Hoje estamos estreando mais uma série, dessa vez falando sobre levantamento de dados.

Antes de se iniciar um projeto, é necessário obter informações à respeito do projeto com o cliente e com os futuros usuários do sistema. As informações serão artefatos úteis para as próximas fases do projeto servindo de insumos para que os analistas e projetistas criem o que foi pedido.

Nesse primeiro artigo, iremos falar sobre a técnica mais usada de levantamento de dados, a entrevista.

Entrevista é a modalidade de levantamento de dados destinada a levantar realidades estruturadas com uma clientela. Os dados e informações são obtidos com perguntas, feitas diretamente aos usuários alocados nos postos de trabalho envolvidos na execução do processo em análise.

Características principais desta modalidade:

  • Destinada à uma clientela não volumosa;
  • É sequencial: recomenda-se realizar uma entrevista com apenas uma pessoa por vez;
  • Destinada à uma clientela pouco dispersa geográficamente;
  • É a modalidade mais flexível pois permite questionamentos abertos sobre o que se deseja saber;
  • Baixo custo.

Realizar uma boa entrevista não é fácil. Requer muita preparação, técnica e habilidade para saber lidar com os entrevistados.

Preparação

Uma boa entrevista deve sempre ter uma preparação antes de sua execução. Veja algumas recomendações:

  • Leia as documentações do projeto e do ambiente, marcando ou anotando as dúvidas para que sejam sanadas durante a entrevista.
  • Deve-se também haver uma metodologia de documentação do processo. A documentação se faz necessária não para informar, após a conclusão do projeto, se foi feito o que se pediu, mas simplesmente para se ter documentado o que foi dito na entrevista.

Execução

Devidamente preparado, o analista deverá se encaminhar para o posto de trabalho da pessoa a ser entrevistada. Ao chegar, deverá se apresentar e informar o objetivo da entrevista. Aqui, o mais importante é o relacionamento entre o analista e entrevistado. Ele, de bom humor, irá responder com paciência e, dependendo da pessoa, com detalhes o que lhe for perguntado. Veja abaixo alguns pontos a serem observados:

  1. Clientes e usuários não são seus amigos
    Eles querem o projeto pronto e pronto logo. Portanto, por mais que o entrevistado seja amistoso, não confie muito no clima de paz e harmonia pois ele pode durar pouco.
  2. O entrevistado não gosta de ser entrevistado
    É verdade! Você chega para o profissional, faz ele parar o que ele está fazendo para você fazer um monte de perguntas detalhando cada aspecto da rotina de trabalho, do processo, do sistema atualmente utilizado… Para ele, isso é perda de tempo.
  3. Não induzir perguntas
    É comum vermos analistas induzindo as respostas. Jamais faça isso pois depois quem irá se dar mal é você. O seu objetivo é entender o que ele precisa, não reforçar o que você acha sobre alguma coisa. Induzir perguntas pode gerar retrabalho mais pra frente e atrasar o projeto. Culpa de quem?
  4. Anote tudo!
    Anote tudo o que você ouvir, falar e notar. Isso pode lhe ser muito útil posteriormente.

Finalização

A entrevista termina quando todas as dúvidas do analista forem sanadas. Isso não quer dizer que tudo deve ser feito em apenas um dia. Se o tempo começar a se extender muito, é comum se marcar uma nova sessão outro dia para dar continuidade ao trabalho. O tempo médio utilizado para sessões é de 2 (duas) horas.

Após o término de todas as sessões, o analista vai elaborar um relatório final com data, hora, tópicos abordados, perguntas e respostas. As anotações de comportamento e observações não serão inseridas no relatório. Também não serão inseridas as informações passadas “por baixo do pano”. Muitas vezes o usuário confia em você e libera informações (a maioria das vezes muito úteis) confidenciais. Essas não devem ser reportadas no relatório para não quebrar a confiança do usuário.

Com o relatório pronto, deve-se submete-lo à aprovação do entrevistado. Aqui, coletamos a assinatura dele no relatório para que fique registrado tudo o que foi dito na entrevista. Esse documento tem finalidade apenas informativa.

No próximo artigo, iremos falar sobre questionários. Até lá!

3 Responses

  1. Alessandra Mazzariolli

    A entrevista é a melhor maneira de entender o negócio do cliente e também o que ele deseja obter com o sistema.

    Se é um cadastro apenas, ou todo um sistema de cadastro, mailing, banco de dados, entre outros. O importante é que o analista que montará a estrutura técnica do projeto seja competente para entender a proposta do cliente e ilustrar isso no relatório.

    Outro aspecto importante é validar toda essa estrutura com o cliente, pois com certeza, no desenrolar do projeto, haverá diversas discussões à respeito das funcionalidade criadas.

  2. Bernardo Pina

    Sem dúvidas. A principal função de um analista é entender o que o cliente PRECISA, não o que ele quer. ;)