Hoje estamos estreando mais uma série, dessa vez falando sobre levantamento de dados.

Antes de se iniciar um projeto, é necessário obter informações à respeito do projeto com o cliente e com os futuros usuários do sistema. As informações serão artefatos úteis para as próximas fases do projeto servindo de insumos para que os analistas e projetistas criem o que foi pedido.

Nesse primeiro artigo, iremos falar sobre a técnica mais usada de levantamento de dados, a entrevista.

Entrevista é a modalidade de levantamento de dados destinada a levantar realidades estruturadas com uma clientela. Os dados e informações são obtidos com perguntas, feitas diretamente aos usuários alocados nos postos de trabalho envolvidos na execução do processo em análise.

Características principais desta modalidade:

  • Destinada à uma clientela não volumosa;
  • É sequencial: recomenda-se realizar uma entrevista com apenas uma pessoa por vez;
  • Destinada à uma clientela pouco dispersa geográficamente;
  • É a modalidade mais flexível pois permite questionamentos abertos sobre o que se deseja saber;
  • Baixo custo.

Realizar uma boa entrevista não é fácil. Requer muita preparação, técnica e habilidade para saber lidar com os entrevistados.

Preparação

Uma boa entrevista deve sempre ter uma preparação antes de sua execução. Veja algumas recomendações:

  • Leia as documentações do projeto e do ambiente, marcando ou anotando as dúvidas para que sejam sanadas durante a entrevista.
  • Deve-se também haver uma metodologia de documentação do processo. A documentação se faz necessária não para informar, após a conclusão do projeto, se foi feito o que se pediu, mas simplesmente para se ter documentado o que foi dito na entrevista.

Execução

Devidamente preparado, o analista deverá se encaminhar para o posto de trabalho da pessoa a ser entrevistada. Ao chegar, deverá se apresentar e informar o objetivo da entrevista. Aqui, o mais importante é o relacionamento entre o analista e entrevistado. Ele, de bom humor, irá responder com paciência e, dependendo da pessoa, com detalhes o que lhe for perguntado. Veja abaixo alguns pontos a serem observados:

  1. Clientes e usuários não são seus amigos
    Eles querem o projeto pronto e pronto logo. Portanto, por mais que o entrevistado seja amistoso, não confie muito no clima de paz e harmonia pois ele pode durar pouco.
  2. O entrevistado não gosta de ser entrevistado
    É verdade! Você chega para o profissional, faz ele parar o que ele está fazendo para você fazer um monte de perguntas detalhando cada aspecto da rotina de trabalho, do processo, do sistema atualmente utilizado… Para ele, isso é perda de tempo.
  3. Não induzir perguntas
    É comum vermos analistas induzindo as respostas. Jamais faça isso pois depois quem irá se dar mal é você. O seu objetivo é entender o que ele precisa, não reforçar o que você acha sobre alguma coisa. Induzir perguntas pode gerar retrabalho mais pra frente e atrasar o projeto. Culpa de quem?
  4. Anote tudo!
    Anote tudo o que você ouvir, falar e notar. Isso pode lhe ser muito útil posteriormente.

Finalização

A entrevista termina quando todas as dúvidas do analista forem sanadas. Isso não quer dizer que tudo deve ser feito em apenas um dia. Se o tempo começar a se extender muito, é comum se marcar uma nova sessão outro dia para dar continuidade ao trabalho. O tempo médio utilizado para sessões é de 2 (duas) horas.

Após o término de todas as sessões, o analista vai elaborar um relatório final com data, hora, tópicos abordados, perguntas e respostas. As anotações de comportamento e observações não serão inseridas no relatório. Também não serão inseridas as informações passadas “por baixo do pano”. Muitas vezes o usuário confia em você e libera informações (a maioria das vezes muito úteis) confidenciais. Essas não devem ser reportadas no relatório para não quebrar a confiança do usuário.

Com o relatório pronto, deve-se submete-lo à aprovação do entrevistado. Aqui, coletamos a assinatura dele no relatório para que fique registrado tudo o que foi dito na entrevista. Esse documento tem finalidade apenas informativa.

No próximo artigo, iremos falar sobre questionários. Até lá!

About The Author

Empresário (Diretor de Operações da Data Power Team) e consultor de tecnologia da informação e comunicação digital, é o fundador e editor do blog Produzindo.net. Se dedica a essa atividade pela paixão que tem pelo lema que tomou para a sua vida: “aprender para ensinar”.

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3 Responses

  1. Alessandra Mazzariolli

    A entrevista é a melhor maneira de entender o negócio do cliente e também o que ele deseja obter com o sistema.

    Se é um cadastro apenas, ou todo um sistema de cadastro, mailing, banco de dados, entre outros. O importante é que o analista que montará a estrutura técnica do projeto seja competente para entender a proposta do cliente e ilustrar isso no relatório.

    Outro aspecto importante é validar toda essa estrutura com o cliente, pois com certeza, no desenrolar do projeto, haverá diversas discussões à respeito das funcionalidade criadas.

  2. Bernardo Pina

    Sem dúvidas. A principal função de um analista é entender o que o cliente PRECISA, não o que ele quer. ;)