Muitas vezes, realizar entrevistas não é uma opção. Pense numa pesquisa feita em âmbito nacional. Como seriam feitas as perguntas? Para se aplicar entrevistas à todos os usuários, seriam necessários muitos entrevistadores, o que geraria um custo absurdo.

É nesse cenário que entra o questionário.

O questionário é a técnica de levantamento onde os dados e informações são obtidos com a utilização de perguntas escritas, publicadas em mídia eletrônica ou em papel. É aplicável quando a quantidade de perguntas e respostas possíveis é conhecida, a clientela é volumosa ou muito dispersa geográficamente.

Uma das características mais importantes e que mais agradam aos seus adeptos é a paralelidade. É possível aplicar essa técnica em uma quantidade de pessoas muito grande ao mesmo tempo.

Elaboração

Para se elaborar um questionário, faz-se uma entrevista com o solicitante. Nessa entrevista, o analista irá verificar quais são os dados a serem coletados, não quais serão as perguntas a serem feitas. Essas perguntas serão elaboradas pelo analista, depois de saber quais são as informações desejadas.

Outra importante parte da fase de elaboração é a decisão de qual será o meio de publicação. Temos dois principais:

• Eletrônico
  • Inteligente
    Aqui é inadimissível ver erros de preenchimento pelo usuário. Para isso, criam-se todas as validações necessárias, inclusive as de regra de negócio.
  • Layout
    Recomenda-se um visual limpo e intuitivo para que o usuário não se perca no meio do preenchimento. Para formulários de mais de uma página, recomenda-se também levar as chaves colocadas na primeira página.

• Em papel
  • Tamanho
    Para evitar problemas com os tipos de papéis, é recomendável se utilizar o papel padrão que, hoje, é o A4.
  • Gramatura
    Deve-se observar que, quanto maior a gramatura do papel, mais pesado ele fica, maior é a sua duração e maior o seu custo.

Impressão

Depois da elaboração, outra fase chave da criação do questionário é a impressão. Decidir em qual impressora que serão impressos os questionários e as cores que serão utilizadas na impressão, são decisivos para um custo baixo do processo.

• Tipo de impressora
  É importante aqui, sabermos qual será a impressoa a ser utilizada. As mais comuns são Xerox, jato de tinta, tipográfica e offset. Cada impressora se adapta melhor à um caso específico.
• Cor
  Usar impressão colorida somente quando necessário. Dados coletados em um órgão público informam que o preço da impressão preto e branca sai a custo de R$0,07 enquanto a impressão colorida sai a R$0,75.

Preparação e Recepção

Antes de recebermos as respostas, é importante já ter prontos os materiais que serão usados nas respostas (como por exemplo, a guilhotina e a ocr). Os funcionários já deverão estar treinados sobre como transcrever e/ou processar os documentos e já deve haver um local físico para armazenar os malotes.

Para recebe-los, é comum realizar um contrato com os Correios para que eles recebam as respostas enviadas. Em uma data específica, combinada com os correios, um responsável pelo questionário irá efetuar a coleta dos malotes e leva-los para a empresa.

Transcrição

É aqui que iremos transformar os dados recebidos em arquivos de dados e de imagens. O processo de transcrição é diferente para ambos, mas em ambos os casos, o malote só é fechado após o número de transcrições ser exatamente igual ao número de respostas do malote.

• Imagens
  A imagem é, geralmente, uma forma de preservar os dados recebidos. A resposta é escaneada e guardada em arquivos de backup.
• Dados
  A transformação do documento físico para arquivo de dados é feita através de um equipamento chamado OCR. A OCR é um equipamento parecido com o scanner. O documento é lido e é comparado com um mapa de caracteres a fim de transforma-lo em documentos de texto.

Processamento

Essa fase é onde iremos compilar os relatórios a serem entregues ao solicitante do relatório. Dependendo do tipo de arquivo gerado pela OCR, é possível desenvolver programas que compilam os dados automaticamente.

Arquivamento

É necessário saber qual será o destino dos documentos físicos. Podemos descarta-los ou arquiva-los.

Caso desejemos arquivar, é necessário muito cuidado com o ambiente de arquivo. Um erro, por incrível que pareça, muito comum é colocar springs (aqueles jatinhos de água em caso de incêndio) no teto. Nesse caso, o que o fogo não destruir, a água destruirá. Seria bom também, colocar sistemas de detecção de incêndio. Esses sistemas detectam áreas de risco na parte elétrica.

Bom, neste artigo apresentamos uma série de ações e cuidados a serem tomados com questionários, desde a sua elaboração até o seu arquivamento. Críticas, complementos e sugestões são sempre bem-vindos!