* por Sidarta de Lucca (primaERP)

A forma de utilização do tempo é uma variável frequentemente negligenciada em prol da atenção dedicada a outros aspectos da produtividade. Ainda que em geral o tempo em si seja observado, esse acompanhamento costuma ser feito a partir de blocos fixos; na forma de sessões e jornadas de trabalho, por exemplo.

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O acompanhamento do tempo empregado em dada tarefa é fundamental para estabelecer o nível de eficiência com o qual ela foi executada. Não obstante, muitas vezes a eficiência é encarada como algo abstrato e opinativo ou, mais frequentemente, observada a partir do produto da atividade; ou seja, neste segundo caso, confundida com “eficácia”. O primeiro caso mencionado acima, no qual a eficiência é percebida como algo não mensurável, diz respeito a um uso popular do termo. Através dessa compreensão, o indivíduo dito “eficiente” não necessariamente o é. Muito frequentemente o termo é utilizado como palavra de agrado ou tem uma conotação quase moral. Pode fazer referência a alguém que é esforçado, valoroso em seu ofício ou confiável mas, não necessariamente, eficiente de fato. Ainda assim, quase sempre se trata de uma pessoa eficaz, termo que vai ser comentado mais adiante.

Revisitando o termo “eficiente” no sentido de alguém confiável em sua função e com quem se pode contar: existe certa resistência em retirar desta pessoa, que cumpre com o proposto, um título percebido como positivo e aparentemente merecido. Essa pessoa definitivamente é eficaz mas ela pode ser eficiente ou não. A eficácia diz respeito a atingir o resultado enquanto a eficiência envolve como se chegou a ele e considerando a que custo. As variáveis que constituem esse “a que custo” podem ser inúmeras. A eficiência  considera o quanto destas variáveis foi necessário consumir ou logrou-se economizar no processo de cumprimento de um dado objetivo. Este texto trata de como lidar com uma das mais frequentes e inevitáveis destas variáveis: o tempo.

Tratamos agora de atividades para as quais o tempo funciona como fator único ou essencial para determinar a eficiência. Portanto, um registro adequado da utilização do mesmo se faz necessário. O chamado Time Tracking (acompanhamento de tempo, em uma tradução livre) consiste justamente em registrar o tempo gasto nas diferentes atividades realizadas ao longo de uma dado período.

Apesar de se tratar de um conceito pouco difundido como tal, Time Tracking é utilizado diariamente em diversas áreas profissionais. Seja por meio de um tradicional cartão de ponto mecânico, que mudou muito pouco ao longo de várias décadas, seja por meios eletrônicos e mais sofisticados. Ainda que largamente utilizado, o acompanhamento de tempo passa desapercebido ou acaba por ser encarado como um instrumento de vigilância, meramente. No entanto, aplicado adequadamente, pode ser uma ferramenta valiosa para balanço financeiro e análise da produtividade. Um registro minucioso do tempo gasto em uma atividade fornece dados precisos que podem ser utilizados para cobrança ou prestação de contas. Fica estabelecida, neste ponto, uma das vantagens de adotar a prática. Naturalmente, dados mais precisos ajudam a estabelecer uma relação mais transparente com clientes e mesmo dentro da própria equipe, para aqueles que trabalham em grupo.

Mesmo para aqueles que não são pagos por hora, o acompanhamento de tempo apresenta uma série de benefícios. Por exemplo, imaginemos um cenário em que um profissional atende clientes, agendados como sessões de 1h, dentro da empresa ou na residência de cada um deles. Tal profissional tem seus preços pre-estabelecidos e sua tabela exposta ao público. A eficiência deste profissional deve ser medida considerando o tempo planejado e o tempo de fato gasto em certa atividade.

Observemos os cenários abaixo e suas aplicações do Time Tracking:

Cenário 1: O profissional cobra por tempo – representa o caso de relação mais imediata entre o Time Tracking e o trabalhador. A relação é simples, funciona como um taxímetro ou balança. Mais tempo empregado, maior o pagamento. O motivador da eficiência vai ser a satisfação daquele para quem se executa o trabalho; se o serviço custa muito tempo, sai muito caro e a única coisa que vai justificar isso, para quem paga, vai ser satisfação plena. A medição do tempo vai servir para a cobrança e prestação de contas. Como o tempo consumido será pago integralmente, as atividades serão, em teoria, sempre eficiente.

