não se desespere, tudo tem solução…

Essa formula mágica de contrato que muitos procuram tem uma estrutura básica que devemos incluir. Considero que isso seja apenas 50% apenas do contrato mas é como eu disse: isso é básico, precisa ter!

Antes de mais nada, como um bom analista de sistemas, sempre realizo entrevistas abordando os aspectos gerais e detalhados do projeto. Descobrir isso é de suma importância não só para calcular o valor do projeto, mas também porque você irá detalhar no escopo do contrato cada item que será feito. Também irá informar no contrato que qualquer item pedido que não está no escopo está sujeito a reajuste no valor do projeto. Com as informações sobre o projeto em mãos, vamos ver quais itens são básicos nos contratos:

• Objeto
  No objeto de um contrato, escrevemos do que se trata o projeto, quem está criando o projeto e para quem estamos criando.
• Escopo
  Aqui detalhamos com clareza tudo o que será feito no projeto desde as atividades (mão-de-obra) até os artefatos criados.
• Itens não inclusos na proposta
  É muito importante que deixemos bem claro para o cliente o que não iremos fazer. Uma coisa muito comum de se acontecer é o cliente achar que uma coisa estava inclusa em alguma parte projeto, sendo que não estava.Um exemplo (que eu ja vi acontecer) é o cliente achar que a contratação de uma empresa de hospedagem estava inclusa num projeto de criação de um website.
• Serviços adicionais não remunerados
  Aqui podemos colocar algumas “firulas” para deixar o cliente feliz. Coloque coisas que você já vai fazer, mas que o cliente pode achar que você está dando. Isso serve para deixá-lo mais feliz e mais disposto.
• Serviços adicionais remunerados
  É comum vermos falhas nos projetos dos clientes. Se conseguirmos identificar alguma coisa que não foi pedida mas que achamos que pode melhorar o projeto, podemos oferecer como serviço adicional cobrando uma taxa adicional, claro! ;)
• Garantia
  Qual é a garantia que damos para o cliente, após a entrega do produto? Quem garante que o produto estará legal e do jeito que o cliente queria? O que eu dou de garantia para meus clientes é um período de testes de 31 dias corridos após a primeira entrega. Os problemas encontrados nessa fase são resolvidos sem custos adicionais.
• Prazos
  Nenhum cliente vai pagar por algo que não tem prazo para se terminar. Precisamos fazer nossos cálculos para ver em quanto tempo iremos concluir o projeto e colocar isso no contrato.
• Valores
  O valor do projeto deve ser especificado no contrato.
• Opções de pagamento
  É importante definir como o pagamento será efetuado, em quantas parcelas, forma de pagamento, etc..
• Observações gerais
  Podemos inserir uma cláusula com quaisquer outras coisas que você queira falar e que não entram nos tópicos acima.

Essas são apenas algumas idéias que devem ser postas no contrato. Após a elaboração da proposta, uso algum advogado para colocar tudo o que eu escrevi em termos jurídicos. Aí é só submeter o contrato para que o cliente aprove. Aprovado é só assinar e mãos a obra!

Quaisquer complementos e sugestões são bem-vindos! =)

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Estou com saudade de escrever artigos um pouco mais técnicos. Estive conversando ontem com um colega analista de organização e métodos e comentávamos que muitos analistas ainda se confundem com esses dois termos tão parecidos de nome e tão diferentes na prática.

Organização e Métodos (ou simplesmente O&M) é uma área de especialização na administração que tem seu foco na eficiência das atividades. A sua principal preocupação diz respeito ao sentido lógico de cada operação e de cada sistema. Um analista de O&M sempre faz uso do questionamento do porquê e para quê as coisas são feitas.

Quando desenvolvemos um processo ou uma rotina de trabalho, temos que passar por um processo chamado Implementação, processo esse que contém uma rotina de Implantação.

Implantação

A implantação é a disponibilização do processo ou rotina de trabalho para o usuário final. Pode se dar de três formas:

• Substitutiva
  Essa modalidade visa desativar o processo antigo substituindo-o completamente pelo processo novo. É muito prática mas deve ser utilizada com extrema cautela. Deve ser aplicada em conjunto com manuais e/ou treinamentos.
• Paralela Parcial
  Aqui realizamos a execução de uma unidade específica do processo paralelamente com a execução completa do processo antigo.
• Paralela Total
  Aqui executamos o processo novo completamente e em paralelo com a execução completa do processo antigo.

Implementação

O processo de implementação tem como objetivo único colocar o novo processo em funcionamento e em uso. O que confunde muita gente é que uma das partes do processo de implementação, é a implantação.

Para se implementar com sucesso um novo processo, precisamos implantá-lo e depois criar cultura do uso desse novo processo. Não adianta nada termos trabalhado dias a fio em um projeto para que depois ninguém o use. É necessário convencer os usuários que é melhor para eles usar o novo processo.

Treinamentos, manuais, folhetos, palestras, etc. Temos que fazer tudo o que pudermos para ensinar o uso e o porquê do uso desse novo processo. Esse é o objetivo!

Ai ai… esses temas são apaixonantes, não são? =D
Em breve, muitas novidades! Aguardem!

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