Hoje estamos estreando mais uma série, dessa vez falando sobre levantamento de dados.
Antes de se iniciar um projeto, é necessário obter informações à respeito do projeto com o cliente e com os futuros usuários do sistema. As informações serão artefatos úteis para as próximas fases do projeto servindo de insumos para que os analistas e projetistas criem o que foi pedido.
Nesse primeiro artigo, iremos falar sobre a técnica mais usada de levantamento de dados, a entrevista.
Entrevista é a modalidade de levantamento de dados destinada a levantar realidades estruturadas com uma clientela. Os dados e informações são obtidos com perguntas, feitas diretamente aos usuários alocados nos postos de trabalho envolvidos na execução do processo em análise.
Características principais desta modalidade:
- Destinada à uma clientela não volumosa;
- É sequencial: recomenda-se realizar uma entrevista com apenas uma pessoa por vez;
- Destinada à uma clientela pouco dispersa geográficamente;
- É a modalidade mais flexível pois permite questionamentos abertos sobre o que se deseja saber;
- Baixo custo.
Realizar uma boa entrevista não é fácil. Requer muita preparação, técnica e habilidade para saber lidar com os entrevistados.
Preparação
Uma boa entrevista deve sempre ter uma preparação antes de sua execução. Veja algumas recomendações:
- Leia as documentações do projeto e do ambiente, marcando ou anotando as dúvidas para que sejam sanadas durante a entrevista.
- Deve-se também haver uma metodologia de documentação do processo. A documentação se faz necessária não para informar, após a conclusão do projeto, se foi feito o que se pediu, mas simplesmente para se ter documentado o que foi dito na entrevista.
Execução
Devidamente preparado, o analista deverá se encaminhar para o posto de trabalho da pessoa a ser entrevistada. Ao chegar, deverá se apresentar e informar o objetivo da entrevista. Aqui, o mais importante é o relacionamento entre o analista e entrevistado. Ele, de bom humor, irá responder com paciência e, dependendo da pessoa, com detalhes o que lhe for perguntado. Veja abaixo alguns pontos a serem observados:
- Clientes e usuários não são seus amigos
Eles querem o projeto pronto e pronto logo. Portanto, por mais que o entrevistado seja amistoso, não confie muito no clima de paz e harmonia pois ele pode durar pouco. - O entrevistado não gosta de ser entrevistado
É verdade! Você chega para o profissional, faz ele parar o que ele está fazendo para você fazer um monte de perguntas detalhando cada aspecto da rotina de trabalho, do processo, do sistema atualmente utilizado… Para ele, isso é perda de tempo. - Não induzir perguntas
É comum vermos analistas induzindo as respostas. Jamais faça isso pois depois quem irá se dar mal é você. O seu objetivo é entender o que ele precisa, não reforçar o que você acha sobre alguma coisa. Induzir perguntas pode gerar retrabalho mais pra frente e atrasar o projeto. Culpa de quem? - Anote tudo!
Anote tudo o que você ouvir, falar e notar. Isso pode lhe ser muito útil posteriormente.
Finalização
A entrevista termina quando todas as dúvidas do analista forem sanadas. Isso não quer dizer que tudo deve ser feito em apenas um dia. Se o tempo começar a se extender muito, é comum se marcar uma nova sessão outro dia para dar continuidade ao trabalho. O tempo médio utilizado para sessões é de 2 (duas) horas.
Após o término de todas as sessões, o analista vai elaborar um relatório final com data, hora, tópicos abordados, perguntas e respostas. As anotações de comportamento e observações não serão inseridas no relatório. Também não serão inseridas as informações passadas “por baixo do pano”. Muitas vezes o usuário confia em você e libera informações (a maioria das vezes muito úteis) confidenciais. Essas não devem ser reportadas no relatório para não quebrar a confiança do usuário.
Com o relatório pronto, deve-se submete-lo à aprovação do entrevistado. Aqui, coletamos a assinatura dele no relatório para que fique registrado tudo o que foi dito na entrevista. Esse documento tem finalidade apenas informativa.
No próximo artigo, iremos falar sobre questionários. Até lá!
A entrevista é a melhor maneira de entender o negócio do cliente e também o que ele deseja obter com o sistema.
Se é um cadastro apenas, ou todo um sistema de cadastro, mailing, banco de dados, entre outros. O importante é que o analista que montará a estrutura técnica do projeto seja competente para entender a proposta do cliente e ilustrar isso no relatório.
Outro aspecto importante é validar toda essa estrutura com o cliente, pois com certeza, no desenrolar do projeto, haverá diversas discussões à respeito das funcionalidade criadas.
Sem dúvidas. A principal função de um analista é entender o que o cliente PRECISA, não o que ele quer. ;)
[…] Bernardo Pina Publicado em Artigos, Administração 24Set Muitas vezes, realizar entrevistas não é uma opção. Pense numa pesquisa feita em âmbito nacional. Como seriam feitas as […]