Cenário 2: O profissional cobra por sessão de tempo pré-determinado – neste caso o trabalhador pode utilizar o tempo contabilizado em conjunto com o registro de entradas ou para ter controle do tempo residual envolvido em cada sessão; isso permite observar que, apesar de que as sessões podem ter a mesma duração, elas podem, efetivamente, durar tempos diferentes. Isso pode incluir o tempo utilizado em coisas como transporte, preparação de equipamento, etc. O resultado daquilo observado vai permitir a quem executa a função analisar se ela precisa ser re-planejada, se o preço precisa ser reestudado ou se vale a pena seguir dedicando tempo a ela. Ainda que a tarefa em questão não seja opcional, uma vez confrontado com a possibilidade de substituí-la por outra, os dados coletados podem servir para comparar qual dos processo é mais eficientes.

Cenário 3: O profissional cobra por serviço realizado – a razão entre preço cobrado e tempo consumido revela o quanto a tarefa foi eficiente. Naturalmente o profissional sabe que certa atividade, realizada em certo tempo, lhe é mais vantajosa do que a mesma atividade realizada, por exemplo, empregando o dobro do tempo. O registro do tempo de vários trabalhos, executados em um determinado período, permitem saber, com uma equação simples, se a maneira como aloca as atividades ao longo de seu dia laboral lhe estão fazendo perder dinheiro ou se uma modificação de seu programa lhe permitiria receber mais.

Sobre as maneiras de realizar o Time Tracking, ele pode ser feito de diferentes maneiras que aqui serão apelidadas de mental, analógica e digital.

A maneira mental pode ser produtiva para aqueles que têm uma memória beneficiada e podem resistir ao impulso de fazer o registro de forma inteiramente intuitiva. Pode funcionar para algumas pessoas mas ao mesmo tempo tornar complicada a demonstração do tempo gasto e do trabalho executado.

time-tracking-02O registro analógico diz respeito a simplesmente anotar, no sentido literal, aquilo que é feito e quanto tempo foi consumido no processo. Isso se torna complicado a partir do momento em que as atividades são muitas, diferentes entre si e consomem períodos de tempo variados. Além disso, o registro feito à mão pode custar tempo, especialmente se tratando de preparar folhas de cobrança ou ao realizar um balanço relativo a um espaço de tempo mais amplo.

O método digital se refere ao acompanhamento do tempo e das atividades nas quais ele é empregado, por meio de um aplicativo para computador. Uma busca rápida na Internet pode revelar alguns deles. Este método tem vantagem sobre os demais principalmente pela precisão com a qual permite registrar o tempo. Parte dos programas disponíveis permite equacionar as relações tempo/dinheiro mais rapidamente do que seria feito com papel, caneta e uma calculadora ou ingressado os dados posteriormente em uma planilha no computador. Um sistema automatizado de registro do tempo pode facilitar na hora de gerar relatórios e, em alguns casos, até mesmo produzir notas de cobrança.

É possível afirmar que esse hábito pode somar pois a maioria das pessoas já faz o Time Tracking, sem dar a ele este nome. A diferença vai estar entre fazer uma estimativa calculada com base em uma memória aproximada ou adquirir dados precisos baseados em registros reais.

Naturalmente, a conclusão acerca da importância do exposto vai depender sempre das de cada pessoa e sua respectiva atividade. Cada um poderá tirar um proveito diferente de um acompanhamento de tempo mais detalhado. Para aqueles que se tiverem interesse em softwares paraTime Tracking, em breve será apresentado um texto sobre um aplicativo desenvolvido para esse fim. Como mencionado, tais programas, em geral, fazem o registro do tempo de uma maneira que o mesmo pode ser utilizado para avaliar eficiência, gerar relatórios para arquivo pessoal ou clientes e auxiliar na medição da produtividade.

6 Responses

  1. Gilberto Junior

    Muito legal o site…

    Parabéns….