* por Sidarta de Lucca (primaERP)

Conforme visto no artigo anterior, o Time Tracking, ou acompanhamento do tempo, consiste em registrar o tempo gasto nas diferentes atividades realizadas ao longo de uma dado período. Hoje eu quero apresentar um aplicativo em nuvem cuja função é justamente isso: fazer o acompanhamento do seu tempo para avaliar rendimento e eficiência. O aplicativo é grátis para uso individual ou para equipes de até 3 pessoas e pode ser utilizado tanto no trabalho quanto em alguma atividade não laboral.

O “primaERP – Time Tracking” é uma ferramenta que possibilita, e facilita, fazer esse registro. Isso permite observar, em detalhes, como e em que o tempo foi investido.

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O aplicativo pode ser utilizado por apenas uma pessoa ou por diversas pessoas conectadas a uma mesma conta. No segundo caso, o criador recebe o status de dono da conta, tem acesso aos registros feitos pelos colaboradores e pode delegar tarefas aos demais. Com o resultado do acompanhamento de cada um, o dono da conta pode, na seção “Relatórios”, estudar os níveis de eficiência e saber a diferença entre o quanto dada atividade (feita para um cliente, por exemplo) rendeu e quanto custou o trabalho de cada membro da equipe. Sendo um aplicativo em nuvem, os usuários não precisam estar conectados a uma rede em particular para utilizá-lo, basta acesso à Internet.

Como é possível atribuir preços por hora a cada uma dessas atividades, o resultado da medição pode ser utilizado para a cobrança (para quem cobra por hora) ou para comparar com o valor/tempo estimado (para quem cobra por trabalho realizado). O aplicativo gera relatórios que podem ser utilizados no faturamento ou para controle pessoal. Os relatórios podem dizer respeito a um dado período de tempo, a um projeto ou a um cliente, entre outras opções, que podem ser combinadas entre si. Por exemplo, é possível gerar um relatório de uma atividade realizada continuamente para um cliente ao longo de um dado período de tempo como parte de um projeto que envolve outras atividades. Para ilustrar, suponhamos que uma agência de comunicação está contratada para um projeto que envolve ilustração, texto e som. O dono da conta deseja averiguar quanto daquilo que vai receber naquela quinzena diz respeito ao trabalho das ilustrações. Ele terá a possibilidade de levantar esses dados selecionando as opções correspondentes na ferramenta. Esse levantamento trará também, em números, a eficiência de cada membro da equipe naquele tipo de atividade. Caso a eficiência seja prioridade, será possível reorganizar o grupo, de modo que, a cada um, seja delegada a tarefa que executa melhor.

É possível sincronizar o aplicativo com o calendário Google e com o MS Exchange. Dessa maneira, uma atividade gerada em algum dos dois aplicativos citados, se torna automaticamente disponível no primaERP para que o acompanhamento de tempo seja ativado. Mais um exemplo para ilustrar: o usuário precisa comparecer a um evento como parte de um trabalho em andamento para um cliente, recebendo uma certa quantia em dinheiro por esta atividade, em específico. O compromisso está marcado em sua agenda Google. Ao entrar em sua conta primaERP, o usuário vai encontrar este evento disponível para acompanhamento de tempo. Feito este acompanhamento, ao fim do evento, o usuáio pode cruzar o tempo agendado com o tempo de fato utilizado. Havendo o usuário atribuído um preço àquele compromisso, a ferramenta vai poder mostrar se o valor recebido condiz com o tempo gasto. Caso o cliente vá ser cobrado pela totalidade do tempo, vai ser possível apresentar um relatório, especificando ou não cada atividade realizada naquele tempo, que poderá ser utilizado na cobrança.

Como mencionado anteriormente, o aplicativo é grátis, com todas as funcionalidades, para desde uso individual ou até para equipes de 3 pessoas em uma mesma conta. Para contas com a partir de 4 usuários, o valor é de R$5.99 por pessoa.

Em resumo, o aplicativo auxilia das seguintes maneiras:  

  1. Automatiza a criação de relatórios com dados precisos do tempo trabalhado tanto pelo administrador da conta quanto por sua equipe. Tais relatórios podem ser exportados (nos formatos XLS, PDF e CVS), agilizando assim a faturação, balanço, declaração de imposto, contabilidade, etc.
  2. Ajuda na comparação dos gastos previstos com as despesas finais de um determinado projeto.
  3. Facilita a avaliação do desempenho pessoal e de empregados, por meio de folhas de tempo interativas, que permitem filtrar a informação de acordo com a preferência do usuário: tempo total a faturar, média de faturamento por hora, efetivo total, etc.
  4. Permite visualizar rapidamente e exatamente o que foi feito e por quanto tempo para um determinado cliente ou projeto
  5. É possível trabalhar em equipe com diferentes perfis individuais dentro de uma mesma conta, simplificando assim o intercâmbio de informações.

À parte da informação registrada pelo primaERP – Time Tracking, os dados fornecidos pelo aplicativo permitem refletir sobre a maneira como o tempo vem sendo utilizado e revisar a maneira como estão estruturados os projetos, atividades e tarefas para poder melhorá-los e redefinir estratégias.

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